Potrącenie z wynagrodzenia należności za korzystnie ze służbowego auta w prywatnych celach

Tematyka: potrącenie, wynagrodzenie, pracownik, samochód służbowy, zgoda pracownika, stawka kilometrowa, GPS, inspektor pracy, Sąd Administracyjny

Na podstawie art. 91 KP z wynagrodzenia za pracę za zgodą pracownika można potrącić tylko ściśle
oznaczoną kwotę pieniężną, której wysokość jest znana pracownikowi na etapie wyrażania zgody. Wymogu
tego nie spełnia zgoda pracownika na określone zasady wyliczenia należności za używanie pojazdu
służbowego do celów prywatnych w przyszłości np. na podstawie stawki kilometrowej, gdyż w chwili jej
wyrażania nie jest mu znana dokładna kwota, która powstanie w przyszłości w związku z obowiązywaniem
tych zasad – wynika z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Stan faktyczny
M.Z. został zatrudniony w „A.” sp. z o.o. na podstawie umowy o pracę. Strony stosunku pracy zawarły dodatkowo
umowę użyczenia samochodu osobowego do celów służbowych, na mocy której pracownik mógł również korzystać
z auta w celach prywatnych. Koszty z tym związane miał ponosić pracownik, który w umowie użyczenia wyraził
zgodę na potrącenie z miesięcznego wynagrodzenia kosztów używania pojazdu do celów prywatnych wyliczonych
w oparciu o uzgodnioną stawkę kilometrową. Gdy pracodawca wypowiedział M.Z. umowę o pracę, złożył mu również
oświadczenie o potrąceniu ponad 6,5 tys. zł tytułem kosztów używania samochodu służbowego do celów prywatnych
z wynagrodzenia należnego za ostatnie dwa miesiące pracy. Kwotę potrącenia pracodawca wyliczył na podstawie
zestawienia podróży pracownika odbytych poza godzinami pracy oraz w dni wolne od pracy przy użyciu systemu
GPS zamontowanego w aucie.
Inspektor pracy nakazał pracodawcy wypłacić M.Z. niewypłaconą część wynagrodzenia wskazując, że pracodawca
może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych niż wymienione w art. 87 KP tylko za zgodą pracownika
wyrażoną na piśmie. W ocenie inspektora pracy za zgodę taką nie można było uznać postawienia w umowie
użyczenia pojazdu do celów służbowych, w którym określona została stawka służąca do obliczania należności, nie
zaś skonkretyzowana kwota jaka zostanie pracownikowi potrącona.
„A.” sp. z o.o. w skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie dowodziła, że pracownik wyraził
zgodę na potrącenie w formie pisemnej, w sposób świadomy i wyraźny. Miał więc świadomość konsekwencji
używania pojazdu służbowego dla celów prywatnych oraz wiedzę co do wielkości swojego długu, który podlegał
potrąceniu. Ilość przejechanych kilometrów była rejestrowana i naliczana za pomocą nadajnika GPS, a więc
w sposób obiektywny i rzetelny, eliminując jakąkolwiek dowolność po stronie pracodawcy, zaś ustalona jednolita
stawka pozwalała na wyliczenie należności.
Stanowiska WSA i NSA
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie oddalił skargę pracodawcy. W ocenie Sądu nie można skutecznie
umówić się o potrącenie wierzytelności pracodawcy, która może ewentualnie powstać w przyszłości. Taka umowa
jest pozbawiona przedmiotu, czyli wierzytelności, która ma podlegać potrąceniu. Pracodawca nie mógł więc bez
zgody pracownika dokonać potrąceń z jego wynagrodzenia za pracę, a w związku z tym wynagrodzenie pracownika
powinno mu zostać wypłacone w całości.
Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną pracodawcy uznając, że zgoda pracownika, o której mowa
w art. 91 KP, nie może być „blankietowa”, czyli dokonana bez odniesienia się do konkretnej, znanej już należności
oraz do skonkretyzowanej kwoty (zob. wyrok SN z 3.8.2012 r., I BP 2/12,
; wyrok SN z 5.5.2004 r., I PK
529/03,
). Pracownik musi więc objąć swoją wolą wyrażaną na piśmie konkretną kwotę, która powstała,
została jednoznacznie ustalona i zakomunikowana mu zanim dojedzie do wyrażenia zgody. W uzasadnieniu wyroku
podkreślono, że przyjęte rozumienie art. 91 KP pozostaje w związku z funkcją jaką spełnia wynagrodzenie w życiu
pracownika i jego rodziny. Służy ono zaspokajaniu jego podstawowych potrzeb socjalnych, dlatego pracownik może
wyrazić zgodę na dobrowolne potrącenie należności do takiej wysokości, która pozwoli mu z pozostałej części (lub
posiadanych oszczędności) utrzymać się do wypłaty wynagrodzenia za kolejny okres pracy.
W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego zgoda pracownika na potrącenie kosztów używania
samochodu służbowego do celów prywatnych z wynagrodzenia za pracę nie mogła więc wywrzeć skutku
prawnego. Istota możliwości potrącenia, o którym mowa w art. 91 § 1 KP, sprowadza się do obejmowania
świadomością i wolą pracownika konkretnej kwoty, o którą ma zostać pomniejszone jego wynagrodzenie.
Zgoda na zasady ustalenia należności w przyszłości nie odpowiada hipotezie tego przepisu.
Wyrok NSA z 16.7.2020 r., I OSK 3015/19

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie oddalił skargę pracodawcy. W ocenie Sądu nie można skutecznie umówić się o potrącenie wierzytelności pracodawcy, która może ewentualnie powstać w przyszłości. Taka umowa jest pozbawiona przedmiotu, czyli wierzytelności, która ma podlegać potrąceniu. Pracodawca nie mógł więc bez zgody pracownika dokonać potrąceń z jego wynagrodzenia za pracę, a w związku z tym wynagrodzenie pracownika powinno mu zostać wypłacone w całości. Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną pracodawcy uznając, że zgoda pracownika, o której mowa w art. 91 KP, nie może być „blankietowa”, czyli dokonana bez odniesienia się do konkretnej, znanej już należności oraz do skonkretyzowanej kwoty. Pracownik musi więc objąć swoją wolą wyrażaną na piśmie konkretną kwotę, która powstała, została jednoznacznie ustalona i zakomunikowana mu zanim dojedzie do wyrażenia zgody. W uzasadnieniu wyroku podkreślono, że przyjęte rozumienie art. 91 KP pozostaje w związku z funkcją jaką spełnia wynagrodzenie w życiu pracownika i jego rodziny. Służy ono zaspokajaniu jego podstawowych potrzeb socjalnych, dlatego pracownik może wyrazić zgodę na dobrowolne potrącenie należności do takiej wysokości, która pozwoli mu z pozostałej części (lub posiadanych oszczędności) utrzymać się do wypłaty wynagrodzenia za kolejny okres pracy. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego zgoda pracownika na potrącenie kosztów używania samochodu służbowego do celów prywatnych z wynagrodzenia za pracę nie mogła więc wywrzeć skutku prawnego. Istota możliwości potrącenia, o którym mowa w art. 91 § 1 KP, sprowadza się do obejmowania świadomością i wolą pracownika konkretnej kwoty, o którą ma zostać pomniejszone jego wynagrodzenie.