Podpis pisma i załączników wnoszonych w formie elektronicznej

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 11.8.2021 r. podzielił jedno ze stanowisk prezentowanych w orzecznictwie administracyjnym dotyczącego opatrzenia pism elektronicznych podpisem zaufanym. Decyzja ta ma istotne znaczenie praktyczne dla postępowania sądowoadministracyjnego oraz interpretacji przepisów dotyczących podpisywania dokumentów elektronicznych.

Tematyka: Wojewódzki Sąd Administracyjny, Łódź, podpisywanie dokumentów elektronicznych, zaufany podpis elektroniczny, braki formalne, skarga administracyjna

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 11.8.2021 r. podzielił jedno ze stanowisk
prezentowanych w orzecznictwie administracyjnym, zgodnie z którym nie można przyjmować, że opatrzenie
wyłącznie pisma przewodniego zaufanym podpisem elektronicznym skutkuje podpisaniem całego
dokumentu elektronicznego, w tym załączników do wskazanego pisma. Wymóg opatrzenia zaufanym
podpisem elektronicznym dotyczy bowiem zarówno samego pisma, jak i każdego z załączników do niego (II
SAB/Łd 118/21,
).
Stan faktyczny rozpatrywanej sprawy
H. N. (dalej: Skarżąca) zaskarżyła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi za pośrednictwem środków
komunikacji elektronicznej bezczynność Wójta Gminy Z. w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej.
Zarządzeniem sędziego WSA w Łodzi z 6.7.2021 r. Skarżąca została wezwana – w terminie siedmiu dni pod rygorem
odrzucenia skargi – do podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem
osobistym załącznika do jej pisma z 23.5.2021 r. zatytułowanego „Skarga do Wojewódzkiego Sądu
Administracyjnego w Łodzi”. Jednocześnie w ww. zarządzeniu wyjaśniono Skarżącej, że podpisem elektronicznym
zostało opatrzone jedynie pismo przewodnie z 23.5.2021 r. zatytułowane „Zawiadomienie o wniesieniu skargi do
WSA” skierowane do Urzędu Gminy Z., a nie zaś dokument o tytule „Skarga do Wojewódzkiego Sądu
Administracyjnego w Łodzi”, stanowiący załącznik do przedmiotowego pisma.
Mając powyższe na uwadze WSA w Łodzi wyjaśnił Skarżącej, że w myśl art. 46 § 2b ustawy z 30.8.2002 r. Prawo
o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2325, dalej: PostAdmU) zasady
podpisywania przewidziane w art. 46 § 2a PostAdmU, tj. zasady podpisywania pism wnoszonych w formie
dokumentów elektronicznych, dotyczą także załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego.
Natomiast jak wynika z Urzędowego Poświadczenia Doręczenia (dalej: UPD) przedmiotowej korespondencji
z zarządzeniem, wskazane wyżej wezwanie do usunięcia braków skargi w postaci braku podpisu nie zostało przez
Skarżącą odebrane, wobec czego zarządzeniem sędziego WSA w Łodzi uznano dokument za doręczony 22.7.2021
r., tj. po upływie czternastu dni od daty utworzenia i wysłania pierwszego UPD. W ustawowym terminie wskazane
wyżej braki skargi do sądu administracyjnego nie zostały przez Skarżącą usunięte.
Podpis pisma w formie dokumentu elektronicznego
Rozpatrując przedmiotową sprawę WSA w Łodzi w pierwszej kolejności wskazał na przepisy znajdujące do niej
zastosowanie i zauważył, że zgodnie z art. 57 § 1 PostAdmU w zw. z art. 46 § 1 pkt 4 PostAdmU, skarga powinna
zawierać podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Stosownie natomiast do art. 46 § 2a
PostAdmU w przypadku gdy pismo strony jest wnoszone w formie dokumentu elektronicznego, powinno ponadto
zawierać adres elektroniczny oraz zostać podpisane przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub
pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Jednocześnie, w myśl art. art. 46 § 2b PostAdmU, zasady podpisywania przewidziane w art. 46 § 2a PostAdmU
(odnoszące się więc do pisma wnoszonego w formie dokumentu elektronicznego) dotyczą także załączników
wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego.
Następnie WSA w Łodzi zwrócił uwagę na ustawowo określony tryb działania organu administracji publicznej
w sytuacji stwierdzenia przez ten organ wystąpienia braków formalnych pisma strony i wskazał, że w myśl art. 49 § 1
PostAdmU jeżeli pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków
formalnych, przewodniczący wzywa stronę do jego uzupełnienia lub poprawienia w terminie siedmiu dni, pod rygorem
pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej.
Tym samym WSA w Łodzi wskazał konsekwencje nieustosunkowania się przez stronę do wezwania organu, tj.
nieusunięcia braków formalnych pisma w wyznaczonym terminie. Zgodnie bowiem z art. 58 § 1 pkt 3 PostAdmU sąd
odrzuca skargę postanowieniem, gdy nie uzupełniono w wyznaczonym terminie braków formalnych skargi,
a postanowienie w tym przedmiocie może być wydane na posiedzeniu niejawnym (art. 58 § 3 PostAdmU).
Uwzględniając powyżej wskazany stan prawny WSA w Łodzi przywołał także pogląd prezentowany w orzecznictwie
sądów administracyjnych, zgodnie z którym z uwagi na kategoryczne brzmienie art. 46 § 2a i 2b PostAdmU nie
można przyjmować, że opatrzenie wyłącznie pisma przewodniego zaufanym podpisem elektronicznym
skutkuje podpisaniem całego dokumentu elektronicznego, czyli w niniejszej sprawie skargi będącej
załącznikiem dokumentu. WSA w Łodzi uznał, że należy przy tym zwrócić uwagę także na okoliczność, że

ustawodawca w art. 46 PostAdmU rozróżnił podpisywanie dwóch elementów korespondencji elektronicznej,
mianowicie:
• podpisywanie pisma wnoszonego w formie dokumentu elektronicznego (art. 46 § 2a PostAdmU),
• podpisywanie załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego (art. 46 § 2b PostAdmU), których
dotyczą zasady podpisywania przewidziane w art. 46 § 2a PostAdmU. Zgodnie bowiem z art. 46 § 2b PostAdmU
zasady podpisywania przewidziane w art. 46 § 2a PostAdmU dotyczą także załączników wnoszonych w formie
dokumentu elektronicznego.
WSA w Łodzi wskazał, że niedochowanie powyższych wymogów w zakresie wymaganego podpisania zarówno
dokumentów, jak i załączników do nich, wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego, stanowi brak formalny
podlegający uzupełnieniu w trybie art. 49 § 1 PostAdmU.
Kolejno WSA w Łodzi skoncentrował się na zasadach doręczania korespondencji w postępowaniu administracyjnych
w formie dokumentu elektronicznego oraz regułach ustalania daty doręczenia pisma w takiej sytuacji i wskazał, że
stosownie do art. 74a § 8 PostAdmU w przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego,
doręczanego przez sąd za pomocą środków komunikacji elektronicznej w trybie przepisów art. 74a § 1-7 PostAdmU,
doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.
Innymi słowy, z powyższego wynika, że nieodebranie przesyłki elektronicznej, w sposób określony w art. 74a
PostAdmU, uzasadnia przyjęcie domniemania faktycznego, że przesyłka ta doszła do rąk adresata, a co za tym idzie,
że dokonane w ten sposób doręczenie było skuteczne.
Rozstrzygnięcie WSA w Łodzi
Przenosząc powyższe regulacje prawne dotyczące elektronicznej wymiany pism pomiędzy organem, a stroną
postępowania sądowoadministracyjnego w jego toku, na grunt stanu faktycznego ustalonego w rozpatrywanej
sprawie, WSA w Łodzi uznał, że przesyłka skierowana do Skarżącej, zawierająca wezwanie do usunięcia braków
formalnych skargi została jej doręczona 22.7.2021 r. z uwagi na utworzenie pierwszego UPD 7.7.2021 r.,
a powtórnego - 15.7.2021 r. Przyjęcie powyższego domniemania faktycznego co do terminu doręczenia
przedmiotowej przesyłki oznacza z kolei, że ustawowy termin do usunięcia braków formalnych skargi upływał
29.7.2021 r. W niniejszej sprawie termin ten upłynął bezskutecznie, co oznacza, że Skarżąca nie uzupełniła braku, do
którego to uzupełnienia została skutecznie wezwana, co w konsekwencji uniemożliwia nadanie skardze dalszego
biegu, a zatem podlega ona odrzuceniu.
Z tych wszystkich względów WSA w Łodzi, na posiedzeniu niejawnym, na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 i § 3 PostAdmU
odrzucił przedmiotową skargę.

Komentarz
Odnosząc się do analizowanego rozstrzygnięcia podjętego przez WSA w Łodzi w pierwszej kolejności wskazać
należy, że na gruncie prawa i postępowania administracyjnego pod pojęciem „pisma w sprawie” rozumie się zarówno
pismo przewodnie, jak i poszczególne załączniki do niego, w tym w szczególności skargę. Następnie należy mieć na
uwadze, iż obligatoryjnym elementem formalnym każdego pisma strony jest podpis strony albo jej przedstawiciela
ustawowego lub pełnomocnika (art. 46 § 1 pkt 4 PostAdmU). Obecnie obowiązujący stan prawny nie pozostawia
żadnych wątpliwości co do dopuszczalności stosowania podpisu elektronicznego w postępowaniu
sądowoadministracyjnym i jednoznacznie opowiada się za jego dopuszczalnością. Powyższe wynika wprost z art. 46
§ 2a PostAdmU, zgodnie z którym w przypadku gdy pismo strony jest wnoszone w formie dokumentu
elektronicznego, powinno ponadto zawierać adres elektroniczny oraz zostać podpisane przez stronę albo jej
przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo
podpisem osobistym. Tym samym dodatkowymi elementami pisma elektronicznego w postępowaniu sądowym stają
się: (1) podpis elektroniczny zapewniający uwierzytelnienie wnioskodawcy oraz (2) adres poczty elektronicznej.
Zagadnienie podniesione przez WSA w Łodzi na gruncie rozpatrywanej sprawy, jakim jest wymóg podpisania skargi
wnoszonej do wojewódzkiego sądu administracyjnego przy piśmie przewodnim, tj. jako załącznika do takiego pisma
było wielokrotnie analizowane tak przez wojewódzkie sądy administracyjne, jak i przez NSA. W tym zakresie istnieją
rozbieżności i pogląd, iż elektroniczne podpisanie pisma przewodniego sporządzonego w formularzu platformy
ePUAP wystarcza, żeby uznać, że podpis obejmuje również skargę stanowiącą załącznik do tego pisma, zaś
formalistyczna wykładnia art. 46 § 2b PostAdmU co do wymogu podpisania podpisem elektronicznym odrębnie
każdego dokumentu (pliku) w przesyłanym jednym dokumencie elektronicznym przeczy celowi wprowadzenia
informatyzacji postępowania sądowoadministracyjnego oraz oficjalnym zasadom funkcjonowania i podpisywania
pism w platformie e-PUAP (postanowienie NSA z 29.10.2020 r., I OZ 816/20,
). Niemniej jednak WSA w Łodzi
podzielił stanowisko odmienne, zgodnie z którym opatrzenie pisma przewodniego zaufanym podpisem
elektronicznym nie skutkuje podpisaniem całego dokumentu elektronicznego, w tym skargi stanowiącej
załącznik do dokumentu (postanowienie NSA z 20.1.2021 r., III OZ 19/21,
). Powyższe zagadnienie ma
istotne znaczenie praktyczne, z uwagi na konsekwencje, jakie ustawodawca wiąże z brakiem opatrzenia skargi

stosownym, wymaganym w danym przypadku, podpisem, w postaci jej odrzucenia. Taka sytuacja zaistniała na
gruncie stanu faktycznego rozpatrywanego przez WSA w Łodzi.

Wyrok WSA w Łodzi 11.8.2021 r., II SAB/Łd 118/21,

WSA w Łodzi odrzucił skargę, gdyż nieusunięto braków formalnych pisma w wyznaczonym terminie. Rozstrzygnięcie to podkreśla konieczność zachowania zasad dotyczących podpisywania dokumentów elektronicznych oraz załączników. Wyrok II SAB/Łd 118/21 ma istotne znaczenie dla interpretacji przepisów dotyczących wymogów podpisania dokumentów elektronicznych.