Podanie wniesione do organu administracyjnego e-mailem jeszcze skuteczne
Podanie wniesione pocztą elektroniczną może wywołać skutek w postaci wszczęcia postępowania administracyjnego, pod warunkiem, że jego brak w zakresie podpisu strony zostanie uzupełniony w trybie art. 64 § 2 KPA. Publikacja omawia spór dotyczący skuteczności podania wniesionego e-mailem oraz interpretację przepisów prawa w kontekście zmian legislacyjnych.
Tematyka: podanie e-mailem, skuteczność podania, art. 64 § 2 KPA, wymogi formalne, sądy administracyjne, interpretacja prawa, zmiany legislacyjne, wyrok WSA
Podanie wniesione pocztą elektroniczną może wywołać skutek w postaci wszczęcia postępowania administracyjnego, pod warunkiem, że jego brak w zakresie podpisu strony zostanie uzupełniony w trybie art. 64 § 2 KPA. Publikacja omawia spór dotyczący skuteczności podania wniesionego e-mailem oraz interpretację przepisów prawa w kontekście zmian legislacyjnych.
Podanie wniesione pocztą elektroniczną może wywołać skutek w postaci wszczęcia postępowania administracyjnego, pod warunkiem, że jego brak w zakresie podpisu strony zostanie uzupełniony w trybie art. 64 § 2 KPA. Stan faktyczny Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego (WINB), po rozpatrzeniu odwołania Wspólnoty Mieszkaniowej od decyzji Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego (PINB) odmawiającej uchylenia decyzji własnej, uchylił zaskarżoną decyzję w całości i umorzył postępowanie prowadzone przez organ I instancji. Sprawa dotyczyła nałożonego na Wspólnotę obowiązku wykonania w wyznaczonym terminie robót budowlanych w lokalu użytkowym znajdującym się w budynku Wspólnoty, jako kontynuację robót, których prowadzenie wcześniej wstrzymano. 8.1.2020 r. do organu I instancji wpłynął pocztą elektroniczną wniosek Wspólnoty Mieszkaniowej o wznowienie postępowania. PINB wznowił postępowanie administracyjne w tej sprawie. Organ powiatowy wstrzymał wykonanie własnej decyzji, ale WINB uchylił postanowienie o wstrzymaniu wykonania decyzji i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi I instancji, wskazując, iż organ ten powinien dokonać weryfikacji wniesionego podania z 8.1.2020 r. pod kątem spełnienia przez niego wymogów opisanych w art. 63 KPA, a także warunków formalnych wskazanych w art. 148 KPA. PINB odmówił uchylenia decyzji nakładającej obowiązek wykonania w wyznaczonym terminie określonych robót budowlanych. Odwołanie od tej decyzji złożyła Wspólnota Mieszkaniowa. Zaskarżoną decyzją WINB uchylił decyzję organu I instancji w całości i umorzył postępowanie prowadzone przez ten organ. Organ odwoławczy wskazał, że pismo administratora nieruchomości złożone w imieniu Wspólnoty Mieszkaniowej z 8.1.2020 r. o wznowienie postępowania wpłynęło do organu powiatowego pocztą elektroniczną. Wiadomość wysłana za pośrednictwem poczty elektronicznej nie może zostać potraktowana jako podanie, o którym mowa w art. 63 § 1 KPA Wobec powyższego organ odwoławczy stwierdził, że wysłanie wniosku poprzez wiadomość e-mail na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej nie wywołuje skutków prawnych, tzn. nie może stanowić podstawy do wszczęcia na wniosek postępowania administracyjnego. Skargę na tę decyzję do WSA w Warszawie złożyła Wspólnota Mieszkaniowa. Stanowisko WSA WSA wskazał, że kwestią sporną w tej sprawie jest to czy podanie wniesione do organu pocztą elektroniczną (e-mail) jest bezskuteczne, czy też jest dotknięte brakiem formalnym, który może być usunięty w trybie art. 64 § 2 KPA Wniesienie podania pocztą elektroniczną było dopuszczalne i skuteczne w stanie prawnym obowiązującym do 17.6.2010 r., kiedy to przepis art. 63 § 1 KPA wprost stanowił, że podania mogą być wnoszone pocztą elektroniczną. Po nowelizacji art. 63 § 1 KPA dokonanej przez art. 2 pkt 6 lit. a ustawy z 12.2.2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2010 r. Nr 40, poz. 230, dalej: ZmInformPodPublU10) przepis ten stanowi, iż podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570 ze zm., dalej: InformPodPublU17). W myśl art. 63 § 3a KPA podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej (pkt 1), zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru (pkt 2), zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie (pkt 3). Z treści tych przepisów wynika, że podanie złożone za pośrednictwem poczty elektronicznej nie spełnia wymogów formalnych podania wniesionego drogą elektroniczną, gdyż nie jest złożone przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu i nie jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej. W ocenie Sądu, nie oznacza to jednak, że podanie wniesione pocztą elektroniczną na adres elektroniczny organu nie może wywołać żadnych skutków prawnych. Konsekwencją zastosowania zasady ogólnej przyjętej w art. 9 KPA (zasada informowania stron oraz czuwania nad tym, aby strony i inni uczestnicy postępowania nie ponieśli szkody z powodu nieznajomości prawa) jest uznanie, że braki co do treści podania nie mogą powodować automatycznie jego bezskuteczności, jeżeli przepis ustawy wprost nie wskazuje na taki skutek. Uznać należy, iż podanie wniesione pocztą elektroniczną może wywołać skutek w postaci wszczęcia postępowania administracyjnego, pod warunkiem, że jego brak w zakresie podpisu strony zostanie uzupełniony w trybie art. 64 § 2 KPA. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podanie nie czyni zadość wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Tego rodzaju brakiem jest brak podpisu wnioskodawcy, w tym także brak bezpiecznego podpisu elektronicznego na piśmie wniesionym w formie elektronicznej. Brak formalny podania wniesionego pocztą elektroniczną jest brakiem, który może być usunięty w trybie art. 64 § 2 KPA poprzez przesłanie podania opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej lub złożenie podania w formie pisemnej czy też ustnie do protokołu. Taki pogląd przeważa w orzecznictwie sądów administracyjnych. WSA uznał zatem, że zaskarżona decyzja została wydana z naruszeniem wskazanych przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy i uchylił tę decyzję. Ponownie rozpatrując wniosek organ I instancji powinien wezwać wnioskodawcę, na podstawie art. 64 § 2 KPA, do uzupełnienia braków formalnych wniosku poprzez przesłanie go drogą elektroniczną w formie określonej w art. 63 KPA lub złożenie podpisanego podania w formie pisemnej czy też ustnie do protokołu. Po uzupełnieniu braków formalnych wniosku ustalenia wymaga czy strona zachowała termin do wniesienia podania o wznowienie postępowania, o którym mowa w art. 148 KPA, czego organ I instancji nie uczynił. Komentarz Dokonana przez Sąd wykładnia przepisów procesowych w zakresie wymogów formalnych podania ma znaczenia także w kontekście nowelizacji KPA, która ma wejść w życie 5.10.2021 r. (WSA wydając wyrok 11.6.2021 r. wskazał na te zmiany, które pierwotnie miały obowiązywać od 1.7.2021 r.). Na mocy art. 61 ustawy z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320, dalej: DorElektrU) przepis art. 63 § 1 KPA otrzyma brzmienie: „§ 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania.” W kontekście tego przepisu WSA przyjął, że skoro w dacie wniesienia podania przez Wspólnotę (8.1.2020 r.) brak było wyraźnej regulacji wskazującej na brak skuteczności wniesienia podania za pośrednictwem poczty elektronicznej, to przyjąć należało, iż organ I instancji powinien zastosować tryb naprawczy, o którym mowa w art. 64 § 2 KPA Wyrok WSA w Warszawie z 11.6.2021 r., VII SA/Wa 147/21,
Orzecznictwo sądów administracyjnych oraz przepisy prawa wskazują, że brak formalny podania wniesionego pocztą elektroniczną może być usunięty poprzez uzupełnienie braków w trybie art. 64 § 2 KPA. Wyrok WSA w Warszawie z 11.6.2021 r. stanowi istotną interpretację przepisów procesowych dotyczących podań e-mailowych.