Uzupełnienie braków zażalenia wniesionego w formie elektronicznej

Tematyka: brak podpisu elektronicznego, uzupełnienie braków w podaniu, formularz elektroniczny, postępowanie administracyjne, Wojewódzki Sąd Administracyjny

Brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego,
weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest brakiem formalnym, który może być
usunięty, w trybie art. 64 § 2 KPA, przez przesłanie podania przez wnoszącego i opatrzenie go bezpiecznym
podpisem elektronicznym bądź też wniesienie podania w formie pisemnej opatrzonego podpisem. Takie
stanowisko zaprezentował Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 10.9.2020 r. (III SA/Gd
518/20,
).
Przedmiotem kontroli WSA w Gdańsku w niniejszej sprawie było postanowienie Samorządowego Kolegium
Odwoławczego (dalej: SKO) z 9.3.2020 r., które działając na podstawie art. 134 w zw. z art. 141 § 1, a także art. 144
w zw. z art. 63 § 1 i art. 63 § 3a ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.: Dz.U. z 2020 r.
poz. 256, dalej: KPA) stwierdziło uchybienie przez Skarżącą terminu do wniesienia zażalenia na postanowienie
Starosty z 13.1.2020 r. orzekającego o odmowie wydania zaświadczenia o samodzielności lokalu mieszkalnego.
Skarga do WSA w Gdańsku
W uzasadnieniu skargi Skarżąca zakwestionowała uznanie przez SKO doręczonego pocztą elektroniczną zażalenia
jako załącznika w formie scanu oryginału za nieskuteczne, a także potraktowanie trzy zdaniowej instrukcji dla
pracowników biura podawczego Starostwa za podanie w rozumieniu przepisów KPA i wymaganie opatrzenia jej
podpisem elektronicznym, jak również uznanie oficjalnego adresu e-mail Starostwa za nieskuteczny sposób
komunikowania się z organem. Skarżąca wskazała, że brak podpisu elektronicznego może zostać uzupełniony albo
przez złożenie podpisu na wydruku dokumentu elektronicznego, który wpłynął do organu za pośrednictwem zwykłej
poczty elektronicznej, albo złożenie odpisu dokumentu, podpisanego przez stronę (wyrok WSA w Lublinie
z 15.3.2012 r. III SA/Lu 708/11,
). Z taką sytuacją mamy do czynienia w niniejszym stanie faktycznym z uwagi
na pismo Skarżącej z 5.2.2020 r., którym przesłała własnoręcznie podpisany oryginał znajdującego się w aktach
sprawy scanu zażalenia.
Termin wniesienia zażalenia
Na początku WSA w Gdańsku wskazał, że stosownie do art. 141 § 2 KPA zażalenia wnosi się w terminie siedmiu dni
od dnia doręczenia postanowienia stronie, a gdy postanowienie zostało ogłoszone ustnie - od dnia jego ogłoszenia.
W myśl art. 144 KPA w sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale do zażaleń mają odpowiednie
zastosowanie przepisy dotyczące odwołań. Zgodnie z art. 134 KPA organ odwoławczy stwierdza w drodze
postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania, a postanowienie
w tej sprawie jest ostateczne. Mając powyższe na uwadze zażalenie wniesione przez stronę z uchybieniem terminu
prowadzi do uznania, że czynność jego wniesienia jest bezskuteczna, zaś organ odwoławczy obowiązany jest -
zgodnie z treścią art. 134 w zw. z art. 144 KPA - stwierdzić w drodze postanowienia uchybienie terminu do wniesienia
zażalenia.
Ponadto w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego podkreśla się, że zakres postępowania
wyjaśniającego determinują przepisy stanowiące podstawę rozstrzygnięcia w sprawie (wyrok NSA z 28.7.2016 r.
I OSK 2465/14,
). Mając to na względzie stwierdzić należy, że w przypadku wniesienia do sądu
administracyjnego skargi na postanowienie wydane na podstawie art. 134 KPA, sąd ten bada jedynie, czy organ
wykazał w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu, że zachodziła w sprawie niedopuszczalność odwołania czy
też zażalenia lub czy – jak miało to miejsce w niniejszej prawie - doszło do uchybienia terminu do wniesienia
zażalenia. W ocenie WSA w Gdańsku SKO nie miało podstaw do uznania, że zażalenie na postanowienie Starosty
z 13.1.2020 r. zostało wniesione przez Skarżącą z uchybieniem terminu.
Stan faktyczny sprawy
Na tle stanu faktycznego niniejszej sprawy uznać należało, że niewątpliwie termin do wniesienia zażalenia upływał
dla Skarżącej 22.1.2020 r. W terminie tym Skarżąca za pomocą poczty elektronicznej, tj. w drodze przesłanego
i odebranego przez organ pierwszej instancji e-maila wyraziła wolę zaskarżenia postanowienia Starosty z 13.1.2020
r. W wiadomości e-mailowej przesłanej do organu pierwszej instancji 18.1.2020 r. Skarżąca zwróciła się z prośbą
o wydrukowanie załącznika do tej wiadomości, którym jest zażalenia na ww. postanowienie i zarejestrowanie go
w Biurze Obsługi Klienta. Taka rejestracja wydrukowanej kopii (scanu) zażalenia została przez organ dokonana
20.1.2020 r., a więc w terminie przewidzianym na złożenie przez Skarżącą zażalenia na ww. postanowienie. Z kolei
5.2.2020 r. (tj. w dacie nadania pisma za pośrednictwem urzędu pocztowego) Skarżąca „ponownie” złożyła ww.
zażalenie opatrując je własnoręcznym podpisem.

Zażalenie wniesione drogą elektroniczną
Wobec tak ustalonego stanu faktycznego niniejszej sprawy WSA w Gdańsku zwrócił uwagę na treść art. 63 § 1 KPA,
który stanowi, że podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie,
za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez
elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z 17.2.2005 r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Forma złożenia podania w postaci
elektronicznej jest zatem dopuszczalna. Niewątpliwe art. 63 § 3a KPA wskazuje przy tym – na co słusznie zwracało
uwagę SKO - że podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:
1. być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym
ePUAP, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności
weryfikowanych danych w postaci elektronicznej;
2. zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli
te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru;
3. zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.
Jednakże brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego,
weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest brakiem formalnym, który może być
usunięty w trybie art. 64 § 2 KPA, o ile znany jest adres wnoszącego podanie (wyrok WSA w Poznaniu
z 13.4.2014 r. II SA/Po 739/10,
). Art. 64 § 2 KPA wskazuje bowiem, że jeżeli podanie nie czyni zadość innym
wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu
dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Zgodnie
z poglądem prezentowanym w doktrynie, uzupełnieniu - na podstawie art. 64 § 2 KPA - podlega brak podpisu
pod podaniem, w tym również brak bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą
ważnego kwalifikowanego certyfikatu na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej (H. Knysiak-Molczyk
[red.], Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Wolters Kluwer 2015, Lex/el). Brak na podaniu
wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego
kwalifikowanego certyfikatu można natomiast uzupełnić przez przesłanie podania przez wnoszącego i opatrzenie go
bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź też wniesienie podania w formie pisemnej opatrzonego podpisem
(wyrok WSA w Warszawie z 11.8.2011 r. II SA/Wa 1319/11,
).
W rozpoznawanej sprawie, po otrzymaniu zażalenia w formie elektronicznej oraz zarejestrowaniu go przez organ
pierwszej instancji 20.1.2020 r., nie uczyniono zadość obowiązkowi wskazanemu w art. 64 § 2 KPA i nie wezwano
Skarżącej do uzupełnienia braku formalnego tego zażalenia poprzez jego podpisanie. Ostatecznie Skarżąca
uzupełniła ten brak z własnej inicjatywy poprzez nadesłanie do SKO podpisanego zażalenia, dlatego wzywanie jej
w tym trybie jest w chwili obecnej bezcelowe, gdyż organ aktualnie dysponuje podpisanym zażaleniem, które
powinno zostać rozpoznane.
Z tych względów WSA w Gdańsku uznał, że postanowienie SKO z 9.3.2020 r. wydane zostało z naruszeniem
przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy i - działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c
ustawy z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j.: Dz.U. z 2019 r. poz. 2325) –
orzekł o uchyleniu zaskarżonego rozstrzygnięcia.

Komentarz
W analizowanym wyroku WSA w Gdańsku przypomniał, że wniesienie podania (tu: zażalenia na postanowienie
organu pierwszej instancji) w formie dokumentu elektronicznego jest dopuszczalne z tym jednak zastrzeżeniem, że
zostało ono opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Jednocześnie Sąd ten wskazał, że brak tego elementu formalnego podania należy do kategorii tzw. braków
usuwalnych, a zatem może zostać uzupełniony przez wnoszącego podanie, co w przypadku podania w formie
elektronicznej może nastąpić na dwa sposoby, tj.: przez przesłanie podania i opatrzenie go bezpiecznym podpisem
elektronicznym lub przez wniesienie podania w formie pisemnej opatrzonego podpisem. Dopiero niesunięcie braku
podania polegającego na braku podpisu uniemożliwia wywołanie skutku prawnego wniesionego podania i powoduje
pozostawienie go przez organ bez rozpoznania.
Ponadto wskazać należy, że art. 63 KPA, który wskazuje katalog minimalnych elementów podania ulegnie zmianie
wskutek wejścia w życie ustawy z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j.: Dz.U. z 2020 r. poz. 2320), co
nastąpi z dniem 1.7.2021 r. Zmiana ta stanowi konsekwencję zmian wprowadzonych w art. 14 KPA oraz art. 39–393
KPA, w tym w szczególności generalnej zasady równoważności pism służących załatwianiu spraw bez względu na
to, czy zostały sporządzone i utrwalone w postaci elektronicznej czy na papierze oraz wymagań w zakresie
podpisywania i doręczania takich pism.

wyrok WSA w Gdańsku z 10.9.2020 r. III SA/Gd 518/20

WSA w Gdańsku uznał, że postanowienie SKO z 9.3.2020 r. wydane zostało z naruszeniem przepisów postępowania, co miało istotny wpływ na wynik sprawy i doprowadziło do uchylenia zaskarżonego rozstrzygnięcia. Analizowany wyrok przypomniał o dopuszczalności wniesienia zażalenia w formie elektronicznej, pod warunkiem opatrzenia go odpowiednim podpisem.