Prawidłowe doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego

Prawidłowe doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego wymaga spełnienia określonych warunków, jak uprzednie przesłanie zawiadomienia na adres e-mail adresata oraz potwierdzenie doręczenia dokumentu. Brak stosownego zawiadomienia uniemożliwia skuteczne doręczenie i rozpoczęcie biegu terminu do czynności procesowej.

Tematyka: prawidłowe doręczenie, dokument elektroniczny, zawiadomienie, termin procesowy, NSA, skarga kasacyjna

Prawidłowe doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego wymaga – w ocenie Naczelnego Sądu
Administracyjnego wyrażonej w postanowieniu z 15.6.2021 r. – uprzedniego przesłania zawiadomienia
przewidzianego w art. 74a § 3 PostAdmU na adres elektroniczny (e-mail) podany przez adresata. W sytuacji
zaś braku stosownego zawiadomienia doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie
może być uznane za skuteczne, a tym samym termin do dokonania określonej czynności procesowej nie
rozpoczyna biegu.
Odmowa przywrócenia terminu
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie postanowieniem z 4.12.2020 r., VI SA/Wa 2649/19,
odmówił
[A.] sp. z o.o. w Warszawie (dalej: Skarżąca) przywrócenia terminu do wniesienia skargi kasacyjnej od wyroku
z 26.8.2020 r. w sprawie ze skargi na decyzję Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej w przedmiocie
stwierdzenia braku możliwości dokonania rezerwacji częstotliwości na kolejny okres. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia,
WSA w Warszawie stwierdził, że z Urzędowego Poświadczenia Doręczenia (dalej: UPD) wynika, że odpis wyroku
wraz z uzasadnieniem został uznany za doręczony Skarżącej 3.10.2020 r., zaś dopiero 9.11.2020 r. (data stempla
pocztowego na kopercie, w której nadano przesyłkę) Skarżąca wniosła skargę kasacyjną od wyroku wraz
z wnioskiem o przywrócenie terminu do jej wniesienia. W uzasadnieniu wniosku wskazano, że Skarżąca wnioskowała
o doręczanie pism w formie dokumentów elektronicznych łącznie w trzech postępowaniach toczących się przed WSA
w Warszawie, w których 26.8.2020 r. zostały wydane wyroki, w tym w postępowaniu w niniejszej sprawie. We
wszystkich sprawach odpisy wyroków z uzasadnieniami zostały umieszczone w portalu ePUAP, wygenerowane
zostały UPD, jednak nie zostało przesłane ani jedno zawiadomienie, wymagane zgodnie z art. 74a § 3 ustawy
z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2325; dalej:
PostAdmU), na wskazany przez Pełnomocnika Skarżącej adres mailowy, ani w dniu umieszczenia dokumentów
w portalu, ani po upływie 7 dni od ich nieodebrania. Pełnomocnik Skarżącej zgłosiła brak otrzymania zawiadomień
(reklamację) do Centrum Pomocy Użytkowników ePUAP w Centralnym Ośrodku Informatyki (dalej: COI), niemniej
jednak nie poinformowała, jaką uzyskała odpowiedź. Jednocześnie wskazała, że o sporządzeniu uzasadnień ww.
wyroków i wprowadzeniu dokumentów do portalu ePUAP dowiedziała się 4.11.2020 r. podczas rozmowy
telefonicznej z pracownikiem WSA w Warszawie.
Odmawiając przywrócenia terminu do wniesienia skargi kasacyjnej WSA w Warszawie wziął pod uwagę, że odpis
wyroku z uzasadnieniem został wysłany na wskazany przez Pełnomocnika Skarżącej adres elektroniczny 18.9.2020
r., co potwierdza UPD, z którego wynika, że otrzymał on dwa zawiadomienia o wysłaniu korespondencji drogą
elektroniczną – pierwsze w dniu wysyłki, tj. 18.9.2020 r. oraz powtórne 26.9.2020 r. Z uwagi na nieodebranie
dokumentu w okresie 14 dni od wysłania pierwszego UPD został on uznany za doręczony.
Zażalenie
Zaskarżonemu postanowieniu zarzucono m.in.:
• błędne uznanie, że przewidziany w art. 74a § 3 PostAdmU obowiązek przesłania na adres elektroniczny adresata
zawiadomienia o możliwości odbioru pisma oraz przewidziany w art. 74a § 6 PostAdmU obowiązek przesłania
zawiadomienia powtórnego nie stanowią wymogów ustawowych doręczenia i w efekcie uznanie doręczenia za
dokonane, a także
• uznanie, że oświadczenie Pełnomocnika Skarżącej nie uprawdopodobnia wskazanych w nim okoliczności
i konieczne jest przedstawienie innych dowodów, których uzyskanie nie było możliwe na etapie składania wniosku
o przywrócenie terminu, tym samym obciążenie Skarżącej negatywnymi konsekwencjami braku otrzymania
odpowiedzi z COI przed upływem siedmiodniowego terminu na złożenie wniosku o przywrócenie terminu.
Skarżąca wniosła o przeprowadzenie dowodu z informacji otrzymanej z COI 23.12.2020 r., potwierdzającej fakt
niewysłania na adres e-mail jej Pełnomocnika zawiadomienia o korespondencji w skrzynce ePUAP oraz
zawiadomienia otrzymanego po złożeniu wniosku o sporządzenie uzasadnienia wyroku w niniejszej sprawie,
potwierdzającego fakt przesyłania innych zawiadomień na adres e-mail Pełnomocnika Skarżącej.
Postanowienie NSA
Rozpoznanie sprawy NSA rozpoczął od przedstawienia stanu prawnego i wskazał, że art. 86 § 1 PostAdmU
przewiduje możliwość przywrócenia uchybionego terminu, jednakże przy zachowaniu określonych przepisami
warunków, tj. wynikających z art. 87 § 1-4 PostAdmU, wśród których znajduje się m.in. uprawdopodobnienie braku
winy w uchybieniu terminu. Zdaniem NSA oznacza to, że przywrócenie terminu możliwe jest jedynie w sytuacji

powstania przeszkody uniemożliwiającej zachowanie terminu przez stronę. Brak winy po stronie podmiotu
dokonującego określonej czynności procesowej stanowi konieczną przesłankę przywrócenia terminu.
Jednocześnie NSA wskazał, że art. 86 § 1 PostAdmU nie określa, według jakich kryteriów należy oceniać
zachowanie strony, a ocena braku winy pozostawiona została uznaniu sądu. O braku winy w uchybieniu terminu
można mówić jedynie wówczas, gdy strona nie mogła usunąć przeszkody nawet przy użyciu największego w danych
warunkach wysiłku. Co istotne, ww. przepis wprost stanowi o wymogu uprawdopodobnienia braku winy w uchybieniu
terminu. Uprawdopodobnienie jest natomiast środkiem zastępczym dowodu i stanowi wyjątek od zasady, zgodnie
z którą wszystkie fakty mające istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy powinny być udowodnione.
Następnie NSA zwrócił uwagę na stan faktyczny sprawy i zauważył, że WSA w Warszawie uznając, że doszło do
uchybienia terminu do wniesienia skargi, oparł się na treści UPD, który dokument, wygenerowany w przepisanej
przez prawo formie przez uprawniony podmiot, stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo poświadczone,
a strona nie przedstawiła przeciwdowodu podważającego fakt doręczenia odpisu wyroku z uzasadnieniem zgodnie
z wymogami ustawowymi.
Uwzględniając powyższe NSA wskazał, że materię doręczania pism przez sąd za pomocą środków komunikacji
elektronicznej reguluje art. 74a PostAdmU, który przewiduje, że takie doręczanie pism następuje, jeżeli strona
spełniła jeden z następujących warunków:
1. wniosła pismo w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą sądu lub organu, za
pośrednictwem którego składane jest pismo;
2. wystąpiła do sądu o takie doręczenie i wskazała adres elektroniczny;
3. wyraziła zgodę na doręczanie pism za pomocą tych środków i wskazała adres elektroniczny.
W myśl art. 74a § 3 PostAdmU, w celu takiego doręczenia pisma sąd przesyła na adres elektroniczny adresata
zawiadomienie zawierające:
1. informację, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego, wraz ze wskazaniem adresu
elektronicznego, z którego może pobrać dokument i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia
dokumentu;
2. pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji adresata pod wskazanym
adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym przez sąd do obsługi doręczeń, oraz
informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Zdaniem NSA z ww. regulacji wynika – jak trafnie podniesiono w zażaleniu – że prawidłowe doręczenie pisma
w formie dokumentu elektronicznego wymaga uprzedniego przesłania zawiadomienia przewidzianego w art.
74a § 3 PostAdmU na adres elektroniczny (e-mail) podany przez adresata. Nie ulega wątpliwości, że wykazanie
braku prawidłowego doręczenia co do zasady skutkuje tym, że termin do dokonania określonej czynności procesowej
nie rozpoczyna biegu. W sytuacji zaś braku stosownych zawiadomień (o których mowa w art. 74a § 3 i 6 PostAdmU)
doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej – w sposób ustanowiony w art. 74a § 8 PostAdmU
– nie mogłoby być uznane za skuteczne. W takim stanie rzeczy – co do zasady – wystąpienie z wnioskiem
o przywrócenie terminu do dokonania czynności w postępowaniu sądowym byłoby bezprzedmiotowe.
NSA wskazał, że z treści korespondencji z COI wynika, że weryfikacja zgłoszenia Pełnomocnika Skarżącej wymagała
czasu i w dacie złożenia wniosku o przywrócenie terminu odpowiedź nie była jeszcze znana, co nie może skutkować
negatywnym konsekwencjami dla strony. Rozpoznanie przez WSA w Warszawie wniosku Skarżącej i wydanie
postanowienia odmawiającego przywrócenia terminu do wniesienia skargi kasacyjnej uznać należy za
przedwczesne.
Rozstrzygnięcie NSA
Z powyższych względów NSA uchylił zaskarżone postanowienie i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania
WSA w Warszawie. NSA zobowiązał WSA w Warszawie do dokonania oceny, czy wskazywane przez pełnomocnika
Skarżącej okoliczności podważają skuteczność doręczenia odpisu wyroku wraz z uzasadnieniem, a w konsekwencji,
czy Skarżąca uchybiła terminowi do wniesienia skargi kasacyjnej. W zależności od tej oceny – wobec zgłoszonego
wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia skargi kasacyjnej – rozważenia może wymagać kwestia, czy Skarżąca
uprawdopodobniła, że uchybiła terminowi do wniesienia skargi kasacyjnej bez swej winy z uwagi na to, że skoro
wskazała adres e-mail, na który wcześniej przesyłano jej powiadomienia o doręczeniu dokumentów drogą
elektroniczną, to nie mogła przypuszczać, że „nie ma wprowadzonego adresu e-mail do wysyłania powiadomień” (jak
wskazał COI).

Komentarz

Na gruncie rozpatrywanego stanu faktycznego NSA przedstawił stanowisko w przedmiocie doręczania wszelkich
pism w postępowaniu sądowoadministracyjnym przez sąd za pomocą nowoczesnych środków komunikacji
elektronicznej, które jest co do zasady możliwe, a jego zasady zostały restrykcyjnie uregulowane ustawowo (art. 74a
PostAdmU). Prawidłowe doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego wymaga kumulatywnego spełnienia
dwóch przesłanek, tj.: uzyskania żądania lub zgody strony postępowania, a także przesłania jej zawiadomienia
z informacją o możliwości odbioru takiego pisma wraz ze stosownym pouczeniem. To właśnie na tym drugim
warunku skoncentrował się NSA w analizowanym rozstrzygnięciu, wskazując na jego obligatoryjny charakter.

Postanowienie NSA z 15.6.2021 r., II GZ 168/21,

NSA uchylił postanowienie dotyczące przywrócenia terminu do wniesienia skargi kasacyjnej, kierując sprawę do ponownego rozpatrzenia. Istotne jest uprawdopodobnienie braku winy w uchybieniu terminu oraz spełnienie warunków prawidłowego doręczenia pisma elektronicznego.