Doręczenie korespondencji z organu podatkowego w siedzibie osoby prawnej

Tematyka: osoba uprawniona do odbioru pisma, doręczenie korespondencji, organ podatkowy, Naczelny Sąd Administracyjny, kontrola podatkowa

Przez osobę upoważnioną do odbioru pisma należy rozumieć każdą osobę, która ze względu na wykonywaną
funkcję została regulaminowo lub tylko zwyczajowo uprawniona do odbierania korespondencji przesyłanej
do siedziby adresata. Odmowa przyjęcia korespondencji przez pracownika znajdującego się w miejscu
reprezentatywnym dla spółki oznacza, że pismo zostaje uznane za doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia
– wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny.
Pracownice Urzędu Skarbowego w Ł. udały się do siedziby „F.” sp. z o.o. w celu doręczenia zawiadomienia
o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej w zakresie prawidłowości rozliczenia z budżetem z tytułu podatku
dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług. Znajdująca się w sekretariacie firmy pracownica –
Iwona G. odmówiła przyjęcia pisma.
Organ podatkowy I instancji dokonał zaliczenia wpłaty „F.” sp. z o.o. na zaległości w podatku od towarów i usług.
Postanowienie zostało zaskarżone przez podatniczkę, która twierdziła, że zawiadomienie o zamiarze wszczęcia
kontroli podatkowej nie zostało jej doręczone. Przedmiotem sporu było to czy, podatniczka mogła skorzystać
z obniżonej stawki odsetek od zaległości podatkowej w wysokości 75% stawki podstawowej, na podstawie art. 56 §
1a ustawy z 29.8.1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.). Zgodnie z tym
przepisem, w przypadku złożenia prawnie skutecznej korekty deklaracji wraz z uzasadnieniem przyczyn korekty
i zapłaty w całości, w ciągu 7 dni od dnia złożenia korekty zaległości podatkowej, stosuje się obniżoną stawkę
odsetek za zwłokę w wysokości 75% stawki, o której mowa w art. 56 § 1 OrdPodU.
Organ II instancji utrzymał w mocy zaskarżone rozstrzygnięcie uznając, że nie można zgodzić się z zarzutem
zażalenia, iż Iwona G. nie ma upoważnienia do odbioru korespondencji – pism od organów podatkowo-kontrolnych
i odbiera jedynie korespondencję nadesłaną przez kontrahentów. W aktach sprawy znajduje się wcześniejsze pismo
organu podatkowego I instancji, które zostało odebrane przez Iwonę G., a fakt doręczenia powyższej korespondencji
potwierdzony został przez nią własnoręcznym podpisem wraz z pieczątką firmową „F.” sp. z o.o. Podkreślono przy
tym, że sposób zorganizowania przyjmowania przesyłek w siedzibie osoby prawnej jest kwestią wewnętrznego
obiegu korespondencji i zaniedbania w tym zakresie obciążają osobę prawną. Tym bardziej, jeżeli specyfika
prowadzonej działalności podatniczki polega na ciągłych wyjazdach służbowych członków zarządu.
„F.” sp. z o.o. w skardze do WSA w Łodzi podkreślała, że wyjaśnienia złożone przez Iwonę G. jednoznacznie
wskazują, że pracownicy Urzędu Skarbowego w Ł. wielokrotnie byli informowani o treści zakresu jej obowiązków,
a przede wszystkim o braku upoważnienia do odbioru korespondencji kierowanej przez organy administracji
państwowej. Fakt jednokrotnego odebrania przez nią korespondencji od organu nie ma znaczenia, gdyż w tym dniu
w chwili gdy pismo było doręczane przez pracownika urzędu, osoby reprezentujące „F.” sp. z o.o. przebywały
w siedzibie i udzieliły jej ustnego pozwolenia na odbiór pisma, zatem odebraną korespondencję mogła niezwłocznie
przekazać do rąk członków zarządu. Ponownie wskazano, że zakres obowiązków Iwony G. obowiązuje ją jako
pracownika od 2006 r., a wyłączenie możliwości odbioru korespondencji m.in. z urzędów skarbowych zostało
wyraźnie zaznaczone z ostrożności procesowej, mając na względzie negatywne konsekwencje jakie powoduje odbiór
korespondencji przez pracownika firmy i nieprzekazanie jej w odpowiednim terminie osobom upoważnionym do
reprezentacji. Podkreślono, że żaden przepis nie nakazuje przedsiębiorcy, a także osobie prawnej, wyznaczenia
osoby upoważnionej do odbioru wszelkiej korespondencji w czasie godzin pracy.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi oddalił skargę. W uzasadnieniu wskazano, że celem rozwiązania
wskazanego w art. 56 § 1a OrdPodU było zachęcenie podatników do samodzielnego korygowania deklaracji
(zeznań) w przypadku stwierdzenia przez nich zaniżenia kwot podatku. W takiej sytuacji, zamiast czekać na
ewentualną ingerencję organów podatkowych z nadzieją, że ona nie nastąpi, podatnicy mogą skorygować deklarację
z błędnie wykazaną kwotą podatku (raty), uzasadnić przyczynę korekty i zapłacić w ciągu 7 dni kwotę zaległego
podatku wraz z odsetkami naliczonymi według stawki obniżonej. Zatem jedynie samodzielna inicjatywa podatnika
zmierzająca do ujawnienia w deklaracji prawidłowej kwoty wcześniej zaniżonego podatku (zaliczki, raty) uprawnia do
naliczenia od tak ujawnionych zaległości ulgowych odsetek. Skorygowanie deklaracji wywołane zawiadomieniem
o zamiarze kontroli albo po jej przeprowadzeniu lub w ramach czynności sprawdzających – wyklucza taką możliwość.
Sąd wskazał, że z notatki znajdującej się w aktach sprawy wynika, iż w siedzibie „F.” sp. z o.o. w sekretariacie, Iwona
G. zatrudniona na stanowisku sekretarki – asystentki zarządu odmówiła przyjęcia korespondencji. Pracownica
wyjaśniła, że jest osobą upoważnioną do odbioru korespondencji, a powyższa czynność należy do zakresu jej
obowiązków, jednak na chwilę obecną otrzymała od zarządu spółki zakaz odbierania wszelkiego rodzaju
korespondencji od urzędu skarbowego oraz sądów. Powyższy zakaz dotyczy również korespondencji od tych

organów doręczanej za pośrednictwem poczty. W tym przypadku listonosz zostawia awizo, a ona przekazuje je
zarządowi spółki. W ocenie sądu należy uznać, że Iwona G. była w „F.” sp. z o.o. „osobą uprawnioną do odbioru
pism” w rozumieniu art. 151 OrdPodU. Jak podkreślono, nie może być skuteczne działanie podatniczki ograniczające
upoważnienie Iwony G. w zakresie odbioru pism od konkretnych podmiotów, czyli urzędu skarbowego oraz sądów.
Pojęcie „osoba uprawniona do odbioru pism” musi być odczytywany generalnie – jako osoba ogólnie (bez
rozróżniania nadawców czy sposobu doręczania pism) zajmująca się odbiorem korespondencji skierowanej do spółki
(zob. wyrok NSA z 21.1.2015 r., I FSK 1975/13,
; wyrok NSA z 12.12.2012 r., II OSK 1480/11). Zatem organ
podatkowy I instancji skutecznie doręczył zawiadomienie o wszczęciu kontroli podatkowej. W konsekwencji odmowa
przyjęcia przez Iwonę G. korespondencji adresowanej do „F.” sp. z o.o. przez organ podatkowy wywołuje skutki,
o których mowa w art. 153 § 1 OrdPodU. W okolicznościach sprawy skutki te oznaczają niespełnienie przesłanki
z art. 56 § 1a OrdPodU, a tym samym wypełnienie przesłanki z art. 56 § 1b OrdPodU, co oznacza niemożność
zastosowania przez skarżącą obniżonej stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowej.
Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną. W uzasadnieniu podkreślono, że pismo można
doręczyć pracownikowi, który znajduje się w miejscu reprezentatywnym dla spółki. Dopuszczenie
skuteczności zakazania odbioru korespondencji z organu podatkowego w danym dniu pracownikowi
generalnie uprawnionemu do odbioru korespondencji prowadziłoby do nadużyć.
Wyrok NSA z 8.3.2018 r., I FSK 654/16

Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną. W uzasadnieniu podkreślono, że pismo można doręczyć pracownikowi, który znajduje się w miejscu reprezentatywnym dla spółki. Dopuszczenie skuteczności zakazania odbioru korespondencji z organu podatkowego w danym dniu pracownikowi generalnie uprawnionemu do odbioru korespondencji prowadziłoby do nadużyć. Wyrok NSA z 8.3.2018 r., I FSK 654/16