Nowa ustawa o ochronie danych osobowych- zmiany w zakresie prawa pracy

Tematyka: ustawa, ochrona danych osobowych, zmiany, prawo pracy, monitorowanie, zgoda, RODO

3.4.2019 r. Prezydent podpisał ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania
rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób
fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich
danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Zmiany dotyczą
także istotnych kwestii związanych z prawem pracy.
Przepis art. 4 przedmiotowej ustawy wprowadza istotne zmiany w ustawie z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j.: Dz.U.
z 2018 r. poz. 917 ze zm., dalej jako: KP).
W pierwszej kolejności należy zauważyć, że pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie
jedynie podania następujących danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez kandydata;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Wymaga podkreślenia, że pracodawca może wymagać takich danych tylko gdy jest to niezbędne do
wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Natomiast po nawiązaniu stosunki pracy, pracodawca może żądać od pracownika podania dodatkowo danych
osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej
rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych
uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby
ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Nowe brzmienie przepisów Kodeksu pracy w art. 221 § 1–3 wskazuje na kategorie danych osobowych, które
są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę, w związku z podejmowaniem przez niego działań przed
zawarciem umowy o pracę oraz po jej zawarciu. Natomiast udokumentowanie danych osobowych pozyskanych
od tych osób może nastąpić tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. W uzasadnieniu projektu ustawy
podkreślono, że „Jednocześnie norma prawna nie zwalnia pracodawców od konieczności oceny, czy wszystkie
z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie określonej osoby. Nie każdy stosunek pracy
uzasadnia bowiem gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub przebiegu
dotychczasowego zatrudnienia osoby ubiegającej się o zatrudnienie. W związku z powyższym projekt przewiduje, że
pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania
pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Powyższa norma służy pełnej realizacji przewidzianej
w art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasady minimalizmu przetwarzania danych. Inne dane osobowe (niewymienione
w katalogu obligatoryjnych danych pozyskiwanych przez pracodawcę) będą mogły być pobierane m.in. gdy będzie to
niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa” (Uzasadnienie, s. 24).
Ponadto g romadzenie danych osobowych kandydata lub pracownika możliwe jest również na podstawie
zgody takiej osoby. Zgoda taka musi jednak odpowiadać wszystkim wymogom przewidzianym zarówno w RODO,
jak również w innych przepisach Kodeksu pracy. „Z możliwości przetwarzania danych osobowych osoby ubiegającej
się o zatrudnienie lub pracownika na podstawie ich zgody wyłączone jednak zostaną dane osobowe, o których mowa

w art. 10 RODO (tj. dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa). Oznacza to, iż tego rodzaju
dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie w przypadku, kiedy przepis prawa będzie przewidywać
obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się
o zatrudnienie lub pracownika (na podstawie art. 10 RODO)” (Uzasadnienie, s. 25).
W nowelizacji ustawy wprost wskazano, że brak zgody lub jej późniejsze wycofanie nie może powodować
żadnych negatywnych konsekwencji dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika w zakresie
stosunku pracy.
Istotne zmiany dotyczą także kwestii monitoringu zakładu pracy. Przede wszystkim monitoring nie może obejmować
pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej, gdyż może to naruszać zasadę wolności i niezależności związków
zawodowych. Monitoring nie może obejmować także pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba
że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić
pracodawcę na szkodę i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez
zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring
pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli
u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników
wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Istotne zmiany dotyczą także kwestii monitoringu zakładu pracy. Przede wszystkim monitoring nie może obejmować pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej, gdyż może to naruszać zasadę wolności i niezależności związków zawodowych. Monitoring nie może obejmować także pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.