Wezwanie do usunięcia braków formalnych pisma - wymogi co do treści
Publikacja omawia problem wezwań do usunięcia braków formalnych pisma na podstawie wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego. Wezwania te powinny być konkretnie sformułowane, wskazując na konkretny brak i termin usunięcia. Analiza sprawy Skarżącej poddaje w wątpliwość skuteczność wezwań SKO, które nie precyzowały wystarczająco, na czym polegały braki formalne.
Tematyka: wezwanie do usunięcia braków formalnych, Naczelny Sąd Administracyjny, wyrok, SKO, NSA, brak formalny, pełnomocnictwo, działanie w imieniu, zarząd nieruchomością wspólną
Publikacja omawia problem wezwań do usunięcia braków formalnych pisma na podstawie wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego. Wezwania te powinny być konkretnie sformułowane, wskazując na konkretny brak i termin usunięcia. Analiza sprawy Skarżącej poddaje w wątpliwość skuteczność wezwań SKO, które nie precyzowały wystarczająco, na czym polegały braki formalne.
Wezwanie wnoszącego podanie do usunięcia jego braków formalnych w wyznaczonym terminie powinno - zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego wyrażonym w wyroku z 11.2.2020 r., II OSK 1637/19, - zawierać określenie na czym przedmiotowy brak polega. Takie wezwanie nie powinno być sformułowane w sposób ogólny, enigmatyczny, niewskazujący nieprawidłowości, która ma zostać usunięta przez jego adresata. Przebieg postępowania Samorządowe Kolegium Odwoławcze w piśmie z sierpnia 2017 r. wezwało Wspólnotę Mieszkaniową „C.” z siedzibą w W. (dalej: Skarżąca) do usunięcia braków wniosku z października 2016 r. o wstrzymanie wykonania decyzji poprzez złożenie prawidłowego pełnomocnictwa upoważniającego do działania w imieniu Skarżącej w terminie 7 dni. Skarżąca poprzez swojego pełnomocnika zwróciła się do organu o wskazanie, na czym polega nieprawidłowość pełnomocnictwa załączonego do wniosku i wyjaśniła, że pełnomocnictwo to zostało podpisane przez właściwie umocowaną osobę. Następnie SKO w piśmie ze stycznia 2018 r. poinformowało Skarżącą o pozostawieniu jej wniosku, na podstawie art. 64 § 2 ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256, dalej: KPA), bez rozpoznania. SKO wskazało przy tym, że złożone do akt sprawy pełnomocnictwo zostało podpisane przez osobę niewłaściwie umocowaną do reprezentacji Skarżącej, a ciąg pełnomocnictw je poprzedzających nie wskazuje na to, że zostało ono udzielone przez Skarżącą w sposób zgodny z przepisami. Z tym stanowiskiem nie zgodziła się Skarżąca, która wezwała organ do usunięcia naruszenia prawa, a następnie wywiodła skargę do sądu administracyjnego i zarzuciła SKO nieuzasadnione pozostawienie bez rozpoznania wniosków Skarżącej pomimo upływu przeszło roku od ich wniesienia. W uzasadnieniu wskazano, że - wbrew twierdzeniom organu - do wniosku zostało załączone pełnomocnictwo udzielone 6.9.2016 r. przez Skarżącą, w poświadczonym za zgodność z oryginałem odpisie, podpisane przez osobę należycie umocowaną do jej reprezentacji. Wyrok WSA w Warszawie Wyrokiem z 16.11.2018 r., IV SAB/Wa 198/18, , Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie oddalił skargę Skarżącej na bezczynność SKO w przedmiocie rozpoznania wniosku o wstrzymanie wykonania decyzji. W uzasadnieniu wyroku Sąd stwierdził, że w rozpoznawanej sprawie, wbrew twierdzeniom Skarżącej, organ zasadnie pozostawił jej wnioski bez rozpoznania z uwagi na brak wykazania (pomimo wezwania) właściwego umocowania do udzielenia pełnomocnictwa do jej reprezentowania. Od powyższego wyroku skargę kasacyjną wniosła Skarżąca. Z uzasadnienia NSA W ocenie NSA za zasadny należy uznać zarzut naruszenia art. 64 § 2 KPA, zgodnie z którym jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Wezwanie do usunięcia braku powinno zawierać określenie na czym polega brak. Tymczasem z wezwania do usunięcia naruszenia prawa wystosowanego przez SKO nie można ustalić na czym polega brak, który należałoby uzupełnić. Z wezwania tego wynika, że należy usunąć brak pisma poprzez złożenie prawidłowego pełnomocnictwa upoważniającego do działania w imieniu Skarżącej. W ocenie NSA wezwanie sformułowane zostało bardzo ogólnie i nie wiadomo z niego na czym polega nieprawidłowość pełnomocnictwa, która powinna być usunięta przez adresata wezwania. Dopiero w piśmie informującym pełnomocnika Skarżącej o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania SKO wskazało na czym polegać miała nieprawidłowość udzielonego przez Skarżącą pełnomocnictwa. Zdaniem SKO pełnomocnictwo nie spełniało wymogów wynikających z art. 33 KPA, stosownie do którego pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnej. W ocenie SKO z treści kopii aktu notarialnego z maja 2014 r. wynika, że zarząd nieruchomością wspólną został powierzony P. sp. z o.o. z siedzibą w W., sprawuje go więc osoba prawna, która działając w imieniu Skarżącej udzieliła dalszego pełnomocnictwa adwokatowi R. D. Zdaniem NSA stanowisko SKO uznać należy za niezasadne. SKO bezpodstawnie utożsamiło instytucję „pełnomocnika”, o której mowa w art. 33 § 1 KPA z instytucją „organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu nie posiadającego osobowości prawnej”, którym to podmiotem w niniejszej sprawie jest Wspólnota Mieszkaniowa. Organem uprawnionym do reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej jest zarząd. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z 24.6.1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz.1910) właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. W niniejszej sprawie Skarżąca powierzyła zarząd nieruchomością wspólną osobie prawnej. W imieniu osoby prawnej działania podejmuje zarząd tej osoby. Zarząd Wspólnoty powierzony został P. sp. z o.o. z siedzibą w W. Do występowania w imieniu Spółki upoważniony jest jej zarząd. Prezesem zarządu tej Spółki była B. G., która udzieliła pełnomocnictwa do działania w imieniu Skarżącej adwokatowi R. D. Ponownie podkreślić należy, że P. sp. z o.o. z siedzibą w W. nie działała jako pełnomocnik Skarżącej, który udzielił dalszego pełnomocnictwa R. D., tylko jako podmiot (organ) zarządzający Wspólnotą Mieszkaniową (Skarżącą), który udzielił pełnomocnictwa do działania w jej imieniu. Skarżąca udzieliła pełnomocnictwa do działania w jej imieniu osobie fizycznej, to jest adwokatowi R. D. Tym samym wymóg wynikający z art. 33 § 1 KPA został zachowany. Mając powyższe na uwadze, za niezasadne uznać należy zaakceptowanie przez Sąd I instancji stanowiska SKO, że zaistniały podstawy do pozostawienia bez rozpoznania wniosku Skarżącej z uwagi na brak wykazania, pomimo wezwania, właściwego umocowania Spółki do udzielenia pełnomocnictwa jako zarządcy do reprezentowania Skarżącej. Zdaniem NSA nie można też zgodzić się ze stanowiskiem Sądu I instancji, że Skarżąca reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika powinna mieć świadomość jakie dokumenty należy dołączyć do pełnomocnictwa aby zostało ono ustanowione oraz że pobieżna analiza akt pozwalała na ustalenie o jaki brak chodzi. Ponownie stwierdzić należy, że wezwanie do usunięcia braków formalnych pisma zostało sformułowane enigmatycznie, bez wskazania na czym brak polega. Analiza akt sprawy pozwala z kolei na stwierdzenie, że żadnego braku formalnego pisma nie było. Rozstrzygnięcie NSA Mając na uwadze powyższe NSA uznał, że zarzut naruszenia art. 64 § 2 KPA w zw. z art. 33 § 1 KPA sam w sobie był wystarczający do uwzględnienia skargi kasacyjnej i uchylenia zaskarżonego wyroku WSA w Warszawie. W tej sytuacji dokonywanie oceny zasadności pozostałych podniesionych w skardze kasacyjnej zarzutów stało się zbędne. W ocenie NSA istota sprawy została dostatecznie wyjaśniona co pozwalało rozpoznać skargę, która zasługiwała na uwzględnienie. Jak zostało już wcześniej wskazane pozostawienie bez rozpoznania wniosku Skarżącej było bezzasadne albowiem pełnomocnictwo do działania w imieniu Skarżącej zostało udzielone prawidłowo. SKO powinno rozpoznać wniosek Skarżącej. Co do zasady powinno nastąpić to w ciągu jednego miesiąca od otrzymania przez SKO odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy. Jednocześnie jednak, zdaniem NSA, nie można wykluczyć, że z uwagi na skomplikowany charakter sprawy termin ten zgodnie z art. 35 § 3 KPA będzie musiał być przez organ administracji przedłużony. W ocenie NSA, analiza akt sprawy nie daje podstaw do przyjęcia, że bezczynność organu administracji miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Nierozpoznanie wniosku Skarżącej nie nastąpiło bowiem na skutek niepodejmowania przez organ administracji czynności bez jakiegokolwiek racjonalnego powodu, tylko było wynikiem błędnego przyjęcia, że przedłożone przez Skarżącą pełnomocnictwo nie spełnia wymogów wynikających z art. 35 § 1 KPA. Z przytoczonych wyżej względów NSA uchylił zaskarżony wyrok i zobowiązał SKO do rozpoznaniu wniosku Skarżącej. Komentarz Instytucja wezwania do uzupełnienia braków formalnych pisma, która była przedmiotem analizy NSA na gruncie omawianego wyroku, została uregulowana w art. 64 § 2 KPA. NSA skoncentrował się na obligatoryjnej treści takiego wezwania organu kierowanego do wnoszącego podanie i wskazał, że powinno ono jednoznacznie wskazywać brak formalny podlegający uzupełnieniu. Zdaniem NSA przedmiotowe wezwanie powinno zostać sformułowane wystarczająco jednoznacznie, precyzyjnie i konkretnie, tak aby wprost wynikało z niego na czym brak formalny polega. To z wezwania organu wnoszący podanie powinien bowiem dowiedzieć się, co ma zrobić aby uczynić zadość żądaniu organu. Taki pogląd jest prezentowany w orzecznictwie administracyjnym. Zgodnie z poglądem WSA w Szczecinie (wyrok z 22.4.2020 r., I SAB/Sz 10/20, ) treść wezwania do usunięcia braków formalnych podania powinna być precyzyjna i w razie potrzeby zawierać także wyjaśnienia i informacje, które zwłaszcza podmiotom niemającym wykształcenia prawniczego lub niekorzystającym w postępowaniu z usług fachowego pełnomocnika, pozwolą na prawidłowe wykonanie wezwania. Sąd ten wskazał, że nieprecyzyjne, niepełne, błędne sformułowanie wezwania do usunięcia braków formalnych podania może doprowadzić do uznania za przedwczesne pozostawienie podania bez rozpatrzenia. Taka sytuacja zaistniała na gruncie analizowanej sprawy. Wyrok NSA z 11.2.2020 r., II OSK 1637/19,
NSA uchylił wyrok WSA w Warszawie, stwierdzając, że wezwanie do usunięcia braków formalnych pisma powinno być jednoznaczne i precyzyjne. Brak precyzji w wezwaniach może prowadzić do przedwczesnego pozostawienia podania bez rozpatrzenia, jak w przypadku analizowanej sprawy.