Kto sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe w świetle polskiego prawa?

Sprawozdanie finansowe to fundament oceny kondycji każdej jednostki gospodarczej. Jego prawidłowe sporządzenie i podpisanie jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale również świadectwem transparentności i rzetelności działania firmy. Zrozumienie, kto ponosi odpowiedzialność za te kluczowe etapy, jest niezbędne dla każdego przedsiębiorcy oraz osób zarządzających finansami. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy, kto jest zobowiązany do przygotowania tego ważnego dokumentu oraz kto musi złożyć pod nim swój podpis, aby nadać mu moc prawną.

Kwestie związane ze sprawozdaniem finansowym, jego sporządzaniem oraz podpisywaniem są precyzyjnie uregulowane w polskim prawie, przede wszystkim w Ustawie o rachunkowości. Ignorowanie tych przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno finansowych, jak i prawnych, włączając w to odpowiedzialność karną. Dlatego tak istotne jest, aby każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe miała pełną świadomość ciążących na niej obowiązków w tym zakresie.

Czym dokładnie jest sprawozdanie finansowe i dlaczego jest tak ważne?

Zanim przejdziemy do szczegółowego omówienia osób odpowiedzialnych za sporządzanie i podpisanie sprawozdania finansowego, warto przypomnieć, czym ono jest i jakie pełni funkcje. Sprawozdanie finansowe to uporządkowane przedstawienie sytuacji finansowej i wyników działalności jednostki gospodarczej za dany okres sprawozdawczy, zazwyczaj rok obrotowy. Jest to podstawowe źródło informacji dla szerokiego grona odbiorców:

Inwestorów i wierzycieli: Umożliwia ocenę rentowności, płynności finansowej i ryzyka inwestycyjnego.
Właścicieli i zarządu: Stanowi narzędzie kontroli, oceny efektywności zarządzania i podejmowania strategicznych decyzji.
Urzędów skarbowych i innych organów państwowych: Służy do weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych i wypełniania innych obowiązków prawnych.
Kontrahentów: Pomaga ocenić wiarygodność i stabilność finansową partnera biznesowego.
Pracowników: Daje obraz kondycji pracodawcy i bezpieczeństwa zatrudnienia.

Elementami składowymi rocznego sprawozdania finansowego, zgodnie z Ustawą o rachunkowości, są co najmniej: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa, obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. W przypadku niektórych jednostek, np. tych podlegających obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, sprawozdanie jest szersze i obejmuje również rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym.

Kto jest odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania finansowego?

Odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki. Pojęcie to jest kluczowe i zostało zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 6 Ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, kierownikiem jednostki jest:

Członek zarządu lub inny organ zarządzający – w przypadku osób prawnych (np. spółek z o.o., spółek akcyjnych) oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, którym odrębne przepisy przyznają zdolność prawną (np. spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne). Jeśli organ jest wieloosobowy (np. zarząd), odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie solidarnie.
Wspólnicy prowadzący sprawy spółki – w przypadku spółek cywilnych oraz spółek jawnych i partnerskich, jeśli nie powołano zarządu.
Likwidatorzy, syndycy lub zarządcy ustanowieni w postępowaniu restrukturyzacyjnym – w odniesieniu do jednostek w stanie likwidacji lub upadłości.
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą – w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Choć kierownik jednostki ponosi ostateczną odpowiedzialność, w praktyce samo techniczne przygotowanie dokumentów, czyli prowadzenie ksiąg rachunkowych i gromadzenie danych, jest często zlecane wyspecjalizowanym pracownikom (np. głównemu księgowemu) lub zewnętrznym biurom rachunkowym. Niemniej jednak, zlecenie tych czynności nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za rzetelność i prawidłowość sprawozdania.

Warto podkreślić, że odpowiedzialność ta obejmuje nie tylko terminowe sporządzenie, ale także zgodność sprawozdania z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z zasadami rachunkowości określonymi w ustawie, oraz rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Jest to odpowiedzialność o charakterze zarówno cywilnym, jak i karnym.

Rola głównego księgowego w procesie sporządzania

Chociaż ustawa wprost wskazuje na kierownika jednostki jako osobę odpowiedzialną za zapewnienie sporządzenia sprawozdania, rola głównego księgowego (lub osoby faktycznie prowadzącej księgi rachunkowe) jest nie do przecenienia. To właśnie ta osoba jest najczęściej bezpośrednio zaangażowana w proces gromadzenia danych, ewidencjonowania operacji gospodarczych i technicznego przygotowywania poszczególnych elementów sprawozdania. Główny księgowy musi posiadać odpowiednią wiedzę i kwalifikacje, aby prawidłowo interpretować zdarzenia gospodarcze i stosować zasady rachunkowości. Współpraca między kierownikiem jednostki a osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg jest kluczowa dla prawidłowego wypełnienia obowiązków sprawozdawczych.

Należy również pamiętać, że w przypadku powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (biuru rachunkowemu), odpowiedzialność kierownika jednostki nie jest wyłączona. Umowa z biurem rachunkowym określa zakres odpowiedzialności biura, jednak to kierownik jednostki pozostaje odpowiedzialny wobec organów zewnętrznych za całość sprawozdawczości finansowej.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe? Zasady i wyjątki

Kolejnym kluczowym etapem, po sporządzeniu, jest podpisanie sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 52 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu:

Kierownik jednostki.
Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy, dyrektor finansowy odpowiedzialny za rachunkowość, właściciel biura rachunkowego, z którym jednostka ma podpisaną umowę).

Jest to fundamentalna zasada, od której istnieją pewne wyjątki i uszczegółowienia. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd spółki z o.o. lub spółki akcyjnej), sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie tego organu. To bardzo ważna reguła, podkreślająca solidarną odpowiedzialność całego zarządu za przedstawione dane finansowe. Każdy członek zarządu, składając podpis, potwierdza zapoznanie się z treścią sprawozdania i jego akceptację.

Co w sytuacji odmowy podpisu przez członka organu wieloosobowego?

Ustawa o rachunkowości przewiduje sytuację, w której jeden z członków wieloosobowego organu zarządzającego odmawia podpisania sprawozdania finansowego. W takim przypadku, odmowa podpisu wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Uzasadnienie to musi być dołączone do sprawozdania finansowego. Taka sytuacja może sygnalizować wewnętrzne konflikty w organie zarządzającym lub istotne zastrzeżenia co do rzetelności samego sprawozdania. Pozostali członkowie organu nadal mają obowiązek podpisać sprawozdanie.

Warto również zaznaczyć, że od 1 stycznia 2022 roku wprowadzono istotne zmiany dotyczące formy sprawozdań finansowych. Co do zasady, sprawozdania finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. To ujednolicenie formy ma na celu usprawnienie procesów i zwiększenie bezpieczeństwa danych.

W przypadku jednostek, których sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, również opinia lub raport biegłego rewidenta jest kluczowym dokumentem powiązanym ze sprawozdaniem, choć sam biegły rewident nie podpisuje samego sprawozdania finansowego jednostki, a jedynie swój raport z badania. Więcej informacji na temat obowiązków sprawozdawczych można znaleźć na stronach rządowych, np. dotyczących składania sprawozdań do KRS.

Szczególne przypadki podpisywania sprawozdania finansowego

Powyżej przedstawiono ogólne zasady, jednak istnieją pewne specyficzne sytuacje, które warto omówić:

Jednostki w likwidacji lub upadłości: W takim przypadku sprawozdanie finansowe podpisuje likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu restrukturyzacyjnym, a także osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Spółki osobowe: W spółkach jawnych, partnerskich, komandytowych, jeśli sprawy spółki prowadzą wszyscy wspólnicy, to oni jako kierownicy jednostki podpisują sprawozdanie. Jeśli powołano zarząd (co jest możliwe np. w spółce partnerskiej), to członkowie zarządu składają podpisy.
Oddziały przedsiębiorców zagranicznych: Za sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego oddziału odpowiada osoba upoważniona do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego w oddziale.

Należy pamiętać, że podpisanie sprawozdania finansowego jest czynnością o doniosłym znaczeniu prawnym. Osoby składające podpisy potwierdzają tym samym, że sprawozdanie zostało sporządzone zgodnie z ich najlepszą wiedzą, jest rzetelne, prawidłowe i kompletne, oraz że wiernie odzwierciedla sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki. Podanie nieprawdziwych danych lub zatajenie prawdy w sprawozdaniu finansowym może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową.

Konsekwencje błędów i zaniedbań w sporządzaniu i podpisywaniu

Niewypełnienie obowiązków związanych ze sporządzaniem i podpisaniem sprawozdania finansowego, a także sporządzenie go w sposób nierzetelny lub niezgodny z przepisami, może pociągać za sobą szereg negatywnych konsekwencji. Ustawa o rachunkowości oraz Kodeks karny skarbowy przewidują sankcje za takie uchybienia. Mogą to być:

Odpowiedzialność karna: Art. 77 Ustawy o rachunkowości przewiduje karę grzywny albo karę ograniczenia wolności za niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w nim nierzetelnych danych. Podobne sankcje mogą dotyczyć braku poddania sprawozdania badaniu przez biegłego rewidenta, nieskładania go do ogłoszenia czy też nieudostępniania go właściwym organom.
Odpowiedzialność karno-skarbowa: Podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy w deklaracji lub oświadczeniu składanym organowi podatkowemu, a za takie może być uznane sprawozdanie finansowe, jeśli ma wpływ na zobowiązania podatkowe, podlega karom określonym w Kodeksie karnym skarbowym.
Odpowiedzialność cywilnoprawna: Członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, w tym za błędy w sprawozdawczości.
Problemy z uzyskaniem finansowania: Nierzetelne lub niekompletne sprawozdanie finansowe może być podstawą do odmowy udzielenia kredytu przez bank lub zniechęcić potencjalnych inwestorów.
Utrata wiarygodności: Błędy w sprawozdaniach finansowych negatywnie wpływają na wizerunek firmy i jej postrzeganie przez kontrahentów, klientów i rynek.

Dlatego tak ważne jest, aby proces sporządzania i podpisywania sprawozdania finansowego był traktowany z należytą powagą i starannością. Wszelkie wątpliwości powinny być konsultowane z ekspertami – doradcami podatkowymi, biegłymi rewidentami lub prawnikami specjalizującymi się w prawie handlowym i rachunkowości.

Podsumowanie i kluczowe wnioski

Sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego to proces wieloetapowy, obarczony dużą odpowiedzialnością. Kluczowe role odgrywają w nim kierownik jednostki oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. To oni, poprzez swoje podpisy, ręczą za rzetelność i zgodność z prawem tego fundamentalnego dokumentu.

Pamiętajmy, że sprawozdanie finansowe to nie tylko formalny obowiązek, ale przede wszystkim ważne narzędzie informacyjne i zarządcze. Jego prawidłowe przygotowanie i podpisanie świadczy o profesjonalizmie i transparentności działania firmy. W przypadku organów wieloosobowych, takich jak zarząd, obowiązek złożenia podpisu spoczywa na wszystkich jego członkach, co podkreśla ich solidarną odpowiedzialność. Wszelkie nieprawidłowości mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Jeśli masz wątpliwości dotyczące procesu sporządzania lub podpisywania sprawozdania finansowego w Twojej jednostce, lub potrzebujesz wsparcia w zakresie prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, skonsultuj się z doświadczonym doradcą lub biurem rachunkowym. Profesjonalne wsparcie pomoże uniknąć błędów i zapewnić zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami.