Zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego w formie elektronicznej

12.2.2021 r. w życie weszły zmiany w ustawie z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz w ustawie o Krajowym Rejestrze Karnym, umożliwiające wydawanie zaświadczeń w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Nowelizacja ułatwia procedurę wydawania zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego i innych organów administracji publicznej.

Tematyka: Zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, forma elektroniczna, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, procedura wydawania zaświadczeń, organy administracji publicznej, podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna, informacje na żądanie, usługa sieciowa

12.2.2021 r. w życie weszły zmiany w ustawie z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.
Dz.U. z 2020 r. poz. 256 ze zm., dalej jako KPA) i w ustawie z 24.5.2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t.j.
Dz.U. z 2019 r. poz. 1158 ze zm., dalej: KrRejKarU) wprowadzone ustawą z 21.1.2021 r. o zmianie ustawy
Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 187). Zmiany
umożliwiają wydawanie zaświadczeń w postaci elektronicznej, opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią
elektroniczną, podczas procedury wydawania zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego, a także
zaświadczeń wydawanych przez inne organy administracji publicznej.
• Nowelizacja umożliwia opatrywanie zaświadczeń z Krajowego Rejestru Sądowego specjalną pieczęcią
elektroniczną, poprzez którą do danych w postaci elektronicznej dodawane są inne dane w postaci elektronicznej lub
logicznie z nimi powiązane. Zapewnia to autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych.

Dotychczas w pełni zautomatyzowane wydawanie zaświadczeń z Krajowego Rejestru Sądowego przez organy
administracji publicznej nie było możliwe ze względu na wymóg każdorazowego podpisania zaświadczenia przez
osobę do tego upoważnioną, odręcznie lub elektronicznie, w zależności od wybranej formy zaświadczenia. Warto
przypomnieć, że zgodnie z przepisami art. 23 KrRejKarU, informacja o osobie oraz informacja o podmiocie
zbiorowym z Krajowego Rejestru Karnego, bez względu na sposób jej udzielenia, stanowiła zaświadczenie
w rozumieniu przepisów działu VII KPA, przy czym zgodnie z przepisem art. 217 § 4 KPA, zaświadczenie to wydaje
się w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli zażąda tego
osoba ubiegająca się o zaświadczenie. Ponadto możliwe jest wydanie zaświadczenia w formie tradycyjnej czyli
papierowej. Konieczność uzyskania podpisu znacznie wydłuża postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia,
które potrzebne było m.in. podczas prowadzenia postępowania przetargowego lub koncesyjnego albo zatrudnienia
pracowników.
Upraszczając postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia, ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie do
KPA możliwości opatrzenia tego typu zaświadczeń kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Pieczęć ta określona
została w przepisach III rozdziału rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23.7.2014 r.
w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku
wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L z 2014, Nr 257 s. 73) i w przepisach art. 16
ustawy z 5.9.2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1173 ze zm).
Dzięki temu, że dokument elektroniczny opatrzony zostanie wspomnianą wyżej pieczęcią elektroniczną, może być
traktowany w obrocie tak samo jak dokumenty papierowe opatrzone odręcznym podpisem oraz jak dokumenty
opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Różnica między pieczęcią a podpisem polega na tym, że
pieczęć nadawana jest przez system teleinformatyczny, a nie przez człowieka, jak podpis. Oczywiście oba sposoby
pozwalają na zapewnienie autentyczności dokumentu, z tym że pieczęć pozwala na zautomatyzowanie całego
procesu i tym samym, na jego przyspieszenie.
Ponadto, dzięki nowelizacji art. 217 § 4 KPA, organ wydający zaświadczenia, w przypadku wyboru przez
wnioskodawcę formy elektronicznej, ma możliwość wyboru metody uwierzytelnienia dokumentu. To od organu
zależy, czy wykorzysta podpis elektroniczny czy pieczęć elektroniczną. Nowelizacja KPA dopuszcza też możliwości
opatrywania zaświadczeń podpisem osobistym oraz podpisem zaufanym. Warto przy tym przypomnieć, że podpis
zaufany regulują przepisy art. 3 pkt 14a ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 346 ze zm.).
Omawiana zmiana sposobu wydawania zaświadczeń wiążę się z wprowadzeniem na gruncie KrRejKarU nowego
sposobu udzielenia informacji na żądanie za pomocą usługi sieciowej. Podmioty określone w art. 6 ust. 1 pkt 4–7 i 8
KrRejKarU uzyskają szybki dostęp do niezbędnych informacji. W przypadku sądów, prokuratury, Policji i służb
specjalnych, które generują blisko 80 proc. zapytań do Krajowego Rejestru Karnego, będzie to duże usprawnienie
w prowadzonych przez te podmioty postępowaniach. Ponadto przewiduje się, że dzięki usprawnieniu procesu
udzielania informacji tym podmiotom, możliwe będzie szybsze wydawanie zaświadczeń z Krajowego Rejestru
Sądowego innym podmiotom.

Nowe przepisy wprowadzają możliwość opatrywania zaświadczeń kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, co przyspiesza procedurę wydawania dokumentów. Organ wydający zaświadczenia może wybrać metodę uwierzytelnienia dokumentu, np. podpis elektroniczny czy pieczęć elektroniczną. Zmiany mają usprawnić proces udzielania informacji i wydawania zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego.