Brak weryfikacji uprawnień osoby odbierającej korespondencję firmy

Organ doręczający przesyłkę z korespondencją nie musi znać zakresu obowiązków i uprawnień osób znajdujących się w firmie, do której ta przesyłka jest adresowana. NSA stwierdził, że doręczający nie ma obowiązku sprawdzania czy osoba odbierająca przesyłkę posiada formalne uprawnienia. Sprawa dotyczyła odmowy wydania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach oraz kwestii uprawnienia osoby odbierającej przesyłkę.

Tematyka: NSA, organ doręczający, uprawnienia osoby odbierającej, doręczenie korespondencji, formalne uprawnienia, skuteczność doręczenia, orzecznictwo NSA

Organ doręczający przesyłkę z korespondencją nie musi znać zakresu obowiązków i uprawnień osób znajdujących się w firmie, do której ta przesyłka jest adresowana. NSA stwierdził, że doręczający nie ma obowiązku sprawdzania czy osoba odbierająca przesyłkę posiada formalne uprawnienia. Sprawa dotyczyła odmowy wydania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach oraz kwestii uprawnienia osoby odbierającej przesyłkę.

 

Organ doręczający przesyłkę z korespondencją nie musi znać zakresu obowiązków i uprawnień osób
znajdujących się w firmie, do której ta przesyłka jest adresowana, nie ma też obowiązku sprawdzania „za
każdym razem” ani prowadzenia czynności wyjaśniających w celu ustalenia, czy osoba kwitująca odbiór tej
przesyłki posiada formalne uprawnienie do odbioru pism - stwierdził NSA.
Stan faktyczny rozpatrywanej sprawy
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu postanowieniem z 31.12.2020 r., II SA/Wr 510/20, 
 po
rozpoznaniu skargi na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego z maja 2020 r. w przedmiocie odmowy
wydania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, odrzucił skargę. Jak wskazał Sąd pierwszej instancji K. S. i T.
S. (dalej: Skarżący), działający w ramach spółki cywilnej, wnieśli skargę na ww. decyzję SKO.
Postanowieniem z 2.9.2020 r. II SA/Wr 362/20, 
 WSA we Wrocławiu odrzucił skargę jako wniesioną po
terminie wyjaśniając, że kwestionowana skargą decyzja została doręczona Skarżącym 25.5.2020 r., co potwierdza
data wskazana na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. Trzydziestodniowy termin do wniesienia skargi upłynął więc
24.6.2020 r. Tymczasem skargę nadano w placówce operatora wyznaczonego 25.6.2020 r., a więc po upływie
ustawowego terminu.
Skarżący wnieśli zażalenie na powyższe postanowienie podnosząc, że osoba, która odebrała przesyłkę nie była
upoważniona do odbioru przesyłek w imieniu spółki. Był to bowiem pracownik innej firmy, który przekazał przesyłkę
Skarżącym dopiero 26.5.2020 r. Tym samym – zdaniem Skarżących - za dzień doręczenia przesyłki należy przyjąć
właśnie ten dzień.
Ponowne rozpatrzenie sprawy
Naczelny Sąd Administracyjny postanowieniem z 27.10.2020 r., II OZ 912/20, po rozpatrzeniu zażalenia Skarżących,
uchylił postanowienie odrzucające skargę i przekazał sprawę Sądowi pierwszej instancji do ponownego rozpoznania.
NSA wskazał na przedwczesność odrzucenia skargi z uwagi na fakt, że zwrotne potwierdzenie odbioru nie
wskazywało jednoznacznie, kto dokładnie odebrał przesyłkę i czy była to osoba upoważniona.
Rozpoznając sprawę ponownie Sąd pierwszej instancji wezwał organ administracji do wystąpienia z reklamacją
usługi doręczenia zaskarżonej decyzji przez operatora pocztowego, celem ustalenia osoby, której przesyłka została
doręczona i trybu, w jakim dokonano doręczenia. Przeprowadzone postępowanie reklamacyjne wykazało, że
przedmiotowa korespondencja została odebrana przez E. U., jako osobę uprawnioną do jej odbioru. Nadto WSA we
Wrocławiu wskazał, że jakkolwiek analiza akt administracyjnych wskazuje, że w imieniu Skarżących przesyłki
odbierały różne osoby, to wśród nich była też m.in. E. U. Wobec powyższego WSA we Wrocławiu nie znalazł
podstaw do uznania, że doręczenie jest nieprawidłowe, ani tym bardziej, że jest nieskuteczne. W ocenie Sądu
pierwszej instancji doręczenie było skuteczne, co potwierdza fakt wniesienia przez Skarżących skargi na doręczoną
im decyzję. W odniesieniu zaś do kwestionowanego przez Skarżących upoważnienia osoby, która odebrała przesyłkę
w siedzibie Skarżących, to Sąd pierwszej instancji uznał, że doręczający nie musi znać zakresu obowiązków
i uprawnień osób znajdujących się w firmie, do której przesyłka jest adresowana, skoro zobowiązują się one
do jej odbioru i przekazania adresatowi, składając własnoręczny podpis. Ponadto WSA we Wrocławiu wskazał,
że w orzecznictwie utrwalony jest pogląd, iż organ doręczający nie ma obowiązku sprawdzania, czy kwitujący odbiór
przesyłki pracownik posiada formalne uprawnienia do odbioru pism (orzeczenie NSA z 9.9.2015 r., II GSK 1684/14,
).
Zażalenie do NSA
Zażalenie na powyższe postanowienie wnieśli Skarżący, działający w ramach spółki cywilnej. Zaskarżając
postanowienie Sądu pierwszej instancji w całości zarzucili naruszenie art. 58 § 1 pkt 2 ustawy z 30.8.2002 r. Prawo
o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U z 2019 r. poz. 2325; dalej: PostAdmU) w związku z art. 53
§ 1 PostAdmU, a także naruszenie art. 39 ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U.
z 2021 r. poz. 735; dalej: KPA), art. 42 KPA i art. 45 KPA, poprzez odrzucenie skargi wniesionej przez Skarżących na
decyzję SKO. Powodem odrzucenia było błędne uznanie, że skarga nie została wniesiona w terminie 30 dni od dnia
doręczenia Skarżącym rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie, w sytuacji gdy Skarżący otrzymali zaskarżoną
decyzję faktycznie 26.5.2020 r. W świetle powyższych zarzutów Skarżący wnieśli o uchylenie zaskarżonego
postanowienia w całości. W uzasadnieniu Skarżący podtrzymali swoje stanowisko co do tego, że zaskarżona decyzja
nie została im prawidłowo doręczona. Faktem bezspornym jest odbiór skargi przez E. U., co potwierdza treść
uzasadnienia skarżonego postanowienia. Kluczowe w sprawie jest to, że E. U. nie jest osobą w jakikolwiek sposób



upoważnioną do odbioru przesyłek Skarżących. Kobieta, która odebrała przesyłkę, nie jest ani pracownikiem
Skarżących, ani członkiem ich rodzin, nie posiada żadnego pełnomocnictwa ani nie wydano jej w sprawie odbioru
przesyłek upoważnienia. Skarżący otrzymali bowiem zaskarżoną decyzję dopiero 26.5.2020 r. z informacją, że
została ona odebrana przez pracownika innej firmy. Z informacji otrzymanych od osoby, która finalnie przekazała
korespondencję wynikało, że decyzję odebrano 26.5.2020 r. i taką datę Skarżący przyjęli jako datę doręczenia
decyzji.
Rozstrzygnięcie NSA
NSA wskazał, że - jak wynika z analizy akt niniejszej sprawy - zarówno skierowany do Skarżących odpis zaskarżonej
decyzji, jak i dokument zatytułowany „Informacja o prawach stron postępowania odwoławczego” z marca 2020 r.,
zostały odebrane przez tę samą osobę, a mianowicie E. U. Ostatni z wymienionych dokumentów został przez tę
osobę odebrany 18.3.2020 r. i w odniesieniu do tej okoliczności Skarżący nie wnosili żadnych zastrzeżeń, że była to
osoba nieuprawniona do odbioru ich korespondencji.
W tym miejscu wskazać należy, że powinnością każdej jednostki organizacyjnej, a w szczególności prowadzącej
działalność gospodarczą, winno być zapewnienie takiej organizacji odbioru pism, aby przebieg korespondencji
odbywał się w sposób niezakłócony i wyłącznie przez osoby uprawnione. Organ oceniający skuteczność
doręczenia pisma może oprzeć się na domniemaniu, że osoba odbierająca pismo skierowane do spółki jest
uprawniona do wykonania tej czynności, a nieuwzględnienie takiego domniemania pozostawałoby w sprzeczności
z realiami obrotu gospodarczego. Wobec tego nie można zasadnie oczekiwać od organu, aby prowadził
czynności wyjaśniające w celu ustalenia, czy osoba odbierająca pismo jest do tego uprawniona
(postanowienie NSA z 10.5.1995 r., V SA 1692/94, 
). Jeżeli więc dana osoba przebywała w miejscu siedziby
spółki i nie oświadczyła doręczającemu, iż przyjmowanie przesyłek nie mieści się w zakresie jej obowiązków, nie
można twierdzić, że listonosz doręczył przesyłkę do rąk osoby nieuprawnionej. Jak już bowiem wskazano,
doręczający nie musi znać zakresu obowiązków i uprawnień osób znajdujących się w firmie, do której przesyłka jest
adresowana, skoro zobowiązują się one do jej odbioru, składając własnoręczny podpis. Zdaniem NSA należy zgodzić
się z poglądami judykatury, że uprawnienie do odbioru korespondencji nie musi być oparte na zasadzie udzielonego
w tym zakresie pełnomocnictwa (wyrok NSA z 12.2.2008 r., II FSK 1704/06, 
). Jak zatem wskazano, organ
doręczający nie ma obowiązku sprawdzania „za każdym razem”, czy kwitująca odbiór przesyłki osoba
posiada formalne uprawnienia do odbioru pism. Tym samym pisma skierowane do Skarżących działających
w ramach spółki cywilnej były skutecznie doręczone (per facta concludentia). Skoro Skarżący działający w ramach
spółki cywilnej przyjęli powyższą praktykę działania – co wynika z okoliczności odbioru przez E. U. pisma z marca
2020 r. – to również konsekwencje takiej organizacji obiegu korespondencji obciążają ich osobiście. W tym stanie
rzeczy NSA, na podstawie art. 184 PostAdmU w związku z art. 197 § 2 PostAdmU, oddalił zażalenie.

Komentarz
W analizowanym postanowieniu NSA odniósł się do praktycznego wymiaru regulacji dotyczących doręczeń przesyłek
w postępowaniu administracyjnym osobom prawnym. Zgodnie z KPA zarówno jednostkom organizacyjnym, jak
i organizacjom społecznym (tj. wszystkim podmiotom niebędącym osobami fizycznymi) pisma doręcza się w lokalu
ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism (art. 45 KPA). Pojęcie „osoby uprawnionej do odbioru pism”
jest rozumiane szeroko, a samo „upoważnienie do odbioru pism” nie stanowi przedmiotu zainteresowania podmiotu
dokonującego doręczeń (listonosza). Nie ma on bowiem obowiązku (ani uprawnienia) do jakiejkolwiek weryfikacji ww.
upoważnienia i w praktyce polega jedynie na ustnym oświadczeniu, deklaracji odbierającego i kwitującego na
zwrotnym potwierdzeniu odbioru odbiór przesyłki. Co więcej, w orzecznictwie przyjmuje się, że odebranie pisma
przez osobę nieposiadającą formalnego uprawnienia do takiego działania nie uzasadnia żądania przedsiębiorcy
przywrócenia terminu wniesienia odwołania (wyrok WSA w Łodzi z 11.6.2015 r., II SA/Łd 316/15, 
).

Postanowienie NSA z 17.3.2021 r., III OZ 159/21







 

NSA oddalił zażalenie Skarżących, potwierdzając skuteczność doręczenia korespondencji osobie nieposiadającej formalnego uprawnienia do odbioru. Orzecznictwo podkreśla, że organ doręczający nie musi weryfikować formalnych uprawnień odbiorcy przesyłki. Postanowienie NSA z 17.3.2021 r., III OZ 159/21.