Skutki wniesienia odwołania „zwykłym” e-mailem

Brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest brakiem formalnym, który może być usunięty w trybie art. 64 § 2 KPA. W niniejszym przypadku SKO uznało, że odwołanie wniesione zwykłym mailem nie spełnia wymogów formalnych, co skutkowało koniecznością jego uzupełnienia. Omawiane orzeczenie wskazuje na znaczenie terminu wysłania maila dla zachowania terminu do wniesienia odwołania.

Tematyka: odwołanie, mail, formularz elektroniczny, podpis elektroniczny, termin, uchybienie terminu, postępowanie administracyjne, brak formalny, uzupełnienie braku, tryb art. 64 § 2 KPA, WSA Gdańsk

Brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest brakiem formalnym, który może być usunięty w trybie art. 64 § 2 KPA. W niniejszym przypadku SKO uznało, że odwołanie wniesione zwykłym mailem nie spełnia wymogów formalnych, co skutkowało koniecznością jego uzupełnienia. Omawiane orzeczenie wskazuje na znaczenie terminu wysłania maila dla zachowania terminu do wniesienia odwołania.

Brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego,
weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest brakiem formalnym, który może być
usunięty w trybie art. 64 § 2 KPA, o ile znany jest adres wnoszącego podanie.
Stan faktyczny
WSA w Gdańsku o rozpoznaniu w trybie uproszczonym sprawy ze skargi na postanowienie SKO w przedmiocie
uchybienia terminu do złożenia odwołania uchylił zaskarżone postanowienie.
Zaskarżonym postanowieniem SKO stwierdziło uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Burmistrza
Miasta R. w przedmiocie świadczenia wychowawczego.
Z akt sprawy wynikają następujące okoliczności faktyczne i prawne:
Decyzją z 14.5.2020 r. Burmistrz Miasta R. orzekł o uchyleniu prawa do świadczenia wychowawczego.
Przedmiotowa decyzja - jak wynika ze zwrotnego potwierdzenia odbioru - została doręczona skarżącej 28.5.2020 r.
Skarżąca wniosła za pośrednictwem MOPS odwołanie do SKO. Odwołanie datowane na dzień 2.7.2020 r., zostało
wniesione za pośrednictwem poczty i wpłynęło do organu I instancji w 6.7.2020 r.
SKO stwierdziło uchybienie terminu do wniesienia odwołania.
W uzasadnieniu postanowienia organ odwoławczy wskazał, że zgodnie z art. 129 § 2 KPA odwołanie wnosi się
w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, o czym strona została prawidłowo pouczona w treści
zaskarżonej decyzji. Termin do wniesienia odwołania upłynął 12.6.2020 r. Strona wniosła zaś odwołanie dopiero
3.7.2020 r. (dowód: data stempla pocztowego nadania przesyłki w polskiej placówce pocztowej), a więc po upływie
ustawowego terminu.
Mając powyższe na uwadze organ stwierdził, że odwołanie zostało wniesione z uchybieniem terminu do wniesienia
środka odwoławczego. Termin do jego wniesienia jest terminem ustawowym, ma charakter zawity i ze swej istoty nie
może być przedłużony. Nawet zatem nieznaczne uchybienie ustawowego terminu do wniesienia odwołania, stanowi
jego uchybienie i skutkuje bezwzględnym obowiązkiem stwierdzenia przez organ odwoławczy uchybienia terminu, na
mocy bezwzględnie obowiązującej normy prawnej.
Skarga
Skarżąca zaskarżyła opisane postanowienie SKO, wnosząc o przywrócenie terminu ustawowego i pozytywne
rozstrzygnięcie odwołania.
Skarżąca podniosła, że odwołanie wysłała pocztą mailową, ale nie zostało ono w tej formie uznane, wobec czego
kolejne odwołanie wniosła za pośrednictwem poczty.
Kontrola dokonana przez WSA
Przedmiotem kontroli Sądu było postanowienie SKO, które - działając na podstawie art. 134 w zw. z art. 129 § 2 KPA
- stwierdziło uchybienie przez skarżącą terminu do wniesienia odwołania od decyzji Burmistrza Miasta R.
Zgodnie z art. 129 § 2 KPA odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja
została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia stronie. Z kolei stosownie do art. 134 KPA organ odwoławczy
stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania,
a postanowienie w tej sprawie jest ostateczne.
Mając powyższe na uwadze odwołanie wniesione przez stronę postępowania z uchybieniem powyższego terminu
prowadzi do uznania, że czynność jego wniesienia jest bezskuteczna, zaś organ odwoławczy obowiązany jest
w takim przypadku - zgodnie z treścią art. 134 KPA - stwierdzić w drodze postanowienia uchybienie terminu do
wniesienia zażalenia
W orzecznictwie NSA podkreśla się, że zakres postępowania wyjaśniającego determinują przepisy stanowiące
podstawę rozstrzygnięcia w sprawie.





Mając to na uwadze stwierdzić należy, że w przypadku wniesienia do sądu administracyjnego skargi na
postanowienie wydane na podstawie art. 134 KPA, sąd ten bada jedynie, czy organ wykazał w prawidłowo
przeprowadzonym postępowaniu, że zachodziła w sprawie niedopuszczalność odwołania czy też – jak miało to
miejsce w niniejszej prawie - doszło do uchybienia terminu do jego wniesienia.
W ocenie Sądu Kolegium nie miało podstaw do uznania, iż odwołanie od decyzji Burmistrza Miasta R. orzekającej
w przedmiocie świadczenia wychowawczego zostało przez skarżącą wniesione z uchybieniem terminu.
Z akt sprawy wynika, że niewątpliwie – wobec niekwestionowanego faktu doręczenia skarżącej decyzji 28.5.2020 r.
termin do wniesienia od niej odwołania upływał z dniem 13.6.2020 r. Jak wynika jednak ze znajdującego się w aktach
organu I instancji pisma SKO, skarżąca złożyła do organu I instancji odwołanie od decyzji Burmistrza Miasta R.
poprzez pocztę elektroniczną (w formie zwykłego e-maila z 4.6.2020 r.), które następnie wraz z aktami sprawy
zostało przekazane do Kolegium, jednakże Kolegium nie uznało tak złożonego odwołania za podanie w rozumieniu
KPA i zwróciło przekazane akta sprawy do organu I instancji z wyjaśnieniem, że brak jest w tej sytuacji podstaw do
prowadzenia postępowania przez organ odwoławczy i wydania rozstrzygnięcia w sprawie.
Mając na uwadze opisany stan rzeczy zwrócić należy uwagę na przepis art. 63 § 1 KPA, który stanowi, że podania
(żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub
ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę
podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne.
Forma złożenia podania w postaci elektronicznej jest zatem dopuszczalna. Niewątpliwe art. 63 § 3a KPA wskazuje
przy tym, że podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:
1.   być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z 17.2.2005 r.
     o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (w dniu sporządzanego przez Kolegium
     ww. pisma przepis ten nosił brzmienie: „być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem
     zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia
     pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej”);
2.   zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli
     te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru;
3.   zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.
Brak formalny
Brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za
pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest brakiem formalnym, który może być usunięty w trybie art. 64 § 2
KPA, o ile znany jest adres wnoszącego podanie (por. wyroki WSA: w Poznaniu z 13.4.2014 r., II SA/Po 739/10,
, w Gliwicach z 15.7.2010 r., IV SA/Gl 890/09, 
; w Łodzi z 13.5.2015 r., II SA/Łd 35/15, 
).
Art. 64 § 2 KPA wskazuje bowiem, że jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach
prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych
braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Na podstawie art. 64 § 2 KPA uzupełnieniu podlega brak
podpisu pod podaniem, w tym również brak bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą
ważnego kwalifikowanego certyfikatu na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej.
Brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za
pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu można natomiast uzupełnić przez przesłanie podania przez
wnoszącego i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź też wniesienie podania w formie pisemnej
opatrzonego podpisem (zob. wyrok WSA w Warszawie z 11.8.2011 r., II SA/Wa 1319/11, 
).
W rozpoznawanej sprawie, po otrzymaniu „po raz pierwszy” przez Kolegium, przesłanego wraz z aktami sprawy
odwołania strony, które zostało wniesione poprzez pocztę elektroniczną w formie zwykłego e-maila z 4.6.2020 r.,
organ odwoławczy nie uczynił zadość obowiązkowi wskazanemu w art. 64 § 2 KPA i nie wezwał skarżącej do
uzupełnienia braku formalnego tego odwołania poprzez jego podpisanie, co niewątpliwie stanowiło naruszenie
wskazanego przepisu postępowania. Ostatecznie – jak należy przyjąć - skarżąca uzupełniła ten brak z własnej
inicjatywy poprzez nadesłanie do Kolegium podpisanego odwołania, dlatego wzywanie jej w tym trybie do
uzupełnienia braku formalnego wniesionego w niniejszej sprawie odwołania jest w chwili obecnej bezcelowe. Organ
odwoławczy aktualnie dysponuje podpisanym odwołaniem, które powinno zostać rozpoznane.

Komentarz
Omawiane orzeczenie wprost wskazuje, że wniesienie odwołania zwykłym mailem jest dotknięte brakiem formalnym.
Brak ten jest jednakże usuwalny, co powoduje, że organ nie jest władny uznać od razu, że odwołanie nie zostało




skutecznie wniesione. Data wysłania maila może zatem decydować o zachowaniu terminu do wniesienia odwołania.
W sprawie Sąd nie wskazał na kwestię wydruku maila przez organ – zatem samo wpłynięcie maila na skrzynkę
odbiorczą decydowała o dacie złożenia odwołania do organu.
Orzeczenie z pewnością będzie miało znaczenie dla spraw z ostatniego roku i trwającej pandemii koronawirusa –
w czasie tym wielokrotnie szereg wymogów formalnych pism procesowych nie było zachowanych przez strony.

Wyrok WSA w Gdańsku z 15.4.2021 r., III SA/Gd 933/20, 








Orzeczenie WSA w Gdańsku dotyczące wniesienia odwołania zwykłym mailem pokazuje, że brak bezpiecznego podpisu elektronicznego jest usuwalnym brakiem formalnym. Data wysłania maila może decydować o zachowaniu terminu do odwołania. Orzeczenie to może mieć istotne znaczenie zwłaszcza w kontekście ostatniego roku oraz trwającej pandemii koronawirusa, gdy wymogi formalne były często naruszane.