Doręczenie zastępcze na gruncie KPA

Doręczenie zastępcze na gruncie KPA wymaga spełnienia określonych przesłanek, jak wynika z art. 44 KPA. Decyzja musi być doręczona prawidłowo, a niedopełnienie procedury może skutkować brakiem domniemania doręczenia. Fikcja doręczenia ma istotne konsekwencje dla strony postępowania administracyjnego. Zagadnienie to zostało omówione na przykładzie wyroku NSA oraz sytuacji związanej z odwołaniem od rozkazu wobec Anny B.

Tematyka: doręczenie zastępcze, KPA, art. 44 KPA, domniemanie doręczenia, fikcja doręczenia, NSA, Wojewódzki Sąd Administracyjny, zawiadomienie adresata, zwrotne potwierdzenie odbioru, niedopuszczalność odwołania

Doręczenie zastępcze na gruncie KPA wymaga spełnienia określonych przesłanek, jak wynika z art. 44 KPA. Decyzja musi być doręczona prawidłowo, a niedopełnienie procedury może skutkować brakiem domniemania doręczenia. Fikcja doręczenia ma istotne konsekwencje dla strony postępowania administracyjnego. Zagadnienie to zostało omówione na przykładzie wyroku NSA oraz sytuacji związanej z odwołaniem od rozkazu wobec Anny B.

 

Aby uznać doręczenie zastępcze za dokonane prawidłowo muszą łącznie zostać spełnione przesłanki
określone w art. 44 KPA. W przeciwnym razie brak jest podstaw do przyjęcia domniemania doręczenia
i łączenia z wadliwym doręczeniem skutków prawnych, jakie można wywodzić jedynie ze skutecznego
doręczenia decyzji stronie. Przyjęcie fikcji doręczenia pisma może mieć doniosłe skutki dla strony
postępowania administracyjnego i dlatego nie może budzić wątpliwości, że doręczyciel dochował wymogów
z art. 44 KPA, w tym wymogu dotyczącego sposobu zawiadomienia adresata o złożeniu przesyłki na
określony czas w placówce pocztowej. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia
zastępczego powoduje, że strona zeń korzystająca nie będzie mogła skutecznie powołać się na domniemanie
doręczenia – wynika z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Organ stwierdził niedopuszczalność odwołania od rozkazu, na mocy którego zwolniono Annę B. z zawodowej służby
wojskowej i przeniesiono do rezerwy, wskutek nieusprawiedliwionego niezgłoszenia się do Wojskowej Komisji
Lekarskiej. Rozkaz został przesłany za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A. listem poleconym, za zwrotnym
potwierdzeniem odbioru. Przesyłka była dwukrotnie awizowana, a następnie zwrócono ją nadawcy. Organ uznał, że
przesyłka została doręczona w trybie zastępczym i odwołanie zostało wniesione z uchybieniem terminu określonego
w art. 129 § 2 KPA.
Anna B. zaskarżyła postanowienie organu do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku wskazując, że
nieruchomość, na której znajduje się jej dom, została podzielona na dwie odrębne działki. Jedną z nich oznaczono
numerem, drugą zaś tym samym numerem wraz z oznaczeniem literowym. Skarżąca twierdziła, że po umieszczeniu
przez właściciela drugiej działki na ogrodzeniu nieruchomości jego skrzynki pocztowej, wielokrotnie dochodziło do
błędnego doręczania korespondencji adresowanej do skarżącej mimo, że w zakresie numeracji działki – posesji i jej
adresu, nie nastąpiły jakiekolwiek zmiany. Anna B. twierdziła, że nie była świadoma wysyłanych do niej wezwań do
stawiennictwa do Wojskowej Komisji Lekarskiej, jak również wydania wobec niej rozkazu o zwolnieniu z zawodowej
służby wojskowej. Dopiero gdy na jej rachunek bankowy nie wpłynęło wynagrodzenie skontaktowała się z jednostką
wojskową.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku uchylił zaskarżone postanowienie wskazując, że w sprawie
w postępowaniu odwoławczym mają zastosowanie przepisy KPA, zaś aby można było mówić o prawidłowym
doręczeniu zastępczym dokonanym w trybie art. 44 KPA, muszą zostać spełnione wszystkie warunki określone tym
przepisem. W razie niedopełnienia jednej z tych czynności przez operatora pocztowego niemożliwe jest stwierdzenie,
że decyzja została doręczona prawidłowo (zob. postanowienie NSA z 9.1.2015 r., II GSK 2893/14, 
). Z art. 44
§ 1–4 KPA wynika, że w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43 operator pocztowy
w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. – Prawo pocztowe (t. jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 113; dalej jako: PrPoczt)
przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez
operatora pocztowego; pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku
doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ. Zawiadomienie
o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia
zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to
możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje
czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku niepodjęcia
przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki
w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie uważa się za dokonane
z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy. Z przepisu tego
wynika zatem, że adresat musi być zawiadomiony zarówno o pozostawieniu pisma, jak i miejscu, gdzie może je
odebrać i o terminie odbioru, a zwrotne potwierdzenie odbioru musi być wypełnione czytelnie wraz z podpisem
listonosza (por. wyrok NSA z 17.8.2011 r., II GSK 794/10, 
 oraz postanowienie NSA z 14.6.2011 r., I OSK
935/11, 
).
Sąd I instancji stwierdził, że znajdująca się w aktach administracyjnych koperta, w której wysłano skarżącej rozkaz,
nie odpowiada wymogom określonym w art. 44 § 2 i 3 KPA. Na kopercie znajdują się jedynie odciski pieczęci urzędu
pocztowego i informacje o dwukrotnym awizowaniu przesyłki. Brak jest natomiast jakichkolwiek danych na zwrotnym
potwierdzeniu odbioru przesyłki, czy – a jeśli tak to gdzie – doręczyciel pozostawił adresatowi pismo zawierające
informację o terminie i miejscu jego odbioru. W ocenie WSA w Gdańsku, umieszczenie na kopercie zawierającej
przesyłkę lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma wyłącznie odcisku pieczęci urzędu pocztowego i daty,
czy też wzmianki o awizowaniu przesyłki, jest niewystarczające do przyjęcia, że zostały spełnione przesłanki





doręczenia pisma określone art. 44 KPA. Konieczna jest bowiem wyraźna adnotacja, że doręczyciel zawiadomił
adresata o przesyłce w sposób podany w tym przepisie.
Sąd ustalił, że po uzyskaniu informacji przez skarżącą o wydaniu rozkazu został on jej doręczony. Skoro
wcześniejsza próba doręczenia Annie B. rozkazu była nieskuteczna, to doręczenie jej tego rozkazu w późniejszym
terminie należy uznać za wprowadzenie go do obrotu prawnego. W rezultacie jej odwołanie zostało wniesione
w terminie. Sąd podkreślił również, że organ odwoławczy po ustaleniu (nawet wadliwym), że skarżąca uchybiła
terminowi, powinien stwierdzić uchybienie terminu do wniesienia odwołania, a nie niedopuszczalność odwołania.
Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną organu uznając, że z analizy przepisów KPA, § 21
ust. 1 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z 29.4.2013 r. w sprawie warunków wykonywania
usług przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013 r. poz. 545) oraz art. 37 PrPoczt wynika, iż dla uznania
doręczenia przesyłki w trybie zastępczym, nie jest wystarczające jedynie stwierdzenie faktu dwukrotnego jej
awizowania. Okoliczności dotyczące sposobu, w jaki adresat został zawiadomiony o nadejściu przesyłki oraz
gdzie i w jakim terminie może ją odebrać, nie mogą nasuwać wątpliwości i muszą wynikać z materiału
dowodowego sprawy, a przede wszystkim z tzw. zwrotnego potwierdzenia odbioru dołączonego do
doręczanej przesyłki, gdyż to na nim powinna znajdować się adnotacja doręczyciela o dopełnieniu
wszystkich wskazanych przez powołane przepisy warunków pozwalających na stwierdzenie skuteczności
doręczenia. Jest to o tyle istotne, że w świetle z art. 44 § 2 KPA zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz
z informacją o możliwości jego odbioru może być umieszczone – w zależności od sytuacji – w różnych miejscach,
a nie tylko w oddawczej skrzynce pocztowej. Dla uznania doręczenia zastępczego za prawidłowo dokonane muszą
zostać łącznie spełnione przesłanki określone w art. 44 KPA. Z koperty, w której przesyłka była przesłana oraz
z załączonego do niej zwrotnego potwierdzenia odbioru w żaden sposób nie wynika, czy i w jaki sposób Anna B.
została zawiadomiona o nadejściu przesyłki oraz gdzie i w jakim terminie może ją odebrać. Na tych dokumentach
odnotowano wyłącznie informację o awizowaniu przesyłki, bez podania miejsca pozostawienia zawiadomienia. Nie
spełnia to wymogu określonego w § 34 ust. 1 rozporządzenia, a w konsekwencji nie pozwala na uznanie
skuteczności tak dokonanego doręczenia.
Wyrok NSA z 1.3.2017 r., I OSK 19/16







 

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku uchylił zaskarżone postanowienie, wskazując na konieczność spełnienia warunków doręczenia zastępczego określonych w art. 44 KPA. Istotne jest jasne zawiadomienie adresata o przesyłce oraz miejsce i terminie jej odbioru. Brak odpowiednich adnotacji na kopercie czy zwrotnym potwierdzeniu odbioru może skutkować nieważnością doręczenia.