Dowód terminowego nadania przesyłki
W postanowieniu z 17.6.2021 r. Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że wewnętrzny obieg i rejestr korespondencji w danym urzędzie ma charakter wewnętrzny, porządkowy. Braki formalne skargi oraz terminy ich uzupełnienia były głównym przedmiotem rozważań. Zażalenie Strony skarżącej dotyczyło naruszenia postanowień ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.
Tematyka: Naczelny Sąd Administracyjny, postanowienie, skarga, braki formalne, terminy procesowe, postępowanie sądowoadministracyjne, NSA, WSA Poznań, sąd administracyjny
W postanowieniu z 17.6.2021 r. Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że wewnętrzny obieg i rejestr korespondencji w danym urzędzie ma charakter wewnętrzny, porządkowy. Braki formalne skargi oraz terminy ich uzupełnienia były głównym przedmiotem rozważań. Zażalenie Strony skarżącej dotyczyło naruszenia postanowień ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.
W postanowieniu z 17.6.2021 r. Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że wewnętrzny obieg i rejestr korespondencji w danym urzędzie ma charakter wewnętrzny, porządkowy, a same wydruki wygenerowane z elektronicznego systemu wewnętrznego obiegu dokumentów, świadczą jedynie o wysłaniu przez pracownika przesyłki, nie zaś o tym, że przesyłka została oddana w placówce pocztowej (czy też jej pracownikowi). Tym samym informacje z takiego systemu nie stanowią potwierdzenia daty nadania przesyłki. Postanowienie WSA w Poznaniu Pismem z 4.1.2021 r. Miasto P. (dalej: Strona skarżąca) wniosło skargę na decyzję Wojewody z grudnia 2020 r. w przedmiocie zwrotu nieruchomości. Zarządzeniem Przewodniczącego Wydziału z 5.2.2021 r. pełnomocnik Strony skarżącej został wezwany do usunięcia braków formalnych skargi przez złożenie pełnomocnictwa lub jego uwierzytelnionego odpisu do działania w imieniu Strony skarżącej przed wojewódzkim sądem administracyjnym oraz podanie adresu zamieszkania uczestnika postępowania T.S. w terminie 7 dni od daty doręczenia wezwania, pod rygorem odrzucenia skargi. Przesyłka zawierająca powyższe wezwanie została odebrana 18.2.2021 r. przez upoważnionego do tego pracownika pełnomocnika Strony skarżącej. Braki formalne skargi zostały uzupełnione jednak dopiero 1.3.2021 r. Postanowieniem z 9.3.2021 r., I SA/Po 122/21, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu, na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 ustawy z 30.8.2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2325, dalej: PostAdmU), odrzucił powyższą skargę. W uzasadnieniu WSA w Poznaniu wskazał, że przesyłka zawierająca wezwanie do usunięcia braków formalnych skargi została odebrana 18.7.2021 r. przez upoważnionego do tego pracownika pełnomocnika Strony skarżącej. Termin do uzupełnienia ww. braków upłynął więc 25.2.2021 r. Braki nie zostały uzupełnione w wyznaczonym terminie. Zostały one uzupełnione dopiero 1.3.2021 r., tj. po upływie terminu. Zażalenie na postanowienie WSA w Poznaniu Zażalenie na powyższe postanowienie złożyła Strona skarżąca, wnosząc o jego uchylenie i zasądzenie kosztów postępowania. WSA w Poznaniu zarzucono naruszenie art. 57 § 1 PostAdmU w zw. z art. 46 § 3 PostAdmU, art. 46 § 3 PostAdmU i art. 47 § 1 PostAdmU przez stwierdzenie, że Strona skarżąca nie zachowała siedmiodniowego terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. W uzasadnieniu zażalenia wskazano, że niezrozumiałe jest działanie WSA w Poznaniu, który wezwał stronę postępowania, tj. Miasto P. (Stronę skarżącą) o podanie adresu uczestnika postępowania. Podniesiono, że Strona skarżąca nie jest organem prowadzącym postępowanie, jest stroną postępowania, dlatego takie działanie jest niezasadne. Na podstawie dokumentów uzyskanych w kancelarii Miasta P. ustalono, że braki formalne zostały złożone w terminie, albowiem korespondencja trafiła do kancelarii 23.2.2021 r. Zatem zgłoszone przez WSA w Poznaniu argumenty nie dają podstaw do stwierdzenia, że braki formalne zostały wysłane po siedmiodniowym terminie. Należy również zwrócić uwagę na panujące okoliczności faktyczne, tj. pandemię i pracę zdalną, która obowiązuje w Urzędzie Miasta P. Stanowisko NSA W pierwszej kolejności NSA wskazał, iż zgodnie z art. 57 § 1 PostAdmU, skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, zaś pismo procesowe strony powinno spełniać określone warunki formalne, bez których nie można mu nadać prawidłowego biegu. Wymogi formalne składanych pism uregulowane zostały w art. 46 PostAdmU, w myśl którego każde pismo strony powinno zawierać podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Do takiego pisma należy dołączyć pełnomocnictwo lub jego wierzytelny odpis, jeżeli pismo wnosi pełnomocnik, który w danej sprawie nie złożył jeszcze tych dokumentów przed sądem (art. 46 § 3 PostAdmU). Zdaniem NSA, podkreślenia wymaga, że osoby prawne oraz jednostki organizacyjne mające zdolność sądową dokonują czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu (art. 28 § 1 PostAdmU), a tacy przedstawiciele ustawowi lub organy albo osoby mają obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności w postępowaniu (art. 29 PostAdmU). W sytuacji, gdy brak jest jednego z elementów pisma wymienionych w art. 46 PostAdmU, obowiązkiem sądu, zgodnie z art. 49 § 1 PostAdmU, jest – jak przypomniał NSA – wezwanie strony do uzupełnienia lub poprawienia pisma w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Takim przepisem szczególnym jest art. 58 § 1 pkt 3 PostAdmU, zgodnie z którym sąd odrzuca skargę, jeżeli w wyznaczonym terminie nie uzupełniono jej braków formalnych. Powyższe przepisy mają charakter bezwzględnie obowiązujący, a zatem w przypadku nieuzupełnienia przez stronę skarżącą braków formalnych skargi w wyznaczonym terminie, sąd zobowiązany jest do jej odrzucenia. W ocenie NSA Strona skarżąca została prawidłowo wezwana do uzupełnienia braków formalnych skargi, jak również pouczona o siedmiodniowym terminie do ich uzupełnienia. Jak wynika z akt sprawy, przesyłkę zawierającą wezwanie do usunięcia braków formalnych skargi doręczono Stronie skarżącej 18.2.2021 r., a zatem ostatnim dniem terminu do usunięcia braku formalnego skargi był 25.2.2021 r. Wskazany brak formalny nie został jednak usunięty w zakreślonym terminie. Pismo Strony skarżącej z 23.2.2021 r., stanowiące wykonanie wezwania z 5.2.2021 r. do uzupełnienia przedmiotowych braków, nadane zostało dopiero 1.3.2021 r., o czym świadczy data stempla pocztowego na kopercie, w której je nadano. Tym samym, wskazana w zażaleniu okoliczność, jakoby braki formalne skargi zostały usunięte w terminie, albowiem „korespondencja trafiła do kancelarii 23.2.2021 r.”, nie mogła odnieść zamierzonego skutku, albowiem wewnętrzny obieg i rejestr korespondencji w danym urzędzie ma charakter wewnętrzny, porządkowy. Ponadto, same wydruki wygenerowane z elektronicznego systemu wewnętrznego obiegu dokumentów, świadczą jedynie o wysłaniu przez pracownika przesyłki, nie zaś o tym, że przesyłka została oddana na Poczcie (czy też jej pracownikowi). W tym miejscu wskazać również należy, że po wpisaniu na stronie emonitoring.poczta-polska.pl numeru przesyłki, w której przesłano pismo z 23.2.2021 r., pojawia się informacja, że przesyłkę nadano 1.3.2021 r. Skoro zatem w zakreślonym terminie nie został dopełniony nałożony na Stronę skarżącą obowiązek procesowy, to WSA w Poznaniu nie mógł w takiej sytuacji postąpić inaczej, jak tylko odrzucić skargę. Ustalenie adresu uczestnika postępowania Odnosząc się natomiast do podniesionej w uzasadnieniu zażalenia argumentacji wskazać należy, że możliwość zwrócenia się przez WSA w Poznaniu do Strony skarżącej z wezwaniem o podanie adresu uczestnika postępowania uzasadnić należy faktem, że sąd administracyjny ma ograniczone możliwości prowadzenia postępowania wyjaśniającego. Jeżeli w sprawie nie można ustalić tego rodzaju danych na podstawie dostępnych sądowi źródeł, to konieczne będzie zwrócenie się do jednej ze stron postępowania o to, aby zebrała niezbędne do zakończenia sprawy informacje. Ustalenie adresu uczestnika postępowania lub wystąpienie z wnioskiem o ustanowienie dla niego kuratora leży głównie w interesie Strony skarżącej, która jest najbardziej zainteresowana jak najszybszym zakończeniem postępowania sądowego i merytorycznym rozpoznaniem przez WSA w Poznaniu skargi. Podkreślenia wymaga również, że w aktualnym orzecznictwie NSA przyjmuje się, że zarządzenie wojewódzkiego sądu administracyjnego nie może nakładać na stronę obowiązku ustalania adresu siedziby czy miejsca zamieszkania innej strony (uczestnika) postępowania sądowoadministracyjnego pod rygorem zawieszenia, a następnie umorzenia postępowania (postanowienie NSA z 19.7.2012 r., II OSK 1725/12, ). W niniejszej sprawie sytuacja taka jednak nie zaistniała. Kwestie związane z adresem uczestniczki postępowania nie były przy tym powodem odrzucenia skargi. Mając na uwadze powyższe, NSA, na podstawie art. 184 PostAdmU w zw. z art. 197 § 2 PostAdmU, oddalił zażalenie. Komentarz W niniejszym rozstrzygnięciu NSA odniósł się do zagadnienia zasad liczenia terminów w postępowaniu sądowoadministracyjnym, a także kwestii dowodowych z nim związanych. NSA przypomniał, że termin wyznaczony przez wojewódzki sąd administracyjny stronie postępowania na realizację nałożonego na nią obowiązku ma charakter procesowy. O zachowaniu ww. terminu, tj. o terminowej realizacji żądania sądu, nie mogą świadczyć wydruki wygenerowane z elektronicznego systemu wewnętrznego – rejestru korespondencji w danym urzędzie, które mają jedynie charakter wewnętrzny, porządkowy, a o jego dotrzymaniu przesądza data oddania przesyłki w placówce poczty. Dowodem potwierdzającym ww. okoliczność (fakt i termin) jest potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez placówkę pocztową, które jest dokumentem urzędowym, stanowiącym dowód tego, co zostało w nim stwierdzone i korzystającym z domniemania prawdziwości (wyrok NSA z 22.11.2018 r., II FSK 3091/16, ). Zasadność zaś powołania się w spornej sytuacji – jak to miało miejsce w niniejszej sprawie – na informacje zawarte na stronie internetowej www.emonitoring.poczta-polska.pl budzi ciągle szereg wątpliwości (wyrok WSA w Warszawie z 23.9.2016 r., III SA/Wa 3029/15, ). Postanowienie NSA z 17.6.2021 r., I OZ 193/21,
NSA w swoim rozstrzygnięciu odniósł się do zagadnienia zasad liczenia terminów w postępowaniu sądowoadministracyjnym oraz kwestii dowodowych z nim związanych. Podkreślił, że terminy procesowe mają kluczowe znaczenie i muszą być ściśle przestrzegane. NSA oddalił zażalenie Strony skarżącej na postanowienie WSA w Poznaniu.