Brak pełnomocnictwa to brak formalny podania

Niedołączenie dokumentu pełnomocnictwa do odwołania, złożonego w imieniu mocodawcy, stanowi brak formalny podania, który zgodnie z przepisem art. 64 § 2 KPA podlega usunięciu. Organ odwoławczy musi skorzystać z mechanizmu wezwania pełnomocnika do uzupełnienia braku formalnego pisma pod rygorem pozostawienia go bez rozpatrzenia. Dopiero po usunięciu braku organ może merytorycznie rozpatrzyć odwołanie. Konieczne jest okazanie dokumentu stwierdzającego ustanowienie pełnomocnictwa, aby pełnomocnik mógł działać w postępowaniu.

Tematyka: pełnomocnictwo, brak formalny, odwołanie, postępowanie odwoławcze, kompletność podania, KPA, organ odwoławczy, dokument stwierdzający ustanowienie pełnomocnictwa, prawidłowe reprezentowanie strony

Niedołączenie dokumentu pełnomocnictwa do odwołania, złożonego w imieniu mocodawcy, stanowi brak formalny podania, który zgodnie z przepisem art. 64 § 2 KPA podlega usunięciu. Organ odwoławczy musi skorzystać z mechanizmu wezwania pełnomocnika do uzupełnienia braku formalnego pisma pod rygorem pozostawienia go bez rozpatrzenia. Dopiero po usunięciu braku organ może merytorycznie rozpatrzyć odwołanie. Konieczne jest okazanie dokumentu stwierdzającego ustanowienie pełnomocnictwa, aby pełnomocnik mógł działać w postępowaniu.

Niedołączenie dokumentu pełnomocnictwa do odwołania, złożonego w imieniu mocodawcy, stanowi brak
formalny podania, który zgodnie z przepisem art. 64 § 2 KPA podlega usunięciu. W takiej sytuacji
obowiązkiem organu pozostaje skorzystanie z mechanizmu zapisanego w powołanym przepisie, tj. wezwanie
pełnomocnika do usunięcia braku formalnego pisma pod rygorem pozostawienia go bez rozpatrzenia.
Dopiero po uzupełnieniu powyższego braku organ odwoławczy władny jest merytorycznie rozpatrzeć
odwołanie. Dla wykazania, że pełnomocnik został dla strony ustanowiony, niezbędne jest okazanie
dokumentu stwierdzającego ustanowienie takiego pełnomocnictwa. Z chwilą przedstawienia pełnomocnictwa
podpisanego przez mocodawcę pełnomocnik wykazuje umocowanie do działania w postępowaniu. Organ
uzyskuje możliwość zbadania prawidłowości i zakresu pełnomocnictwa.
Stan faktyczny
WSA w Olsztynie rozpoznał sprawę ze skargi Spółki na decyzję SKO w przedmiocie określenia wysokości dotacji
pobranej w nadmiernej wysokości. Sąd uchylił zaskarżoną decyzję. W sprawie tej Starosta uznał dotację w wysokości
16.703,57 zł za pobraną przez stronę w nadmiernej wysokości oraz wezwał stronę do jej zwrotu. Decyzja ta została
wydana na skutek kontroli szkół. Organ I instancji ocenił, że dotacja została pobrana w nadmiernej wysokości
w odniesieniu do 49 słuchaczy szkół, którzy nie spełnili warunku określonego w art. 26 ust. 3 ustawy z 27.10.2017 r.
o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1930 ze zm.; dalej: FinZadOśwU). Dotyczył on
potwierdzenia uczestnictwa w zajęciach własnoręcznym czytelnym podpisem na listach obecności.
W odwołaniu od decyzji organu I instancji, wniesionym w imieniu strony przez radcę prawnego, zarzucono
naruszenie art. 107 § 1 KPA oraz art. 26 ust. 3 FinZadOśwU. Wniesiono o uchylenie decyzji i przekazanie sprawy do
ponownego rozpatrzenia organowi I instancji. Do odwołania dołączono odpis z rejestru przedsiębiorców KRS oraz
uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa dla radcy prawnego, który nie zawierał podpisu osoby uprawnionej do
reprezentacji Spółki. SKO uchyliło w całości decyzję organu I instancji i określiło wysokość dotacji pobranej
w nadmiernej wysokości na łączną kwotę 15.595,88 zł.
W skardze do WSA w Olsztynie strona reprezentowana przez radcę prawnego wniosła o uchylenie decyzji organu II
instancji w całości. Zaskarżonej decyzji zarzuciła naruszenie m.in. art. 26 ust. 3 FinZadOśwU poprzez uznanie, że
czytelny własnoręczny podpis to taki, który składa się z nazwiska osoby składającej. Żaden przepis prawa nie
zawiera jednak definicji legalnej tego pojęcia, co powoduje, że za podpis czytelny może zostać uznany znak ręczny
pozwalający zidentyfikować składającą go osobę poprzez szereg cech indywidualnych.
Stanowisko WSA
Kontrola zaskarżonej decyzji doprowadziła Sąd do uznania konieczności wyeliminowania jej z obrotu prawnego, choć
z innych przyczyn aniżeli wskazane w skardze. Sąd stwierdził z urzędu, że odwołanie strony zostało rozpoznane
przez SKO pomimo braku w zakresie pełnomocnictwa. Odwołanie od decyzji organu I instancji wniósł bowiem radca
prawny w imieniu skarżącej Spółki. Przedłożył uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa, na którym nie widniał jednak
podpis osoby uprawnionej do reprezentacji Spółki. Na uwierzytelnionym przez pełnomocnika odpisie dokumentu
widoczny był jedynie podpis maszynowy Prezes Zarządu Spółki, natomiast nie zawierał on podpisu odręcznego.
W związku z tym wskazania wymagało to, że organ odwoławczy jest uprawniony do rozpoznania odwołania
wyłącznie wówczas, gdy spełnia on wszystkie wymogi wynikające z obowiązujących regulacji prawnych. Odwołanie
stanowi środek prawny, który strona może wnieść osobiście lub przez pełnomocnika (art. 32 KPA).
Jeżeli odwołanie nie zostało wniesione przez stronę osobiście, ale pochodzi od pełnomocnika, to stosownie do
przepisu art. 33 § 3 KPA jest on zobowiązany dołączyć do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis
pełnomocnictwa, przy czym adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy, mogą sami
uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.
Zgodnie zaś z art. 33 § 4 KPA w sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać
pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co
do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.
Z oczywistych względów norma wynikająca z art. 33 § 4 KPA nie znajdowała w niniejszej sprawie zastosowania.
Brzmienie przepisu art. 33 § 3 KPA nie pozostawiało wątpliwości, że pełnomocnik, chcąc występować
w postępowaniu, miał obowiązek przedłożenia do akt sprawy dokumentu potwierdzającego umocowanie do działania
w cudzym imieniu i wyznaczającego jego zakres. Udzielenie pełnomocnictwa stanowi bowiem dla pełnomocnika



jedyne źródło kompetencji do działania w imieniu i ze skutkiem dla mocodawcy, w zakresie wyznaczonym treścią
pełnomocnictwa (wyrok NSA z 29.11.2019 r., II OSK 2832/18, 
).
Dla wykazania, że pełnomocnik został ustanowiony dla strony, niezbędne jest okazanie dokumentu stwierdzającego
ustanowienie takiego pełnomocnictwa. Z momentem przedstawienia pełnomocnictwa podpisanego przez mocodawcę
pełnomocnik wykazuje umocowanie do działania w postępowaniu, a organ uzyskuje możliwość zbadania
prawidłowości i zakresu pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo, aby mogło wywrzeć skutki w postępowaniu, musi zostać
uzewnętrznione. Oznacza to, że informacja o jego istnieniu musi dotrzeć do organu zgodnie z art. 33 § 2 KPA. Musi
ona również znaleźć odzwierciedlenie w aktach sprawy.
Niedołączenie dokumentu pełnomocnictwa do odwołania złożonego w imieniu mocodawcy stanowi brak formalny
podania, który podlega usunięciu zgodnie z przepisem art. 64 § 2 KPA. W takiej sytuacji obowiązkiem organu
pozostaje skorzystanie z mechanizmu zapisanego w powołanym przepisie, tj. wezwania pełnomocnika do usunięcia
braku formalnego pisma pod rygorem pozostawienia go bez rozpatrzenia. Dopiero po uzupełnieniu powyższego
braku organ odwoławczy władny jest merytorycznie rozpatrzeć odwołanie. Niewątpliwie do braków podania, które
uniemożliwiają nadanie żądaniu strony biegu, należy zaliczyć brak pełnomocnictwa lub jego oryginału w przypadku,
gdy strona działa przez pełnomocnika. Obowiązkiem organu jest wówczas ustalenie, czy pełnomocnik został
prawidłowo umocowany do podejmowania czynności procesowych w imieniu strony.
W niniejszej sprawie odwołanie wniesione przez pełnomocnika, który nie wykazał swojego umocowania, do czasu
usunięcia braku odwołania nie mogło wywołać skutku w postaci wszczęcia postępowania odwoławczego. Nie
uprawniało SKO do podjęcia jakiejkolwiek czynności orzeczniczej. Takie stanowisko jasno wynika z przepisów prawa
i jest także potwierdzone bogatym orzecznictwem sądowoadministracyjnym, w którym ukształtował się pogląd, że
prowadzenie postępowania bez wezwania do usunięcia braku podpisu, pełnomocnictwa czy innych jeszcze wymagań
oznacza wadliwość postępowania. Stosownie bowiem do przepisów art. 127 KPA i następnych, organ odwoławczy
przystępuje do rozpoznania sprawy wyłącznie na podstawie skutecznie wniesionego odwołania. Jeśli zaś zostało ono
wniesione przez osobę, która nie wykazała swego umocowania do działania w imieniu strony, nie wywołuje żadnych
skutków prawnych, a tym bardziej nie daje możliwości jego merytorycznego rozpatrzenia. Dopiero wniesienie
odwołania, które spełnia wymagania formalne, pozwala właściwemu organowi na uruchomienie przewidzianych
przepisami prawa procedur zmierzających do weryfikacji zaskarżonego tym odwołaniem orzeczenia oraz do
rozpoznania i rozstrzygnięcia danej sprawy administracyjnej.
Wobec rozpoznania przez organ odwoławczy odwołania dotkniętego brakami Sąd stwierdził naruszenie art. 138 § 1
pkt 2 w zw. z art. 64 § 2 KPA i art. 33 § 3 KPA. To oczywiste naruszenie przepisów postępowania administracyjnego
k mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, co uzasadniało uchylenie decyzji.

Komentarz
Orzeczenie odnosi się do istotnego procesowo problemu kompletności podania (tu: odwołania) złożonego w sprawie.
Brak formalny pisma może powodować przeszkodę dla nadania sprawie biegu. Takim brakiem jest brak dokumentu
pełnomocnictwa czy też podpisu na pełnomocnictwie (co w skutkach prawnych jest jednoznaczne). Ma on istotne
znaczenie dla sprawy, ponieważ z chwilą ustanowienia pełnomocnika staje się on podmiotem wszystkich praw
i obowiązków procesowych strony, pozostających w zakresie pełnomocnictwa. Wyjątkiem są te, których charakter
powoduje konieczność osobistego udziału strony (wyrok WSA w Gliwicach z 28.2.2018 r., II SA/Gl 788/17, 
).
Obowiązkiem organu administracji publicznej jest ustalenie, czy strona jest prawidłowo reprezentowana
w postępowaniu. Orzeczenie nie jest prawomocne.

Wyrok WSA w Olsztynie z 3.11.2021 r., I SA/Ol 422/21, 








Niedołączenie dokumentu pełnomocnictwa to istotny brak formalny podania, który wymaga usunięcia zgodnie z przepisem art. 64 § 2 KPA. Brak pełnomocnictwa uniemożliwia nadanie żądaniu strony biegu, a organ musi sprawdzić, czy pełnomocnik jest prawidłowo umocowany do działania w imieniu strony. Orzeczenie podkreśla, że brak kompletności podania może mieć istotny wpływ na wynik sprawy.