Faktury elektroniczne
Ustawa o elektronicznym fakturowaniu wprowadziła nowe zasady przesyłania faktur elektronicznych w ramach zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane oraz partnerstwa publiczno-prywatnego. Wdraża ona dyrektywę UE mającą na celu usunięcie barier dla handlu transgranicznego związanych z fakturowaniem elektronicznym. Nowe przepisy nakładają obowiązki na zamawiających i wykonawców, określając m.in. wymagania dotyczące ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
Tematyka: faktury elektroniczne, ustrukturyzowane faktury, elektroniczne fakturowanie, zamówienia publiczne, koncesje na roboty budowlane, partnerstwo publiczno-prywatne, dyrektywa UE, fakturowanie transgraniczne, platforma teleinformatyczna, Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, www.efaktura.gov.pl, Prawo zamówień publicznych
Ustawa o elektronicznym fakturowaniu wprowadziła nowe zasady przesyłania faktur elektronicznych w ramach zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane oraz partnerstwa publiczno-prywatnego. Wdraża ona dyrektywę UE mającą na celu usunięcie barier dla handlu transgranicznego związanych z fakturowaniem elektronicznym. Nowe przepisy nakładają obowiązki na zamawiających i wykonawców, określając m.in. wymagania dotyczące ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
Ustawa z 9.11.2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191) umożliwia składanie faktur elektronicznych w ramach umów zawartych w przetargach. • W ustawie określono zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. • Wykonawca przesyłając zamawiającemu fakturę za pośrednictwem platformy, nie musi uzyskiwać na to żadnej dodatkowej zgody. Cel regulacji Nowa ustawa wdraża do polskiego porządku prawnego przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16.4.2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz.Urz. UE L Nr 133 z 6.5.2014 r., s. 1). Ustawodawca europejski zmierza do usunięcia lub ograniczenie barier dla handlu transgranicznego, wynikających z jednoczesnego funkcjonowania wielu wymogów prawnych i norm technicznych dotyczących fakturowania elektronicznego oraz braku ich interoperacyjności. Sposobem na pozbycie się ww. ograniczeń ma być zobowiązanie organów administracji publicznej do akceptowania ustrukturyzowanych faktur w postaci elektronicznej zgodnych z normą europejską EN 16931-1:2017, wystawianych przez wykonawców w trakcie realizacji umów o zamówienie publiczne. Przedmiotowa ustawa wprowadza właśnie takie zobowiązanie. Artykułem 4 ustawy o elektronicznym fakturowaniu nałożono na zamawiających (w rozumieniu ustawy z 29.1.2004 r. - Prawo zamówień publicznych, t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm, dalej jako:PrZamPubl; ustawy z 21.10.2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub uslugi, Dz.U. z 2016 r. poz. 1920 ze zm., dalej jako: UmowaKoncU; ustawie z 19.12.2008 r. o partnerstwie publicznoprywatnym, t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1834 ze zm, dalej jako: PartPublPrywU) obowiązek odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, dla wykonawców zaś przesyłanie takich faktur nie jest obligatoryjne. Zatem pomimo wejścia w życie ustawy, wykonawcy wciąż mogą przesyłać faktury w formie pisemnej. Istotne jest, że wykonawca przesyłając zamawiającemu fakturę za pośrednictwem platformy, nie musi uzyskiwać na to żadnej dodatkowej zgody. Natomiast dodatkowo zgoda obu stron jest wymagana w przypadku przesyłania za pomocą platformy innych ustrukturyzowanych dokumentów. W odniesieniu do zamówień, do których zastosowania nie znajdują Prawo zamówień publicznych, ustawa o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi ani ustawa o partnerstwie publicznoprywatnym, Zamawiający może wyłączyć przesyłanie faktur elektronicznych zaznaczając to w dokumencie wszczynającym postępowanie. Ustrukturyzowana faktura Ustrukturyzowaną fakturą jest faktura, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm., dalej jako: VATU), spełniająca wymagania umożliwiające przesyłanie jej za pośrednictwem platformy elektronicznej, czyli faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Zatem nazwanie faktury elektronicznej określeniem „ustrukturyzowana” pozostaje bez praktycznego znaczenia. Istotne jest natomiast, dla uznania faktury elektronicznej za prawidłową, zawarcie w niej danych wymaganych w szczególności w przepisach art. 106e i n. VATU (oprócz art. 106n). Faktura elektroniczna nie wymaga opatrzenia jej podpisem elektronicznym. Podkreśla się, że forma faktury pozostaje bez znaczenia - dla uznania dokumentu za fakturę istotna jest wyłącznie jego treść. Zgodnie z komentowanymi przepisami, zamawiający ma obowiązek zaakceptowania faktury przesłanej za pomocą platformy. Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym nie precyzuje o jaką platformę chodzi wskazując jedynie ogólnie, że jest to system teleinformatyczny, a obowiązek zapewnienia funkcjonowania platformy został nałożony na ministra właściwego do spraw gospodarki. Platforma służąca przekazywaniu faktur została już stworzona jako część realizowanego przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania projektu „Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych” i znajduje się pod adresem www.efaktura.gov.pl. Aplikacja będzie dostępna w wersji webowej (poprzez stronę internetową) i desktopowej (za pomocą zainstalowanego na komputerze oprogramowania). Obecnie znajduje się w fazie testów. Wyłączenia Obowiązek dotyczący faktur elektronicznych nie obejmie zamówień, co do których nie znajdują zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1–3, 5 i 6. Chodzi o zamówienia niejawne i ogólnie związane z bezpieczeństwem państwa oraz umowy koncesji zawierane przez organizację międzynarodową w sytuacji, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d UmowaKoncU. Wejście w życie ustawy zostało odroczone w czasie i wyznaczone na dzień 18.4.2019 r., ale będzie obowiązywała w stosunku do postępowań wszczętych przed dniem jej wejścia w życie. Z dniem 1.1.2019 r. wchodzą w życie jedynie przepisy dotyczące utworzenia platformy.
Ustawa o elektronicznym fakturowaniu przyczynia się do usprawnienia procesu fakturowania w sektorze publicznym poprzez ustanowienie standardowych procedur przesyłania faktur elektronicznych. Wprowadza ona obowiązek akceptacji faktur przesłanych za pomocą platformy teleinformatycznej. Realizacja nowych przepisów ma na celu zwiększenie interoperacyjności oraz efektywności w zamówieniach publicznych.