Wniesienie odwołania e-mailem

Postępowanie przed organami administracyjnymi jest wolne od formalizmu, jednak istnieje obowiązek należytego informowania stron o istotnych kwestiach prawnych i faktycznych. Artykuły Kodeksu postępowania administracyjnego regulują kwestie związane z wniesieniem odwołania oraz koniecznością jego poprawnego opatrzenia. Przykłady orzecznictwa potwierdzają możliwość usunięcia braków formalnych w przewidzianym przez prawo trybie, co przekłada się na skuteczność odwołania mimo początkowych uchybień.

Tematyka: organ administracyjny, postępowanie administracyjne, odwołanie, braki formalne, usunięcie wad, orzecznictwo, skuteczność odwołania

Postępowanie przed organami administracyjnymi wolne jest od formalizmu. Zasadę ignorantia iuris nocet
zastępuje zasada obowiązku należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach
faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem
postępowania administracyjnego (art. 9 KPA), obowiązek ustalenia treści żądania strony w przypadku
wszczęcia postępowania administracyjnego na jej wniosek, podjęcie czynności zmierzających do
wyjaśnienia treści rzeczywistego żądania wnioskodawcy, w przypadku gdy budzi ono jakiekolwiek
wątpliwości (art. 7 KPA), czy też zakaz wyciągania negatywnych skutków błędnego pouczenia, do którego
strona się zastosowała (art. 112 KPA).
Stan faktyczny
WSA po rozpoznaniu sprawy ze skargi na postanowienie SKO w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do
wniesienia odwołania uchylił zaskarżone postanowienie.
Decyzja organu I instancji w sprawie została Skarżącemu doręczona 13.5.2021 r. Skarżący za pośrednictwem
elektronicznej skrzynki pocztowej Urzędu Miasta wniósł 21.5.2021 r. odwołanie. Wezwaniem z 7.6.2021 r. organ
I instancji wezwał Skarżącego do uzupełnienia braków formalnych odwołania poprzez dokonanie własnoręcznego
podpisu na złożonym piśmie, bądź opatrzenie pisma kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem
potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, lub uwierzytelnienie w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia
pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej, w terminie 7 dni pod rygorem
pozostawienia odwołania bez rozpoznania.
Skarżący 9.6.2021 r. za pośrednictwem platformy ePUAP złożył odwołanie.
Organ II instancji porównując datę doręczenia decyzji: 13.5.2021 r. z datą prawidłowo wniesionego odwołania:
9.6.2021 r. stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Jednocześnie stwierdził nieprawidłowość
kierowanego do Skarżącego przez organ I instancji wezwania do podpisania odwołania w sytuacji, gdy zostało ono
wniesione w sposób nieprzewidziany w ustawie tj. poprzez skrzynkę elektroniczną podczas gdy zgodnie z art. 63 § 1
KPA: podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą
telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną
skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
W skardze do WSA na opisane wyżej postanowienie SKO, Skarżący zarzucił naruszenia art. 63 § 1, § 3a oraz art. 64
§ 2 KPA, ponieważ odwołanie z 21.5.2021 r. było opatrzone własnoręcznym podpisem. W związku z przedstawionym
zarzutem wniósł o uchylenie postanowienia w całości.
W odpowiedzi na skargę SKO wniosło o jej oddalenie, podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie. SKO
wyjaśniło, że w przypadku wniosku o udzielenie informacji publicznej przepis prawa nie wymaga złożenia go
w szczególnej formie, zatem możliwe było prowadzenie korespondencji w tej sprawie przez adres skrzynki mailowej
UM i wnioskodawcy.
Stanowisko WSA
Na podstawie art. 134 KPA organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz
uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne.
WSA nie podzielił stanowiska organu odwoławczego.
W sprawie bezsporne jest, że odwołanie zostało złożone na elektroniczną skrzynkę pocztową, a nie na elektroniczną
skrzynkę podawczą.
Postępowanie przed organami administracyjnymi wolne jest jednak od formalizmu. Zasadę ignorantia iuris nocet
zastępuje zasada obowiązku należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych
i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania
administracyjnego (art. 9 KPA), obowiązek ustalenia treści żądania strony w przypadku wszczęcia postępowania
administracyjnego na jej wniosek, podjęcie czynności zmierzających do wyjaśnienia treści rzeczywistego żądania
wnioskodawcy, w przypadku gdy budzi ono jakiekolwiek wątpliwości (art. 7 KPA), czy też zakaz wyciągania
negatywnych skutków błędnego pouczenia, do którego strona się zastosowała (art. 112 KPA).

Skarżący w ustawowo przewidzianym terminie złożył drogą elektroniczną odwołanie. Uczynił to jednak w sposób
niezgodny z przepisami kierując środek zaskarżenia na elektroniczną skrzynkę pocztową, a nie elektroniczną
skrzynkę podawczą – art. 63 § 1 KPA, a także nie podpisał odwołania.
Nie oznaczało to jednak automatycznej niedopuszczalności odwołania, a jedynie, że wniesione odwołanie nie
spełniało formy, o której mowa w art. 63 § 1 KPA, a w konsekwencji nie spełniało wymogu opatrzenia środka
zaskarżenia podpisem własnoręcznym (§ 3) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo
podpisem osobistym, bądź też, że nie zostało uwierzytelnione w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia
pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej (§ 3a). Brak na podaniu wnoszonym
w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego
kwalifikowanego certyfikatu można jednak uzupełnić przez przesłanie podania przez wnoszącego i opatrzenie go
bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź też przez wniesienie podania w formie pisemnej opatrzonego podpisem
(wyrok WSA w Gdańsku z 26.4.2017 r., II SA/Gd 39/17,
).
Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych
W tych okolicznościach wezwanie przez Burmistrza strony odwołującej się do uzupełnienia braków formalnych
odwołania wniesionego za pośrednictwem poczty elektronicznej, poprzez dokonanie własnoręcznego podpisu na
złożonym piśmie, bądź opatrzenie pisma kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym
profilem zaufanym ePUAP, lub uwierzytelnienie w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia
i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej, wbrew twierdzeniom organu II instancji, należy uznać
za w pełni uzasadnione.
Zgodnie z wyżej powołanymi zasadami organ miał obowiązek poinformować o tym skarżącego, zwłaszcza w sytuacji
otwartego terminu do wniesienia odwołania (Skarżący wniósł odwołanie w siódmym dniu od dnia doręczenia decyzji).
Skarżący wezwany przez organ I instancji do uzupełnienia braków pisma, w wyznaczonym do tego terminie wniósł
odwołanie zgodnie ze sposobem przewidzianym w art. 63 § 1 KPA tj. za pośrednictwem platformy e-PUAP, opatrując
stronę tytułową odwołania podpisem elektronicznym.
Pominięcie przez organ II instancji, kierowanego przez organ I instancji wezwania do uzupełnienia braków
formalnych odwołania stanowiło naruszenie przepisów informowania o przysługujących prawach i obowiązkach.
Przyjęcie prezentowanego przez organ odwoławczy stanowiska oznaczałoby akceptację poglądu, że złożenie pisma
w formie elektronicznej w sposób niezgodny z art. 63 § 1 KPA stanowi w postępowaniu administracyjnym
nieusuwalną wadę. W ocenie Sądu brak ten w postępowaniu administracyjnym, podlega tak, jak inne braki
konwalidacji.
Zatem organ I instancji, który otrzymał pismo, wniesione w sposób nieprawidłowy miał obowiązek poinformować
o tym skarżącego i udzielić mu stosownych wskazówek i pouczeń. Skoro skarżący wezwany przez organ I instancji
do uzupełnienia braków pisma, wniósł prawidłowo odwołanie w wyznaczonym przez organ terminie i formie, to
stwierdzenie przez organ II instancji uchybienia terminu do wniesienia odwołania, z pominięciem tych wyjaśnień,
uznać należy, za niezgodne z powołanymi na wstępie zasadami. Organ II instancji wykazał się zbytnim rygoryzmem,
który de facto pozbawił Skarżącego prawa do skorzystania z kontroli decyzji organu I instancji w administracyjnym
toku instancji przez wniesienie dowołania.
WSA uchylając zaskarżonego postanowienie wskazał, że w ponownie przeprowadzonym postępowaniu zadaniem
organu II instancji będzie merytoryczne rozpoznanie odwołania.
Sąd zwrócił przy tym uwagę, że z akt wynika, iż Skarżący złożył odwołanie poprzez ePUAP opatrując podpisem
elektronicznym wyłącznie pismo przewodnie do złożonego odwołania, zatytułowane „odwołanie od decyzji”. W aktach
brak jest takiego podpisu w odniesieniu do stanowiącego załącznik do tego pisma, odwołania. Choć nie jest to istotne
dla samego spełnienia warunku wniesienia odwołania, które, jak wiadomo, nie musi zostać szczegółowo
uzasadnione, to jego brak może uniemożliwić odniesienie się do użytej w nim argumentacji.
Sąd zwrócił uwagę, że brak podpisu elektronicznego o którym mowa w art. 63 § 3a pkt 1 KPA pod załącznikiem
odwołania, wniesionego w formie elektronicznej na skrzynkę podawczą organu administracji publicznej, jest brakiem
formalnym, który podobnie jak podpis pod odwołaniem może zostać usunięty w trybie art. 64 § 2 KPA (podobnie
wyrok NSA z 23.2.2018 r., II OSK 1901/17,
). Zatem gdyby okazało się, że faktycznie załącznik odwołania nie
został prawidłowo podpisany, organ powinien wezwać do uzupełnienia powyższego braku.

Komentarz
Omawiane, nieprawomocne orzeczenie, potwierdza skuteczność prawną odwołania złożonego z uchybieniem trybu.
Taki brak może być bowiem usunięty w przewidzianym ustawą trybie. Za datę wniesienia środka zaskarżenia uznaje
się datę złożenia odwołania z brakiem formalnym – nie zaś datę uzupełnionego pisma.
Wyrok WSA wpisuje się także w linię orzeczniczą, z której wynika brak zasadności przyjmowania nadmiernej
formalizacji postępowania administracyjnego.

Wyrok WSA w Rzeszowie z 14.10.2021 r., II SA/Rz 1086/21,

Wyrok WSA w Rzeszowie z 14.10.2021 r. podkreśla ważność możliwości usunięcia braków formalnych w odwołaniu, co przeciwdziała nadmiernej formalizacji postępowania administracyjnego. Decyzja ta wpisuje się w kontekst orzecznictwa, które stawia na znaczenie merytorycznego aspektu sprawy przy ocenie skuteczności odwołania.