Skutki zgubienia przez organ korespondencji strony

Konieczność przeprowadzenia dodatkowego postępowania w celu uzupełnienia dowodów i materiałów w sprawie związanej ze zgubieniem przez organ korespondencji stanowi istotny problem proceduralny. W niniejszym artykule omówione są skutki niewłaściwego działania organu, konieczność przywrócenia terminu do wniesienia odwołania oraz obowiązki organu odwoławczego w przypadku uchybienia terminu. Analizowany stan faktyczny wykazał istotne naruszenia przepisów postępowania, co skutkowało uchyleniem zaskarżonego postanowienia przez WSA w Poznaniu.

Tematyka: zagubienie korespondencji, termin do wniesienia odwołania, uchybienie terminu, dodatkowe postępowanie, naruszenia przepisów postępowania, WSA Poznań

Konieczność przeprowadzenia dodatkowego postępowania w celu uzupełnienia dowodów i materiałów
w sprawie zgodnie z art. 136 § 1 KPA, a w przypadku ustalenia zagubienia przez organ korespondencji
zawierającej odwołanie od decyzji - przywrócenie stronie (na jej stosowny wniosek) terminu do wniesienia
odwołania od tej decyzji, to - w ocenie WSA w Poznaniu - skutki niewłaściwego działania organu
polegającego na zagubieniu przedmiotowej korespondencji.
Stan prawny
WSA w Poznaniu odnosząc się do mających zastosowanie w sprawie przepisów wskazał, że zgodnie z art. 134
ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256, dalej: KPA) organ
odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia
odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne. Stosownie zaś do art. 57 § 5 KPA termin uważa się za
zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:
1. wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe
poświadczenie odbioru;
2. nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. Prawo
pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041) albo placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi
powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwie
członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stronie umowy o Europejskim Obszarze
Gospodarczym;
3. złożone w polskim urzędzie konsularnym;
4. złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej;
5. złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku;
6. złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego. W myśl art. 58 § 1 KPA w razie
uchybienia terminu, należy przywrócić termin na prośbę zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że
uchybienie nastąpiło bez jego winy.
Postanowienie o uchybieniu terminu do wniesienia odwołania
Następnie WSA w Poznaniu wskazał, że w orzecznictwie sądowym utrwalił się pogląd, zgodnie z którym uchybienie
terminu jest okolicznością obiektywną i w razie jej stwierdzenia organ odwoławczy nie ma innej możliwości
niż wydanie postanowienia o uchybieniu terminu przewidzianego w art. 134 KPA, co wynika wprost z treści
przepisu. W związku z tym, stwierdzenie uchybienia terminu do wniesienia odwołania nie zależy od uznania organu
odwoławczego, lecz wynika z bezwzględnie obowiązującej normy prawnej. Przekroczenie terminu ustawowego
nawet o jeden dzień obliguje do uznania, że dokonana przez skarżących czynność jest bezskuteczna, a organ ma
obowiązek - stosownie do art. 134 KPA - wydać postanowienie stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia
odwołania.
Ponadto WSA w Poznaniu podkreślił, że w takiej sytuacji (w razie stwierdzenia uchybienia terminu do złożenia
odwołania) organ odwoławczy nie może przystąpić do jego merytorycznego rozpoznania, a ma obowiązek
zastosować się do dyspozycji art. 134 KPA.
Stan faktyczny
Z akt sprawy wynika, że decyzja organu pierwszej instancji wraz z pouczeniem o możliwości złożenia odwołania
w terminie czternastu dni od dnia otrzymania przedmiotowej decyzji została doręczona Skarżącemu na adres: (....)
(...) stycznia 2020 r. i wynika to ze zwrotnego potwierdzenia odbioru. Termin do wniesienia odwołania upłynął (...)
stycznia 2020 r. Odwołanie zostało wniesione bezpośrednio do urzędu (...) stycznia 2020 r., czyli z uchybieniem
terminu do jego wniesienia określonego w art. 129 § 2 KPA. Zgodnie bowiem z art. 129 § 2 KPA odwołanie wnosi się
w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej
ogłoszenia stronie.
Niemniej wraz ze skargą pełnomocnik Skarżącego wskazał, że odwołanie zostało wniesione przez niego (...) stycznia
2020 r. za pośrednictwem Poczty Polskiej. W załączniku do skargi przesłał potwierdzenie nadania tej przesyłki z (...)
stycznia 2020 r.

W tych okolicznościach faktycznych sprawy WSA w Poznaniu wskazał, że jeśli Skarżący osobiście wniósł
odwołanie po terminie, to nie ma to wpływu na uchybienie terminu jeżeli pełnomocnik Skarżącego wniósł
odwołanie w terminie za pośrednictwem poczty.
Stan faktyczny w niniejszej sprawie wymaga szczegółowego wyjaśnienia, ponieważ organ pierwszej instancji wskazał
w trakcie postępowania administracyjnego, że odwołanie zostało złożone osobiście. Do akt sprawy nie dołączono
koperty, w której rzekomo pełnomocnik Skarżącego wysłał odwołanie. Samorządowe Kolegium Odwoławcze
zwracało się dwukrotnie do organu pierwszej instancji o przesłanie takiej koperty, na co organ ten wskazał, że
odwołanie wniesiono osobiście w urzędzie.
Biorąc pod uwagę zawartość akt sprawy należy wskazać, że stan faktyczny sprawy nie został dostatecznie
wyjaśniony, czym organ naruszył art. 7 KPA.
Pełnomocnik Skarżącego przedstawił potwierdzenie nadania pisma, które zostało skierowane do Wójta Gminy G.
Wynika z niego, że (...) stycznia 2020 r. wysłał za pośrednictwem Poczty Polskiej do organu pierwszej instancji
korespondencję. Twierdzi, że znajdowały się tam m.in. odwołania w niniejszej sprawie. Organ nie odniósł się do tej
kwestii ani w odpowiedzi na skargę, ani na etapie postępowania sądowoadministracyjnego po przesłaniu pism
procesowych Skarżącego i to pomimo tego, że znał treść zarzutu skargi i otrzymał załączniki do niej.
Dodatkowe postępowanie uzupełniające
Mając powyższe na uwadze WSA w Poznaniu wezwał Wójta Gminy G. (organ pierwszej instancji) do niezwłocznego
przekazania koperty korespondencji kierowanej przez Kancelarię Adwokacką A. G. do Wójta Gminy G., wysłanej (...)
stycznia 2020 r. o numerze przesyłki (...), odebranej przez organ (...) stycznia 2020 r. wraz ze wskazaniem
zawartości koperty. Organ pierwszej instancji nie odniósł się do istoty tego wezwania, wskazując jedynie, że
przekazał organowi odwoławczemu całość akt sprawy.
W związku z powyższym WSA w Poznaniu uznał, że w rozpatrywanej sprawie doszło do naruszenia przepisów
postępowania, tj. art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 KPA, które mogło mieć istotny wpływ na wynik postępowania. Dlatego
WSA w Poznaniu postanowił uchylić zaskarżone postanowienie organu drugiej instancji i zobowiązać go do pełnego
wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, poprzez ustalenie, gdzie znajduje się przedmiotowa korespondencja wysłana
przez Kancelarię Adwokacką A. G. do Wójta Gminy G. i co ona zawiera. Bezsporne jest, że taka korespondencja
powinna istnieć i jest to kluczowe dla oceny w niniejszej sprawie terminowości wniesienia odwołania przez
Skarżącego. Z uwagi na to, że organ odwoławczy podjął już nieskuteczną próbę wyjaśnienia kwestii przedmiotowej
przesyłki, w ocenie WSA w Poznaniu organ drugiej instancji powinien zlecić organowi pierwszej instancji
przeprowadzenie dodatkowego postępowania w celu uzupełnienia dowodów i materiałów w sprawie zgodnie z art.
136 § 1 KPA. WSA w Poznaniu podkreśla, że istnienie ww. przesyłki zostało udowodnione przez Skarżącego,
natomiast brak jest ze strony organu pierwszej instancji jakiegokolwiek racjonalnego wyjaśnienia tej kwestii
i niezrozumiałe jest konsekwentne ignorowanie przez organ faktu jej istnienia.
W sytuacji ustalenia, że korespondencja została zagubiona przez organ pierwszej instancji lub w sytuacji braku
wyjaśnienia przedmiotowej kwestii, organ odwoławczy poinformuje pełnomocnika Skarżącego o tym fakcie i zaleci
mu złożenie w związku z tym wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania, a następnie przywróci termin
na podstawie art. 58 § 1 KPA. Dniem ustania przyczyny uchybienia terminu, o którym mowa w art. 58 § 2 KPA,
będzie dzień doręczenia pełnomocnikowi Skarżącego ww. pisma informującego go o stanie wyjaśnienia sprawy.
Rozstrzygnięcie WSA w Poznaniu
W związku z powyższym WSA w Poznaniu postanowił uchylić zaskarżone postanowienie na podstawie art. 145 § 1
pkt 1 lit. c ustawy z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz.
2325).

Komentarz
Analizowany stan faktyczny doprowadził WSA w Poznaniu do wniosku, iż w rozpatrywanej sprawie, na etapie
postępowania administracyjnego przed organem pierwszej instancji, doszło prawdopodobnie do zagubienia
korespondencji kierowanej przez pełnomocnika Skarżącego do organu, a zawierającej odwołanie od decyzji wydanej
przez ten organ. Odwołanie jest kluczowym pismem w sprawie, a jednoznaczne ustalenie terminu jego wniesienia ma
zasadnicze znaczenie dla jego rozpatrzenia. Zdaniem WSA w Poznaniu, w takiej sytuacji zasadne jest - po
przeprowadzeniu dodatkowego postępowania w celu uzupełnienia dowodów i materiałów w sprawie zgodnie z art.
136 § 1 KPA - przywrócenie Skarżącemu (na jego stosowny wniosek) terminu do wniesienia odwołania. Rozwiązanie
to pozwoli Skarżącemu zachować i skorzystać z przysługujących mu uprawnień procesowych, a jednocześnie
uwzględnia pogląd o braku możliwości ponoszenia przez stronę postępowania administracyjnego negatywnych
konsekwencji niewłaściwego działania organów administracji publicznej.

Wyrok WSA w Poznaniu z 24.2.2021 r., IV SA/Po 1810/20,

WSA w Poznaniu postanowił uchylić zaskarżone postanowienie organu drugiej instancji z uwagi na istotne naruszenia przepisów postępowania. Konieczność przeprowadzenia dodatkowego postępowania w sprawie zgubienia korespondencji ma kluczowe znaczenie dla zachowania praw procesowych Skarżącego. Decyzja ta pozwoli na pełne wyjaśnienie stanu faktycznego i zapewnienie Skarżącemu możliwości skorzystania z przysługujących mu uprawnień.