Nowy Regulamin urzędowania sądów powszechnych - istotne zmiany

Tematyka: Nowy Regulamin, urzędowanie sądów, zmiany, sędziowie, komunikacja elektroniczna, akt zastępczy, jednostki organizacyjne, opłaty sądowe, przechowywanie dowodów

21.6.2019 r. utraci moc obowiązującą rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 23.12.2015 r. - Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2316 ze zm.). Wynika to z uchwalonej 20.7.2018 r.
ustawy o zmianie ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.
z 2018 r. poz. 1443). W związku z powyższym 13.5.2019 r. resort sprawiedliwości przedstawił projekt nowego
regulaminu.
• Odciążenie sędziów od wykonywania zadań techniczno-biurowych;
• Przyjęcie drogi elektronicznej, jako dominującego sposobu komunikacji pomiędzy sądami oraz organami
administracji publicznej;
• Stosowanie akt zastępczych, gdy konieczne jest przekazanie akt sprawy innemu organowi lub sądowi;
• Sędzia będący referentem w danej sprawie może wynieść akta poza siedzibę sądu;
• Wprowadzono możliwość tworzenia jednostek organizacyjnych obsługujących kilka sądów;
• 30 dni na uiszczenie opłat sądowych we wszystkich sprawach;
• Wprowadzono nowe uregulowania dotyczące przechowywania dowodów.
Odciążenie sędziów od zadań techniczno-biurowych
W proponowanym § 36 wprowadzono zapis, że za wykonywanie czynności administracyjnych związanych z tokiem
postępowania odpowiada kierownik sekretariatu lub upoważniony pracownik, chyba że przepisy szczególne lub
zarządzenia właściwej osoby funkcyjnej stanowią inaczej. Zapis ten jest urzeczywistnieniem zasady odciążenia
sędziów od wykonywania czynności techniczno-biurowych.
Przyjęcie drogi elektronicznej, jako dominującego sposobu komunikacji pomiędzy sądami oraz organami
administracji publicznej
Projektowany przepis § 101 wprowadza jako zasadę pierwszeństwo formy elektronicznej w korespondencji z innymi
sądami oraz organami administracji publicznej. Ustawodawca słusznie zauważając bardzo rzadkie w praktyce
wykorzystywanie pism podpisach podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym wprowadził zapis, że jeżeli
z przyczyn technicznych dokument nie może być podpisany takim podpisem przesyła się skan dokumentu
sporządzonego w formie pisemnej. Rozwinięciem tej zasady są projektowane unormowania przepisów § 157 ust. 1
(regulujące sposób przesyłania odezwy); § 159 ust. 1 (uzupełnienie odezwy); § 183 (w razie uchylenia orzeczenia
i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania innemu sądowi pierwszej instancji sąd odwoławczy, przesyłając akt
temu sądowi, przesyła równocześnie sądowi, który wydał uchylone orzeczenie, odpis swego orzeczenia
z uzasadnieniem, w tym również w edytowalnej wersji elektronicznej).
Również w komunikacji wewnętrznej jako dominującą przyjęto formę elektroniczną. W § 42 ust. 3 wprowadza się
zasadę składania przez zainteresowane osoby wniosków urlopowych w formie elektronicznej we właściwym
systemie. W razie braku możliwości złożenia wniosku w tej formie, wniosek może być złożony w formie pisemnej.
Stosowanie akt zastępczych, gdy konieczne jest przekazanie akt sprawy innemu organowi lub sądowi
Celem urzeczywistnienia postulatu poprawy sprawności postępowań sądowych wprowadzono § 83. W myśl tego
przepisu w razie potrzeby przekazania akt sprawy będącej w toku innemu organowi lub sądowi, w tym w związku
z rozpoznaniem środka zaskarżenia, w celu uniknięcia przekazywania akt w całości i zapewnienia właściwego toku
postępowania, referent zarządza założenie akt zastępczych w odpowiednim zakresie. Akt sprawy przekazuje się
w całości jedynie wówczas gdy pozostaje to bez uszczerbku dla toku postępowania. Przepisy przewidują również
możliwość założenia akt zastępczych w celu prowadzenia postępowania w przypadku przekazania akt w całości.
Sędzia będący referentem w danej sprawie może wynieść akta poza siedzibę sądu
Projektowany przepis § 137 wprowadza znaczne ułatwienia dla sędziego będącego referentem w danej sprawie.
W myśl ww. przepisu referent może wynieść akta poza siedzibę sądu informując o tym kierownika sekretariatu, który
zamieszcza informację o powyższym w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym. Osoba funkcyjna może sprzeciwić
się wyniesieniu akt poza siedzibę sądu lub nakazać bezzwłoczny ich zwrot do sądu, jeżeli ważne względy za tym
przemawiają. Uprawnienie powyższe nie obejmuje akt rejestrowych oraz akt ksiąg wieczystych.

Wprowadzono możliwość tworzenia jednostek organizacyjnych obsługujących kilka sądów
Projektowany regulamin zakłada możliwość tworzenia jednostek organizacyjnych obsługujących kilka sądów - np.
oddziałów informatycznych. Do tej pory takie rozwiązanie stosowano jedynie w przypadku biur obsługi interesantów.
Projektowany § 22 stanowi, że w przypadku gdy przemawiają za tym względy celowości, w szczególności postulat
oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, w pionach administracyjnych wybranych sądów można
wprowadzić jednostki organizacyjne lub samodzielne stanowiska obsługujące ten sąd oraz inne sądy.
Uiszczenie kosztów procesu w ciągu 30 dni we wszystkich sprawach
Projekt wprowadza też zapis, zgodnie z którym jeśli uprawomocni się postanowienie ustalające wysokość kosztów
procesu, podmioty zobowiązane do ich uiszczenia mają na to 30 dni. Jeśli tego nie zrobią, koszty ściągane są
w drodze egzekucji, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W obecnie obowiązującym regulaminie takie
rozwiązanie odnosiło się tylko do spraw karnych. Projektowane rozwiązanie dotyczy wszystkich postępowań
sądowych.
Wprowadzono nowe uregulowania dotyczące przechowywania dowodów
Zasady przechowywania dowodów rzeczowych lub przedmiotów oględzin oraz czynności w postępowaniu sądowym
znalazły się w projektowanym rozdziale 6 oddział 2 dział III regulaminu. Zdaniem projektodawcy blokadą sądów są
nadmiernie sformalizowane zasady postępowania z dowodami rzeczowymi. Projektowane przepisy mają na celu
między innymi ułatwienie sądom postępowania z przedmiotami znikomej wartości w szczególności pozbycie się ich
w mniej sformalizowany sposób niż ma to miejsce obecnie. § 108 nowego regulaminu ma wprowadzić zapis, iż
w przypadku dowodów rzeczowych znikomej wartości, nie podlegających zwrotowi uprawnionym osobom, bądź nie
odebranych w wyznaczonym terminie a które stały się zbędne dla dalszego postępowania zamiast dokonywać, iż
zniszczenia będzie można objąć je gospodarką odpadami w rozumieniu ustawy z 14.12.2012 r. o odpadach (Dz.U.
z 2019 r. poz. 701 ze zm.)
Zgodnie z opracowywanym regulaminem (§ 103), dokumenty w postaci weksli, czeków, warrantów, rewersów
powinny być przechowywane ze szczególną starannością, w miejscu wyznaczonym przez prezesa sądu,
posiadającym odpowiednie zabezpieczenia techniczne, uniemożliwiające ich zniszczenie lub usunięcie przez osoby
do tego nieuprawnione. Do akt sprawy mają natomiast być dołączane uwierzytelnione kopie tych dokumentów,
z adnotacją o miejscu przechowania oryginałów.
Zapisano też, że przedmioty złożone lub zatrzymane w związku z postępowaniem, które nie mogą być załączone do
akt sprawy ze względu na ich właściwość lub znaczenie, przechowuje się w biurze podawczym, kasie sądowej lub
innym miejscu odpowiednio zabezpieczonym (§ 104 ust. 2 projektowanego regulaminu).
Rozporządzenie ma wejść w życie 21.6.2019 r.

Nowy regulamin urzędowania sądów powszechnych przynosi istotne zmiany mające na celu usprawnienie postępowań sądowych. Wprowadza on m.in. odciążenie sędziów od zadań biurowych, preferencję komunikacji elektronicznej, stosowanie akt zastępczych, możliwość tworzenia jednostek obsługujących kilka sądów, termin uiszczenia opłat sądowych, oraz nowe zasady przechowywania dowodów. Regulamin ma wejść w życie 21.6.2019 r.