Wykazanie pracy w godzinach nadliczbowych w przypadku niestandardowych form jej świadczenia – postępowanie dowodowe przed sądem

W kontekście kwestionowania pracy w godzinach nadliczbowych przez pracodawcę istotne jest udowodnienie przez pracownika faktycznego świadczenia tych godzin, ich zlecania przez przełożonych oraz braku rekompensaty. Konieczne jest właściwe dokumentowanie przebiegu dnia pracy, czynności i operacji, jak również uzyskanie ewidencji czasu pracy. Publikacja omawia również zagadnienie ciężaru dowodu w sporach dotyczących pracy nadliczbowej.

Tematyka: praca nadliczbowa, dowód w sprawach pracowniczych, dokumentacja czasu pracy, ciężar dowodu, rozkład ciężaru dowodu

W razie kwestionowania przez pracodawcę faktu świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych lub ich
wymiaru ważna jest możliwość wykazania przez pracownika, że taka praca miała miejsce i została zlecona
przez przełożonych wprost lub w sposób dorozumiany, określenie wymiaru tych nadgodzin oraz
dowiedzenie, że nie doszło do ich zrekompensowania. Ponieważ to na stronie, która wywodzi z danego faktu
skutki prawne ciąży obowiązek jego udowodnienia, warto zadbać o właściwe dokumentowanie tych zdarzeń.

Pracownik udowadnia konieczność nadgodzin
Każdy stan rzeczy, w którym forma lub sposób zatrudnienia wymusza niestandardową organizację lub
szczególną formę zatrudnienia pracownika, w których niemożliwa lub utrudniona jest kontrola pracodawcy
nad sposobem i czasem wykonywania pracy przez zatrudnionego, który sam organizuje sobie pracę
i kształtuje swój rozkład oraz wymiar czasowy świadczenia pracy w konkretnych terminach jej wykonywania,
uzasadnia obarczenie obu stron stosunku pracy ciężarem dowodu na przeciwstawne sporne fakty lub
okoliczności (por. wyrok SN z 23.11.2001 r., I PKN 678/00). To na pracowniku domagającym się wynagrodzenia za
pracę w godzinach nadliczbowych ciąży powinność jak najdokładniejszego przedstawienia przebiegu jego dnia pracy
i udowodnienia, że zakres czynności uniemożliwiał wykonanie go w ciągu dnia pracy oraz implikował konieczność
przekraczania ustalonego czasu pracy (zob. wyrok SA w Szczecinie z 10.3.2011 r., III APa 14/10, OSASz Nr 1/2012,
poz. 113-146). Warto więc zachowywać np. korespondencję z poczty elektronicznej, bilingi telefonów, dokumentację
działań i operacji, czy też przedstawienia rezultatów pracy zdalnej (zob. wyrok SO w Gdańsku z 22.8.2017 r., VII
U 1192/16, wyrok SO w Gdańsku z 30.4.2014 r., VII U 2341/13). Pracy w godzinach nadliczbowych nie dowodzi
jednak fakt samego pojawienia się danej korespondencji na komputerze lub urządzeniu przenośnym umożliwiającym
odbiór poczty mailowej. Przyznanie takich narzędzi pracy nie tworzy bowiem domniemania faktycznego
bezwzględnej dyspozycyjności i wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych (zob. wyrok SO w Warszawie
z 5.3.2019 r., XXI Pa 459/18,
). Tarcza antykryzysowa 4.0 wprowadziła zasadę, że pracodawca może
zobowiązać pracownika pracującego zdalnie do prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności, która powinna
zawierać w szczególności: opis czynności, datę ich wykonania oraz czas ich wykonania. Choć taka ewidencja nie
zwalnia pracodawcy z prowadzenia ewidencji czasu pracy, bo jest czymś innym, to może ułatwić pracownikowi
udowodnienie swoich twierdzeń w razie sporu z pracodawcą w zakresie pracy w godzinach nadliczbowych.
Czas pracy
Warto podkreślić, że czas pracy biegnie od momentu, w którym pracownik rozpoczyna czynności merytoryczne
niezbędne do wykonywania pracy (zob. wyrok SN z 24.9.2020 r., III PK 38/19), dlatego za pracę należy uznać
również czynności przygotowawcze związane z przygotowaniem stanowiska pracy lub też sprzątania po zakończeniu
pracy (zob. postanowienie SN z 21.5.2019 r., I PK 152/18). Nie jest jednak możliwe skonstruowanie ogólnej definicji
prawnej „czynności przygotowawczych”, a jednie można je określić ad casum, biorąc pod uwagę ustalenia faktyczne
co do obowiązków nałożonych na danego pracownika (zob. wyrok SN z 22.8.2019 r., I PK 96/18). Jeśli z istoty
zatrudnienia wynika konieczność przemieszczania się, to należy uznać, że również ten czynnik jest elementem
procesu pracy. Oznacza to, że zobowiązanie pracownika do dotarcia i powrotu z punktu wskazanego przez
pracodawcę odbywa się w ramach dyspozycji zatrudniającego (zob. postanowienie SN z 19.8.2020 r., II PK 96/19;
postanowienie SN z 28.3.2019 r., I PK 89/18; wyrok SA w Białymstoku z 14.12.2018 r., III APa 6/18; wyrok SN
z 11.8.2015 r., III PK 152/14; wyrok SN z 6.5.2014 r., II PK 219/13; wyrok SN z 6.5.2014 r., II PK 219/13). Każda
przerwa w rzeczywistym, faktycznym świadczeniu pracy poza wskazanymi przez ustawodawcę powinna być
odliczana od czasu wykonywania pracy. Natomiast zaliczenie przerwy do czasu pracy powoduje, że traktuje się ją
tak, jak czas wykonywania pracy ze wszystkimi wynikającymi stąd konsekwencjami, także w zakresie prawa do
wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (zob. zob. wyrok SA w Warszawie z 20.12.2007 r., III APa
73/06, niepubl.; wyrok SA w Warszawie z 4.7.2006 r., III APa 37/05; wyrok SN z 18.1.2005 r., II PK 151/04).
Ciężar dowodu
Zagadnienie rozkładu ciężaru dowodu zostało uregulowane w art. 6 KC, zgodnie z którym, ciężar
udowodnienia faktu spoczywa na osobie wywodzącej z tego faktu skutki prawne (zob. postanowienie SN
z 29.1.2019 r., III PK 57/18; postanowienie SN z 6.11.2018 r., I PK 241/17). Przepis ten nie wyczerpuje jednak
całej problematyki reguł rozkładu ciężaru dowodu oraz inicjatywy dowodowej stron i sądu, bowiem

zagadnienie to ma także swój wymiar procesowy, zwłaszcza w kontekście unormowań art. 3 oraz art. 232
KPC. Podstawową zasadą, obowiązującą także w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń
społecznych, jest obowiązek stron dawania wyjaśnień co do okoliczności sprawy zgodnie z prawdą i bez
zatajania czegokolwiek oraz przedstawiania dowodów dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki
prawne. Z punktu widzenia prawidłowego i rzetelnego rozstrzygnięcia sprawy nie ma znaczenia czy i,
ewentualnie, która strona procesu zadośćuczyniła obowiązkowi wykazania swoich racji. Jeśli dana
okoliczność została ustalona - bez względu na to z czyjej inicjatywy dowodowej, choćby niezgodnie
z rozkładem ciężaru dowodów - to nie przestaje być z tego powodu pozbawiona znaczenia procesowego
(zob. postanowienie SN z 27.1.2009 r., II PK 248/08). Jednak, choć zgodnie z art. 232 KPC, sąd może dopuścić
dowód niewskazany przez stronę, nie zwalnia to stron od konieczności przejawiania inicjatywy w tym zakresie,
przedstawiania twierdzeń faktycznych i składania wniosków dowodowych na ich poparcie (zob. wyrok SN
z 30.9.2016 r., I CSK 644/15). Również zaniechanie procesowe pełnomocnika powoda nie może obligować sądu do
prowadzenia postępowania dowodowego z urzędu na korzyść jednej ze stron (zob. wyrok SN z 8.12.2015 r., II PK
294/14). Ewentualne ujemne skutki nieprzedstawienia dowodu lub też zaoferowania dowodów nie
pozwalających poczynić kategorycznych ustaleń lub budzących istotne wątpliwości w postępowaniu
odrębnym w sprawach z zakresu prawa pracy z powództwa pracownika o wynagrodzenie za godziny
nadliczbowe obciążają stronę (zob. wyrok SA w Katowicach z 21.11.2019 r., III AUa 4/19; wyrok SO w Łodzi
z 3.10.2019 r., VIII Pa 95/19; wyrok SA w Katowicach z 30.8.2018 r., I ACa 72/18). Ilekroć jedna ze stron swoim
postępowaniem spowoduje uniemożliwienie lub poważne utrudnienie wykazania okoliczności przeciwnikowi, na
którym spoczywał ciężar ich udowodnienia, wówczas na tę stronę przechodzi ciężar dowodu, co do tego, że
okoliczności takie nie zachodziły (zob. wyrok SA w Gdańsku 15.4.2016 r., III AUa 1837/15).
Pracownik powinien więc udowodnić lub wykazać z wysokim prawdopodobieństwem, że we wskazanych
dniach pracy lub dniach wolnych od pracy pracował w interesie i co najmniej za dorozumianą akceptacją
pracodawcy w konkretnej i weryfikowalnej liczbie godzin nadliczbowych, co pracodawca może kontestować
przeciwdowodami, że taka potrzeba nie wystąpiła, ponieważ zadania te pracownik mógł i powinien był
wykonać w granicach normalnego czasu pracy (zob. wyrok SN z 4.9.2019 r., II PK 172/18). W przypadku braku
ewidencji czasu pracy lub jej nierzetelności, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jeśli przy pomocy innych
dowodów, posiadających mniejszą moc dowodową niż dokumenty dotyczące czasu pracy, wykaże fakt
przepracowania określonej liczby godzin nadliczbowych (zob. wyrok SN z 14.5.2012 r., II PK 231/11). Dowodami
takimi mogą być: rejestr czasu pracy prowadzony przez pracownika, informacja o stanie zatrudnienia w spornym
okresie, zeznania świadków i stron wskazujące na specyfikę pracy w danej jednostce związaną z terminowością
sporządzania i wysyłania dokumentów zob. wyrok SO w Gliwicach z 31.10.2019 r., VIII Pa 141/19; postanowienie SN
z 12.12.2018 r., I PK 6/18,
; wyrok SN z 5.2.2002 r., I PKN 845/00), korespondencji e-mailowa (zob. wyrok SA
w Szczecinie z 5.7.2019 r., III APa 3/19,), czy opinia sporządzona przez biegłego (zob. wyrok SN z 7.6.2011 r., II PK
317/10). Natomiast wykorzystanie dowodu w postaci nagrania, jako uzyskanego w sposób oczywiście sprzeczny
z prawem, jest co do zasady niedopuszczalne, naruszające zasady współżycia społecznego jak i podstawowe
wartości państwa prawa. Uczestnicy rozmów mają bowiem prawo do swobody komunikowania się, a zatem
ujawnianie treści rozmów bez wiedzy i zgody wszystkich uczestników spotkania nie zasługuje na społeczną aprobatę
(zob. wyrok SA we Wrocławiu 17.1.2017 r., III APa 18/16).

Wyroki SN: z 23.11.2001 r., I PKN 678/00; z 14.5.2012 r., II PK 231/11; z 22.8.2019 r., I PK 96/18; z 24.9.2020 r.,
III PK 38/19

Czas pracy, rozkład ciężaru dowodu oraz możliwość udowodnienia pracy nadliczbowej są kluczowymi elementami w sporach pracowniczych. Pracownik powinien skrupulatnie dokumentować swoją pracę, korzystając z różnorodnych źródeł dowodowych, takich jak rejestr czasu pracy, świadkowie czy opinie biegłych.