Poświadczanie pełnomocnictwa w postępowaniu sądowoadministracyjnym

Artykuł omawia kwestie poświadczania pełnomocnictw w postępowaniu sądowoadministracyjnym. Autorzy analizują przepisy prawa dotyczące uwierzytelniania pełnomocnictw oraz konsekwencje braku zgodności z wymogami formalnymi. Przytaczane są także interpretacje Naczelnego Sądu Administracyjnego w kontekście regulacji prawnych dotyczących pełnomocnictw i dokumentów urzędowych.

Tematyka: poświadczanie, pełnomocnictwo, postępowanie sądowoadministracyjne, uwierzytelnianie, Naczelny Sąd Administracyjny, wymogi formalne, interpretacja prawa

Artykuł 4 ust. 1b ustawy z 26.5.1982 r. – Prawo o adwokaturze nie ma zastosowania do zasad
uwierzytelniania pełnomocnictw przedkładanych przez adwokatów w postępowaniu
sądowoadministracyjnym.
Wspólnicy spółki cywilnej Bogdan Z. i Kazimierz K. wnieśli skargę na decyzję w przedmiocie kary pieniężnej za
urządzanie gier na automacie poza kasynem gry. Skarżący reprezentowani przez adwokata zostali wezwani do
usunięcia braku formalnego w terminie 7 dni pod rygorem odrzucenia skargi przez złożenie pełnomocnictwa lub jego
uwierzytelnionego odpisu. W zakreślonym terminie przedłożono także poświadczone przez pełnomocnika „za
zgodność z oryginałem” odpisy pełnomocnictw zawierające odcisk imiennej pieczęci oraz nieczytelny podpis. Sąd
odrzucił skargę uznał bowiem, że odpisy pełnomocnictw nie zostały poświadczone stosownie do wymogów
określonych w art. 4 ust. 1b PrAdw, gdyż poświadczenie nie zawierało daty oraz oznaczenia miejsca jego
sporządzenia.
Naczelny Sąd Administracyjny uchylił zaskarżone postanowienie. Jak wskazano, zgodnie z art. 37 § 1 ustawy
z 30.8.2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 718; dalej jako:
PrPSA), pełnomocnik obowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy
pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny,
rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im
pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Sąd może w razie
wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. Regulacja ta nie zawiera żadnych wskazań,
co do sposobu uwierzytelniania pełnomocnictw lub innych dokumentów przez wymienionych w nim
pełnomocników. Wymogi poświadczeń odpisów dokumentów wynikają natomiast z przepisów ustaw dotyczących
korporacji zawodowych zrzeszających tych pełnomocników.
Na mocy art. 48 § 3 PrPSA, zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność
z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony,
będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Powyższe unormowanie
zostało dodane od 1.1.2010 r., w wyniku nowelizacji ustawą z 23.10.2009 r. o zmianie ustaw w zakresie
uwierzytelniania dokumentów (Dz.U. Nr 216, poz. 1676). Jednocześnie ustawodawca od 1.1.2010 r. – w dodanym
art. 4 ust. 1b PrAdw wprowadził regulację, na mocy której adwokat ma prawo sporządzania poświadczeń odpisów
dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem w zakresie określonym odrębnymi przepisami. Poświadczenie
powinno zawierać podpis adwokata, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie – również godzinę
dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) adwokat
stwierdza to w poświadczeniu.
W ocenie NSA, analiza powyższych regulacji wskazuje, że dodanie nowego przepisu art. 4 ust. 1b PrAdw, nie
miało na celu ingerowania w treść art. 37 PrPSA, w zakresie odnoszącym się do pełnomocnictw. Samo
uwierzytelnianie przy poświadczaniu pełnomocnictwa, nie ma na celu zrównania dokumentu pełnomocnictwa
z dokumentem urzędowym, lecz jedynie wykazanie istnienia umocowania do działania (zob. postanowienie
NSA z 9.3.2011 r., I GSK 194/11,
). Zatem umieszczanie na poświadczeniu takich zapisów, jak stwierdzenie
miejsca i daty sporządzenia odpisu, w przypadku pełnomocnictw nie ma większego znaczenia, w sytuacji gdy dla
określonych celów dokument ten nie musi spełniać cech „dokumentu urzędowego” w rozumieniu art. 48 § 3 i 4
PrPSA w zw. z art. 4 ust. 1b PrAdw. Podawanie tych elementów, nabiera innego znaczenia i wymiaru w przypadku
uwierzytelniania innych, niż pełnomocnictwo dokumentów lub pełnomocnictw mogących być uznanymi, jako
dokumenty urzędowe (zob. postanowienie NSA z 27.7.2010 r., II FZ 331/10,
).
Zdaniem NSA, uznanie przez sąd I instancji, że braki formalne skargi nie zostały uzupełnione w terminie,
ponieważ nadesłane kserokopie pełnomocnictwa nie zawierały daty oraz miejsca poświadczenia za
zgodność z oryginałem, należy uznać za nadmierny formalizm i pozbawienie strony prawa do sądu, co
stanowi naruszenie jednej z podstawowych zasad zagwarantowanych w art. 45 ust. 1 Konstytucji RP.
Postanowienie NSA z 8.2.2017 r., II GZ 65/17

Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił istotę zgodności pełnomocnictw z wymogami formalnymi, jednocześnie wykazując, że nadmierny formalizm może prowadzić do pozbawienia strony prawa do sądu. Analiza przepisów prawa oraz interpretacje NSA stanowią istotną podstawę do zrozumienia procedur związanych z poświadczaniem pełnomocnictw w postępowaniu administracyjnym.