Doręczenia przez portal informacyjny sądów powszechnych w ocenie profesjonalnych pełnomocników

Zmiany w procedurze cywilnej dotyczące doręczeń korespondencji sądowej przez portal informacyjny sądów powszechnych wzbudzają kontrowersje wśród pełnomocników. Wprowadzenie rozwiązań KoronawirusU i brak przepisów przejściowych budzą wiele wątpliwości, szczególnie związanych z skutkami procesowymi doręczeń oraz technicznymi uwarunkowaniami działania portalu sądowego.

Tematyka: doręczenia przez portal informacyjny, sądy powszechne, pełnomocnicy, KoronawirusU, techniczne uwarunkowania, skutki procesowe, brak przepisów przejściowych

Ustawą z 28.5.2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw
(Dz.U. z 2021 r., poz. 1090; dalej: ZmKPC21) wprowadzono do KoronawirusU zmiany, które odnoszą się
wprost do procedury cywilnej m.in. w zakresie doręczeń korespondencji sądowej. Doręczenia przez portal
sądowy ze skutkiem doręczeń jak w KPC to rozwiązanie krytykowane przede wszystkim przez
pełnomocników procesowych. Zwłaszcza, że vacatio legis to zaledwie 14 dni, a przepisów przejściowych
brak.
Regulacja
Zmiany weszły w życie 3.7.2021 r. Aktualnie art. 15zzs(9) ust. 2-5 KoronawirusU stanowi, że w okresie
obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu
roku od odwołania ostatniego z nich, w braku możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego
postępowanie sądowe, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii
Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pisma sądowe poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym
służącym udostępnianiu tych pism (portal informacyjny). Nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz
z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu.
Datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym.
W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma
w portalu informacyjnym.
Doręczenie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego wywołuje skutki procesowe określone w KPC właściwe
dla doręczenia pisma sądowego.
Przewodniczący zarządza odstąpienie od doręczenia pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego, jeżeli
doręczenie jest niemożliwe ze względu na charakter pisma.
Regulacje przejściowe
Wobec braku przepisów przejściowych, przyjąć należy, że doręczenie poprzez portal będzie dotyczyło pism
sądowych doręczanych od 3.7.2021 r., niezależnie od tego kiedy korespondencja sądowa została wytworzona. Nie
wiadomo czy taki skutek doręczeń będzie odnosił się do pism sądowych umieszczonych na portalu sądowym przed
3.7.2021 r., ale „odebranych” pod tej dacie. Byłaby to sytuacja niezasadnie zaskakująca fachowych pełnomocników.
Technologia
Szereg wątpliwości co do zasadności doręczania pism sądowych w tej formie wynika z technicznych uwarunkowań
działania samego portalu sądowego.
1. Jak liczyć termin na dokonanie określonej czynności jeżeli dostęp do portalu sądowego ma więcej niż 1
pełnomocnik, a żaden z nich nie jest przez Sąd traktowany jako pełnomocnik do doręczeń? Pełnomocnik
odbierający pismo za pośrednictwem swojego konta na portalu sądowym jest w stanie ustalić datę doręczenia
pisma jedynie w odniesieniu do odebranej przez siebie korespondencji. W portalu sądowym nie ma informacji
o odebraniu korespondencji przez innego pełnomocnika i dacie doręczenia.
2. Jak pełnomocnik (tzw. główny) może skontrolować skuteczność doręczenia poszczególnych pism sądowych
skoro nie jest w stanie nawet ustalić ilu innych pełnomocników do sprawy oraz pełnomocników substytucyjnych
ma dostęp do sprawy? Wątpliwość ta wbrew pozorom nie jest błaha, gdy weźmie się pod uwagę, że część
sądów udziela dostępów do sprawy z urzędu, i to nie tylko pełnomocnikom, ale także pełnomocnikom
substytucyjnym. Poza tym nierzadkie są przypadki udzielania dostępu do sprawy mimo braku posiadania
umocowania do sprawy bądź w przypadku ograniczonego zakresu umocowania, na przykład jedynie do
działania na rozprawie. Oczywiście można wskazać, że z podobnym problemem mamy do czynienia przy
doręczeniach tradycyjnych – ale tutaj ryzyko błędów jest zdecydowanie niższe, a przy tym błąd można od razu
zidentyfikować.
3. System powiadamiania o zmianach dokonanych na portalu sądowym (czynności i dokumenty) – poprzez mail lub
sms – nie jest precyzyjny i nie zawsze dostarcza on informacji o wszystkich faktycznie dokonanych w portalu

zmianach. Ten sposób kontrolowania przez pełnomocnika przychodzącej w portalu korespondencji może być
zawodny – maksymalna staranność pełnomocnika procesowego powinna polegać na zapoznawaniu się z treścią
portalu (każdorazowo całą?) niezależnie od powiadomień o zmianach w tym portalu.
4. Skala problemów wyżej wskazanych jest wprost proporcjonalna do ilości spraw, które pełnomocnik aktualnie
prowadzi. Im więcej spraw, tym więcej czasu potrzeba na sprawdzenie zawartości portalu sądowego pod kątem
nowych treści w nich zamieszczonych. Tutaj także istotna techniczna uwaga: w portalu sądowym wynotowane
są tzw. ostatnie zmiany w portalu, ale ich ilość wyświetlana dla odbiorcy – w czytelny i przejrzysty sposób – jest
ograniczona. Przy dużej ilości spraw i dużej ilości zmian w jednym czasie czytelne prezentowanie w portalu
nowych treści nie jest gwarantowane.
5. Sposób odbioru korespondencji poprzez portal sądowy stanowi także duże wyzwanie w organizacji pracy
sekretariatów dużych kancelarii adwokackich i radcowskich. Część korespondencji kierowanej do
pełnomocników (poprzez portal właśnie) będzie musiała być przez nich odbierana osobiście.
6. Ponadto istnieje w ogóle problem w ustaleniu czy dostęp do danej sprawy w portalu będzie udzielany zawsze
z urzędu czy trzeba o to wnioskować. Dotychczasowa praktyka sądów jest różna. Ma to znaczenie przede
wszystkim dla nowych spraw, na przykład przy składaniu pozwu. Nie wiadomo ile czasu będzie trwało udzielenie
dostępu do sprawy, mając na uwadze to, że równolegle będzie prowadzona procedura sprawdzania braków
formalnych pozwu. Wezwanie Sądu powinna być kierowane już poprzez portal sądowy. Może dojść do sytuacji,
że dostęp do sprawy na portalu sądowym zostanie udzielone w czasie, gdy wystosowano już wezwanie do
uzupełnienia braków formalnych pozwu. Oczywiście obowiązuje tu termin 14 dni dla przyjęcia skuteczności
doręczenia, jednakże nie zmienia to faktu, że przez pewien czas fachowy pełnomocnik zostanie po prostu
pozbawiony możliwości podjęcia decyzji o podjęciu korespondencji.
7. Umieszczenie przez Sąd pisma na portalu sądowym nie jest równoznaczne z ustaleniem, że pełnomocnik ma już
udzielony dostęp do tej sprawy. Sąd nie ma zatem gwarancji, że pełnomocnik ma realną możliwość zapoznania
się z korespondencją. Pomijam tutaj oczywiście przypadki, w których pełnomocnik nie zadbał o to by dostęp do
portalu sądowego w ogóle mieć.
8. Podobne problemy (związane z etapem badania pozwu w warstwie wymogów formalnych) pojawiać się mogą
przy badania środków zaskarżenia – gdy sprawa rejestrowana jest pod inną sygnaturą.
9. W praktyce pojawiają się także takie sytuacje, w których w portalu sądowym widnieje na przykład informacja
o wydaniu postanowienia, ale jego treść albo nie jest umieszczana w portalu, albo umieszczana jest w portalu po
kilku dniach. Który moment będzie decydował o odebraniu postanowienia: zapoznanie się z faktem jego wydania
czy dopiero zapoznanie się dokumentem postanowienia? Drugi wariant odpowiedzi wydaje się logiczny, ale nie
wiadomo jak technicznie będzie to wynikać z portalu sądowego.
Podsumowanie
Portal informacyjny spełnia swoją rolę jeżeli jest wykorzystywany do celów informacyjnych właśnie. Jeśli pełnomocnik
ma odbierać korespondencję ze skutkiem procesowym z systemu, którego działania i konfiguracji nie zna, to zakres
jego staranności zawodowej jest mocno ograniczony – i od pełnomocnika w zasadzie niezależny.

Doręczanie pism sądowych przez portal informacyjny stawia przed pełnomocnikami wiele wyzwań organizacyjnych i technicznych. Brak precyzji w zasadach doręczania oraz problematyka dostępu do sprawy mogą znacząco utrudnić praktyczne działanie fachowych pełnomocników.