Organizacja pracy biura zapewniająca skuteczne doręczanie korespondencji jest obowiązkiem profesjonalnego podmiotu gospodarczego

Tematyka: organizacja pracy biura, skuteczne doręczenie korespondencji, osoba upoważniona do odbioru pism, NSA, profesjonalny podmiot gospodarczy, postępowanie administracyjne

Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania osoby prawnej, jak również jednostki organizacyjnej
nieposiadającej osobowości prawnej, nakłada na kierujących nimi obowiązek podjęcia takich działań
organizacyjnych, ażeby wykluczyć możliwość odbioru przesyłek przez osoby nieuprawnione - stwierdził NSA
w postanowieniu z 23.6.2020 r. (II OZ 387/20,
). Profesjonalny podmiot gospodarczy powinien tak
organizować pracę biura, by korespondencja trafiała do rąk osoby uprawnionej, a ewentualne uchybienia
w tym zakresie nie mają wpływu na skuteczność doręczenia, zaś ich skutki obciążają adresata.
Z uzasadnienia postanowienia WSA w Krakowie
Sąd I instancji wskazał, że pismem z 12.8.2019 r. Skarżąca Spółka wniosła o przywrócenie terminu do wniesienia
skargi, wskazując, iż o ile postanowienie zostało doręczone 2.7.2019 r. do obiektu biurowego, w którym znajdują się
m.in. pomieszczenia zajmowane przez Skarżącą, to jednak postanowienie nie zostało wydane przedstawicielowi
Spółki, lecz pozostawione osobie nieuprawnionej do odbioru poczty w imieniu Skarżącej na ogólnym sekretariacie
całego budynku, gdzie oczekiwało przez nieomal miesiąc aż do 9.8.2019 r. gdy zostało przekazane pracownikowi
Spółki. Dopiero wówczas Spółka powzięła wiedzę o fakcie doręczenia jej przedmiotowej korespondencji, po czym
niezwłocznie podjęła działania w celu złożenia skargi do sądu administracyjnego. Spółka nie miała świadomości
terminu otrzymania decyzji (tj. 2.7.2019 r.), gdyż - na skutek działań osoby trzeciej, którym nie mogła zapobiec nie
otrzymała niezwłocznie adresowanej do niej korespondencji urzędowej.
W ocenie Sądu I instancji, okoliczność podana we wniosku nie może wyłączyć winy w niezachowaniu terminu do
złożenia skargi. Normy w zakresie przywracania terminu nakazują dochowania obiektywnej staranności w dbałości
o własne sprawy i jedynie użycie największego w danych warunkach wysiłku, mogłoby wyłączyć winę. Powyższego
wymogu Skarżąca nie dochowała, gdyż podając konkretny adres do korespondencji dotyczący budynku biurowego,
nie zapewniła takiej organizacji odbioru przesyłek pod tym adresem, aby uniknąć opóźnienia w przekazywaniu
korespondencji wewnątrz organizacji budynku biurowego. Mogła przy tym przewidzieć skutki braku odpowiedniej
organizacji w zakresie odbioru przesyłek. Zatem twierdzenia Skarżącej nie mogą wyłączyć jej winy w niedochowaniu
terminu, co skutkuje odmową przywrócenia terminu.
Spółka zaskarżyła ww. postanowienie w całości i zarzuciła naruszenie m.in. art. 86 § 1 zd. 1 ustawy z 30.8.2002 r.
Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j.: Dz.U. z 2019 r. poz. 2325, dalej: PostAdmU), poprzez
brak przywrócenia terminu do wniesienia skargi do WSA, mimo że nie dokonała ona jej wniesienia w terminie bez
swej winy i art. 205 § 2 ustawy z 15.9.2000 r. Kodeksu spółek handlowych (t.j.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1526), poprzez
przyjęcie, że doręczenie pisma spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest skuteczne nawet wówczas, gdy
dokonane będzie wobec osoby nieumocowanej do jego odbioru. Wniosła o uchylenie postanowienia w zakresie pkt
3-4, a także jego zmianę w zakresie pkt 1 i przywrócenie terminu do wniesienia skargi.
Przywrócenie terminu
Na mocy art. 86 § 1 PostAdmU, przywrócenie uchybionego terminu możliwe jest w sytuacji, gdy uchybienie to nie
było przez stronę zawinione. Przywrócenie terminu może mieć miejsce tylko wtedy, gdy niedochowanie terminu
nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć, nawet przy użyciu największego w danych warunkach
wysiłku. Na stronie, która występuje z wnioskiem o przywrócenie terminu spoczywa obowiązek uprawdopodobnienia
okoliczności wskazujących na brak winy w uchybieniu terminu, o czym stanowi art. 87 § 2 PostAdmU. Zaznaczyć
należy, że kryterium braku winy, jako przesłanki możliwości przywrócenia terminu do dokonania czynności
w postępowaniu sądowym, wiąże się z obowiązkiem dołożenia szczególnej staranności przy dokonywaniu tej
czynności. Strona winna przy tym wykazać, że niezależna od niej przyczyna istniała przez cały czas, aż do
wniesienia wniosku o przywrócenie terminu. Nadto w orzecznictwie sądowoadministracyjnym jednolicie przyjmuje się,
że brak winy w uchybieniu terminu powinien być oceniany z uwzględnieniem wszystkich okoliczności konkretnej
sprawy, w sposób uwzględniający obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej
należycie o własne interesy i przy braniu pod uwagę także uchybień spowodowanych nawet lekkim niedbalstwem. Do
niezawinionych przyczyn uchybienia terminu zalicza się m.in.: stany nadzwyczajne, takie jak problemy
komunikacyjne, klęski żywiołowe (powódź, pożar), nagłą chorobę strony lub jej pełnomocnika, która nie pozwoliła na
wyręczenie się inną osobą (postanowienie NSA z 22.4.2010 r., sygn. akt II OZ 352/10).

Zdaniem NSA należy podzielić stanowisko Sądu I instancji, że Skarżąca Spółka nie uprawdopodobniła wystąpienia
przesłanek pozwalających przyjąć brak winy w uchybieniu terminu do złożenia skargi.
Pojęcie osoby „upoważnionej do odbioru pism”
Doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym regulują przepisy KPA. Za skuteczne należy zatem uznać tylko
doręczenie dokonane zgodnie z tymi przepisami, tj. art. 39 - 49 KPA.
Z akt niniejszej sprawy bezspornie wynika, że przesyłka zawierająca zaskarżone postanowienie została doręczona
pod wskazany przez Spółkę adres do korespondencji, gdzie mieści się jej oddział wpisany do KRS. Z potwierdzenia
odbioru wynika przy tym, iż przesyłka ta została odebrana przez pracownika Spółki, który potwierdził odbiór pieczęcią
Spółki z podpisem i datą odbioru.
W ocenie NSA, brak jest podstaw do uznania, że odbiór tego pisma został dokonany wobec osoby nieumocowanej.
Jak stwierdzono bowiem w wyroku NSA z 9.6.2000 r. (V SA 1953/99,
) pojęcie osoby „upoważnionej do
odbioru pism” jest pojęciem szerszym niż pojęcie „pełnomocnika” czy „reprezentacji”. Reasumując, przez osobę
„uprawnioną” należy rozumieć każdą osobę, która ze względu na wykonywaną funkcję, została
regulaminowo czy tylko zwyczajowo uprawniona przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą
do odbierania korespondencji przychodzącej do siedziby firmy przez tę osobę prowadzonej (wyrok NSA
z 6.5.2010 r. II GSK 594/09,
). Natomiast, skoro ze zwrotnego potwierdzenia odbioru zaskarżonego
postanowienia wynika, że zostało ono odebrane przez osobę uprawnioną, która zaniedbała ustalony przez Skarżącą
Spółkę obowiązek informowania o tym fakcie, to okoliczność tę należy oceniać jedynie w granicach ryzyka podjętego
przez Skarżącą Spółkę w zakresie organizacji obiegu korespondencji i przepływu informacji.
Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania jednostek, o których mowa w art. 67 § 2 PostAdmU, nakłada na
kierujących nimi obowiązek podjęcia takich działań organizacyjnych, ażeby wykluczyć możliwość odbioru
przesyłek przez osoby nieuprawnione (postanowienie NSA z 8.1.2014 r. II GSK 2416/13,
). Zatem
profesjonalny podmiot gospodarczy powinien tak organizować pracę biura, by korespondencja trafiała do
rąk osoby uprawnionej. Ewentualne uchybienia pracownika nie mają zatem po uwzględnieniu powyższych
okoliczności, wpływu na skuteczność doręczenia, a skutki powyższych uchybień obciążają adresata.
W tym stanie rzeczy NSA, na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 1 i 2 PostAdmU, orzekł jak w sentencji - oddalił
zażalenie.

Komentarz
Analizowane rozstrzygnięcie NSA koncentruje się wokół właściwej wykładni pojęcia „osoba upoważniona do odbioru
pism”, a w konsekwencji dotyczy zagadnienia prawidłowego i skutecznego doręczania pism w toku postępowania
sądowoadministracyjnego. NSA stanął na stanowisku, zgodnie z którym zasadnicze znaczenie dowodowe ma
zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki i informacje w nim zawarte, tj. podpis osoby, która odebrała pismo i data
tego odbioru. Jednocześnie NSA podkreślił, że wewnętrzna organizacja obiegu korespondencji w firmie i przepływ
informacji w tym zakresie mieszczą się w zakresie tzw. ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej i jako takie nie
mają wpływu na kwestię skutecznego doręczenia (lub jego braku) korespondencji w postępowaniu
sądowoadministracyjnym, a tym samym nie mogą mieć znaczenia dla ewentualnego przywrócenia terminu do
dokonania czynności (tu: wniesienia skargi do sądu administracyjnego).

postanowienie NSA z 23.6.2020 r. II OZ 387/20

Analizowane rozstrzygnięcie NSA koncentruje się wokół właściwej wykładni pojęcia „osoba upoważniona do odbioru pism”, a w konsekwencji dotyczy zagadnienia prawidłowego i skutecznego doręczania pism w toku postępowania sądowoadministracyjnego. NSA stanął na stanowisku, zgodnie z którym zasadnicze znaczenie dowodowe ma zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki i informacje w nim zawarte, tj. podpis osoby, która odebrała pismo i data tego odbioru. Jednocześnie NSA podkreślił, że wewnętrzna organizacja obiegu korespondencji w firmie i przepływ informacji w tym zakresie mieszczą się w zakresie tzw. ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej i jako takie nie mają wpływu na kwestię skutecznego doręczenia (lub jego braku) korespondencji w postępowaniu sądowoadministracyjnym, a tym samym nie mogą mieć znaczenia dla ewentualnego przywrócenia terminu do dokonania czynności (tu: wniesienia skargi do sądu administracyjnego).