Posiedzenie przygotowawcze w postępowaniu cywilnym

Nowością wprowadzoną ustawą z 4.7.2019 r. do postępowania cywilnego jest instytucja posiedzenia przygotowawczego, mająca przyspieszyć proces. Sąd wyznacza je po złożeniu odpowiedzi na pozew lub gdy nie ma odpowiedzi, ale nie ma wyroku zaocznego. Posiedzenie ma ugodowy charakter, a przewodniczący dąży do pojednania stron oraz rozwiązania sporu. Istotne jest sporządzenie planu rozprawy i rygorystyczne wymogi obecności stron i pełnomocników.

Tematyka: posiedzenie przygotowawcze, postępowanie cywilne, mediacja, plan rozprawy, pełnomocnicy, ugodowe rozwiązanie sporu, posiedzenie pojednawcze, rozjemca, zmiany w postępowaniu cywilnym, 7.11.2019

Całkowitą nowością wprowadzoną ustawą z 4.7.2019 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego
oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz. 1469) do sądowego postępowania cywilnego jest
instytucja tzw. posiedzenia przygotowawczego.
Wychodząc naprzeciwko postulatowi przyspieszenia i usprawnienia postępowania cywilnego, ustawodawca w art.
2054 KPC przewidział nowy obowiązek sądu rozpoznającego sprawę. Mianowicie, po złożeniu odpowiedzi na pozew,
a także gdy odpowiedź na pozew nie została złożona, ale wyrok zaoczny nie został wydany, przewodniczący
wyznacza posiedzenie przygotowawcze i wzywa na nie strony (§ 1). Wynika z tego, że jest to wymóg obligatoryjny.
Jednakże już w § 3 zaznaczono, że gdy okoliczności sprawy wskazują, iż przeprowadzenie posiedzenia
przygotowawczego nie przyczyni się do sprawniejszego rozpoznania sprawy, przewodniczący może jej nadać inny
właściwy bieg, w szczególności skierować ją do rozpoznania, także na rozprawie. W uzasadnieniu projektu
podkreślono, że o przeprowadzeniu bądź nieprzeprowadzeniu posiedzenia przygotowawczego nie muszą decydować
żadne sformalizowane przesłanki; przeciwnie, sędzia powinien nadać bieg sprawie, uwzględniając wszelkie
okoliczności, które mogą zdeterminować sprawność postępowania, zarówno dotyczące samej sprawy (np. wąski
zakres możliwego rozstrzygnięcia, np. w sprawie spadkowej, nikła liczba zgłoszonych dowodów lub czynności do
przeprowadzenia), jak i warunków techniczno-organizacyjnych sądu, w szczególności swego aktualnego obciążenia.
Posiedzenie przygotowawcze z założenia służy rozwiązaniu sporu bez potrzeby prowadzenia dalszych posiedzeń,
zwłaszcza rozprawy. Oznacza to, że będzie to quasi postępowanie ugodowe. Świadczy o tym bezpośrednio
regulacja art. 2056 KPC. Na posiedzeniu przygotowawczym przewodniczący bowiem ustala ze stronami przedmiot
sporu i wyjaśnia stanowiska stron, także w zakresie prawnych aspektów sporu. Co więcej, powinien skłaniać
strony do pojednania oraz dążyć do ugodowego rozwiązania sporu, w szczególności w drodze mediacji. W tym
celu przewodniczący może poszukiwać ze stronami ugodowych sposobów rozwiązania sporu, wspierać je
w formułowaniu propozycji ugodowych oraz wskazywać sposoby i skutki rozwiązania sporu, w tym skutki finansowe.
Po stronie sądu zatem będzie ciążyć obowiązek odnalezienia się w roli koncyliacyjnej.
Jeżeli jednak nie uda się rozwiązać sporu, na posiedzeniu przygotowawczym sporządza się z udziałem stron plan
rozprawy. Do udziału w posiedzeniu przygotowawczym są obowiązani strony i ich pełnomocnicy. Wiąże się to
z rygoryzmem umorzenia postępowania w przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności powoda, przy
jednoczesnym braku sprzeciwu pozwanego (rozstrzygając o kosztach jak przy cofnięciu pozwu – art. 2055 § 5 KPC).
Istnieje jednak możliwość „sanowania” swej nieobecności. Jeżeli powód w terminie tygodnia od dnia doręczenia mu
postanowienia o umorzeniu postępowania usprawiedliwi swe niestawiennictwo, sąd uchyli to postanowienie i nada
sprawie właściwy bieg. Zastosowanie tej sankcji w przypadku pozwanego było niemożliwe, ponieważ oznaczałoby
w istocie wygranie sprawy. Dlatego niestawiennictwo pozwanego skutkuje tylko pominięciem jego udziału przy
planowaniu czynności, czyli pogorszeniem jego sytuacji w procesie na przyszłość.
Z przebiegu posiedzenia przygotowawczego sporządza pisemny protokół. Strony jednak nie muszą obawiać się, że
prowadzone na posiedzeniu przygotowawczym negocjacje i ewentualne oświadczenia stron wpłynął na późniejsze
decyzje sądu. Dla zapewnienia bowiem maksymalnej skuteczności posiedzenia przygotowawczego, oświadczeń tych
nie zamieszcza się w protokole, a nawet przewiduje się zastosowanie art. 183 4 § 3 KPC, w myśl którego
powoływanie się na takie oświadczenia w późniejszym toku postępowania jest bezskuteczne. Samo zastosowanie
posiedzenia przygotowawczego jest również istotne dla zakreślenia prekluzji dowodowej. Zgodnie z art. 20512
KPC, jeżeli wyznaczono posiedzenie przygotowawcze, strona może przytaczać twierdzenia i dowody na
uzasadnienie swoich wniosków lub dla odparcia wniosków i twierdzeń strony przeciwnej do chwili zatwierdzenia
planu rozprawy. Twierdzenia i dowody zgłoszone po zatwierdzeniu planu rozprawy podlegają pominięciu, chyba że
strona uprawdopodobni, że ich powołanie nie było możliwe albo potrzeba ich powołania wynikła później (§ 1). Jeśli
zaś posiedzenia takiego nie było, strona może przytaczać twierdzenia i dowody na uzasadnienie swoich wniosków
lub dla odparcia wniosków i twierdzeń strony przeciwnej aż do zamknięcia rozprawy (§ 2).
Nowy model postępowania cywilnego zakłada, że sprawa rozstrzygana będzie na jednym, pierwszym posiedzeniu,
poprzedzonym w razie potrzeby posiedzeniem przygotowawczym, przygotowującym swoisty plan działania sądu
i stron, oraz że po zakończeniu posiedzenia przygotowawczego procedowanie będzie przebiegało według
sporządzonego wspólnie planu rozprawy. Zasadniczym założeniem tak ukształtowanego posiedzenia
przygotowawczego jest jego nieformalny charakter, zwłaszcza zachowanie szczegółowych przepisów
postępowania nie jest konieczne, jeżeli przyczyni się to do osiągnięcia celów tego posiedzenia. Stąd także postuluje
się, aby odbywało się ono poza salą sądową. Jest to oczywiście jedynie postulat, gdyż praktyczna znajomość przez
ustawodawcę warunków wielu sądów w Polsce może uzmysłowiłaby brak w budynkach sądowych miejsc, które nie
byłyby salą rozpraw, a jednocześnie licowały z powagą wymiaru sprawiedliwości i pomieściły np. strony

wieloosobowego procesu wraz z pełnomocnikami. Kolejną ciekawostką, a zarazem wątpliwością, przed którą staną
z kolei pełnomocnicy profesjonalni jest kwestia stroju urzędowego, a konkretnie pytania czy podczas posiedzenia
przygotowawczego powinni występować w togach.
Instytucja posiedzenia pojednawczego z założenia wydaje się słuszna, zwłaszcza w zakresie ustalania między
stronami elementów spornych – często bowiem wdając się w proces same strony nie do końca potrafią sformułować
konkretne żądania, możliwe że przy udziale sądu uda się wyeliminować kwestie poboczne, koncentrując się na
właściwym przedmiocie sporu. Nawet więc jeśli posiedzenie przygotowawcze nie zakończy się ugodowym
zakończeniem sporu, to pozwoli na ustalenie innych kwestii, bez tracenia na to czasu podczas rozprawy. Z drugiej
jednak strony uzasadnienie projektowanych zmian bardziej kładło nacisk na mediacyjny niż organizacyjny
charakter posiedzenia pojednawczego. Sędzia z założenia nie ma się kojarzyć tylko z rozstrzygnięciem sporu, ale
z jego załagodzeniem czy nawet wygaszeniem. Sędzia przybiera rolę rozjemcy, starając się znaleźć i wskazać
stronom rozwiązanie konfliktu, a wręcz w pewien sposób sugerując przewidywane rozwiązanie; na skuteczność
i efekty tej nowej instytucji trzeba jednak poczekać.
Zmiany weszły w życie 7.11.2019 r.

Nowe postępowanie cywilne zakłada rozstrzygnięcie sprawy na jednym posiedzeniu, poprzedzonym posiedzeniem przygotowawczym. Ten nieformalny etap ma pomóc ustalić plan działań i uniknąć problemów w trakcie rozprawy. Możliwe jest również omówienie kwestii stroju urzędowego pełnomocników. Posiedzenie pojednawcze ma na celu załagodzenie konfliktu i znalezienie rozwiązania.