Uproszczenie procedur wzajemnego uznawania dokumentów przez urzędy państw członkowskich UE
Ustawa z 4.4.2019 r. o uznawaniu dokumentów urzędowych w UE ma na celu uproszczenie procedur wzajemnego uznawania dokumentów przez urzędy państw członkowskich. Zapewnia stosowanie rozporządzenia UE 2016/1191, które znosi wymóg legalizacji i apostille dla niektórych dokumentów. Ustawa wprowadza także formularz wielojęzyczny dołączany do dokumentów urzędowych, ułatwiający weryfikację autentyczności dokumentów.
Tematyka: Ustawa, dokumenty urzędowe, wzajemne uznawanie, UE, rozporządzenie 2016/1191, formularz wielojęzyczny, autentyczność dokumentów, opłaty, katalog dokumentów
Ustawa z 4.4.2019 r. o uznawaniu dokumentów urzędowych w UE ma na celu uproszczenie procedur wzajemnego uznawania dokumentów przez urzędy państw członkowskich. Zapewnia stosowanie rozporządzenia UE 2016/1191, które znosi wymóg legalizacji i apostille dla niektórych dokumentów. Ustawa wprowadza także formularz wielojęzyczny dołączany do dokumentów urzędowych, ułatwiający weryfikację autentyczności dokumentów.
Ustawa z 4.4.2019 r. o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich UE (Dz.U. z 2019 r. poz. 860, dalej jako: PrzedkłDokUrzU) ma na celu uproszczenie procedur wzajemnego uznawania dokumentów przez urzędy. • Ustawa zapewnia stosowanie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z 6.7.2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych UE i zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (Dz. Urz. UE L Nr 200 z 2016 r., s. 1). • Ustawa wskazuje, do jakiego rodzaju dokumentów stosują się przepisy rozporządzenia 2016/1191. • Ustawa zawiera przepisy dotyczące wielojęzycznego formularza, który będzie dołączany do dokumentów urzędowych. Rozporządzenie 2016/1191 Celem omawianej ustawy jest przede wszystkim zapewnienie stosowania rozporządzenia 2016/1191, które, aby uprościć procedury wzajemnego uznawania dokumentów przez urzędy, znosi wymóg legalizacji i apostille w odniesieniu do niektórych dokumentów urzędowych. System IMI i formularz wielojęzyczny Znosząc wymóg legalizacji i apostille, rozporządzenie 2016/1191 zapewniło państwom członkowskim narzędzie do weryfikacji autentyczności przedkładanych dokumentów. Narzędziem tym jest uruchomiony w 2008 r. System Wymiany Informacji o Rynku Wewnętrznym (IMI). IMI to narzędzie umożliwiające współpracę przedstawicieli administracji państw członkowskich UE, wykorzystywane w różnych obszarach, jak np.: uznawanie kwalifikacji zawodowych czy nadzór nad usługodawcami zmieniającymi kraj prowadzenia przedsiębiorstwa lub świadczącymi usługi transgraniczne. W ramach weryfikacji w systemie IMI, organ zapoznaje się z zamieszczonymi wzorami dokumentów wydawanych przez inne państwa członkowskie UE lub wyjaśnia powstałe wątpliwości przez kontakt z organem innego państwa UE, który wydał przedkładany dokument. Rozporządzenie wprowadziło również obowiązek wydawania do wybranych dokumentów krajowych, na wniosek osoby otrzymującej taki dokument – wielojęzycznego standardowego formularza. Formularz stanowił będzie urzędowe tłumaczenie dokumentu i w zakresie danych w nim zawartych będzie powielał informacje urzędowe zamieszczone w dokumencie, do którego będzie załączony. Cele i zakres ustawy Mimo że rozporządzenie 2016/1191 stosuje się bezpośrednio w państwach członkowskich UE i nie ma konieczności jego wdrażania do polskiego porządku prawnego, ustawodawca postanowił jednak ułatwić jego stosowanie poprzez przygotowanie odpowiednich regulacji na poziomie prawa krajowego, czego efektem jest omawiana ustawa. Porządkuje ona w jednym miejscu (art. 1 PrzedkłDokUrzU): • dokumenty urzędowe, do których stosuje się rozporządzenie 2016/1191; • sposób składania wniosków o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza; • zasady wydawania wielojęzycznych formularzy; • wysokość opłat za wydawanie wielojęzycznych formularzy oraz sposób ich wnoszenia; • organy właściwe w zakresie realizacji zadań wynikających z rozporządzenia 2016/1191. Katalog dokumentów, do których stosuje się przepisy rozporządzenia 2016/1191 Artykuł 2 PrzedkłDokUrzU zawiera katalog dokumentów wraz z ich nazwami obowiązującymi w przepisach prawa polskiego, co do których stosuje się przepisy rozporządzenia 2016/1191. Są to: • odpisy skrócony i zupełny aktu urodzenia; • orzeczenie sądu o ustaleniu treści aktu stanu cywilnego; • poświadczenie pozostawania osoby przy życiu; • odpisy skrócony i zupełny aktu zgonu; • orzeczenie sądu o uznaniu za zmarłego, o uchyleniu postanowienia o uznaniu za zmarłego, o stwierdzeniu zgonu i o uchyleniu postanowienia o stwierdzeniu zgonu; • decyzja kierownika urzędu stanu cywilnego o zmianie imienia lub nazwiska; • odpisy skrócony i zupełny aktu małżeństwa; • zaświadczenie o stanie cywilnym; • zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo; • orzeczenie sądu o zezwoleniu na zawarcie małżeństwa kobiecie niemającej ukończonych lat osiemnastu; • orzeczenie sądu o zezwoleniu na zawarcie małżeństwa osobie dotkniętej chorobą psychiczną albo niedorozwojem umysłowym oraz osobom powinowatym w linii prostej; • orzeczenie sądu o ustaleniu istnienia lub nieistnienia małżeństwa; • orzeczenie sądu o rozwodzie; o separacji; o zniesieniu separacji; o unieważnieniu małżeństwa; • orzeczenie sądu o przysposobieniu i o rozwiązaniu przysposobienia; • orzeczenie sądu o ustaleniu lub zaprzeczeniu ojcostwa i macierzyństwa; • orzeczenie sądu o ustaleniu bezskuteczności uznania dziecka i o unieważnieniu uznania dziecka; • zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały lub czasowy; • poświadczenie pozostawania osoby w określonym miejscu; • decyzja w sprawie o uznanie za obywatela polskiego i w sprawie o przywrócenie obywatelstwa polskiego lub w sprawie potwierdzenia posiadania obywatelstwa polskiego; • decyzja w sprawie o uznanie za repatrianta; • zaświadczenie o niekaralności osoby, wydane z KRK cna wniosek tej osoby; • zaświadczenie wydawane przez gminę obywatelowi polskiemu mającemu miejsce zamieszkania w innym państwie członkowskim UE, który wyraził wolę głosowania lub kandydowania w wyborach do PE lub w wyborach lokalnych w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania. Uregulowanie kwestii związanych z wielojęzycznymi formularzami Omawiana ustawa zawiera przepisy dotyczące wielojęzycznego formularza, który będzie wydawany w celu dołączenia go do dokumentów potwierdzających fakt urodzenia, małżeństwa, zgonu, stanu cywilnego, zdolności do zawarcia małżeństwa, zameldowania, miejsca pobytu, pozostawania osoby przy życiu oraz zaświadczenia o niekaralności (art 3. ust. 1 PrzedkłDokUrzU). Zgodnie z art. 4 ustawy wniosek o wydanie wielojęzycznego formularza będzie mógł być złożony jednocześnie z wnioskiem o wydanie dokumentu urzędowego, do którego ma być dołączony (wówczas będzie wydawany jednocześnie z tym dokumentem), albo po wydaniu tego dokumentu (wówczas będzie wydawany bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku o wydanie tego dokumentu). Wniosek o wydanie wielojęzycznego formularza będzie składamy w postaci odpowiedniej do postaci wniosku o wydanie dokumentu urzędowego, do którego ma być załączony (art. 5 PrzedkłDokUrzU). Ustawa określa, że wniosek ten będzie składany do organu publicznego lub podmiotu działającego w charakterze urzędowym, upoważnionego na mocy prawa krajowego do wydawania lub przyjmowania dokumentu urzędowego lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, wydającego dokument urzędowy, do którego ma być załączony wielojęzyczny formularz. Opłata za wydanie wielojęzycznego formularza będzie wynosiła 17 zł, w przypadku, gdy jest on wydawany przez konsula – równowartość 30 euro (art. 8 ust. 1-2 PrzedkłDokUrzU).
Ustawa porządkuje kwestie dotyczące dokumentów, formularzy wielojęzycznych oraz opłat za ich wydanie. Zawiera też katalog dokumentów objętych rozporządzeniem 2016/1191. Wniosek o wydanie wielojęzycznego formularza można składać jednocześnie z wnioskiem o dokument lub po jego wydaniu. Opłata za formularz wynosi 17 zł lub 30 euro przy wydaniu przez konsula.