Sąd może ocenić własnoręczność podpisu pod pismem procesowym

Każde pismo składane do sądu powinno zawierać własnoręczny podpis strony lub pełnomocnika. Sąd może samodzielnie ocenić autentyczność podpisu pod pismem procesowym, a brak własnoręcznego podpisu może skutkować odrzuceniem skargi. Artykuł omawia również znaczenie faksymile oraz wymogi dotyczące podpisów w postępowaniu sądowym.

Tematyka: podpis własnoręczny, faksymile, sąd administracyjny, PostAdmU, podpis mechaniczny, biegły grafolog, skarga administracyjna, NSA, odrzucenie skargi, pełnomocnik

Każde pismo adresowane do sądu powinno zawierać własnoręczny podpis strony lub jej pełnomocnika.
W razie wątpliwości co do własnoręczności podpisu sąd jest uprawniony do dokonywania we własnym
zakresie wiążących ustaleń w tej kwestii.
Brak podpisu pod skargą
Reprezentowany przed adwokata A.B. wniósł skargę na decyzję Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Sąd
uznał, że skarga nie została podpisana własnoręczne przez pełnomocnika, a została opatrzona faksymile podpisu
i wezwał do usunięcia jej braku formalnego poprzez nadesłanie podpisanego egzemplarza skargi. Ponieważ
w odpowiedzi na wezwanie nadesłano kolejny egzemplarz skargi, który zawierał jedynie odzwierciedlenie podpisu
adwokata, WSA w Warszawie odrzucił skargę. Zgodnie z art. 57 § 1 ustawy z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu
przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej: PostAdmU) skarga powinna czynić
zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, w szczególności zawierać podpis strony, jej przedstawiciela
ustawowego albo pełnomocnika (art. 46 § 1 pkt 4 PostAdmU). Podpis musi być własnoręczny, z wyjątkiem
przypadków, o których mowa w art. 46 § 4 PostAdmU. W orzecznictwie przyjęto, że podpisem jest znak ręczny
określonej osoby, noszący indywidualne i powtarzalne cechy, pozwalające odróżnić go od innych, umożliwiające
identyfikację osoby podpisującego oraz zbadanie autentyczności podpisu (zob. postanowienie NSA z 27.5.2011 r.,
I OZ 368/11,
). Natomiast faksymile, czyli kopia podpisu odbita sposobem mechanicznym na dokumencie nie
spełnia wymogu wskazanego w art. 46 § 1 pkt 4 PostAdmU (zob. postanowienie NSA z 24.3.2021 r., II OZ 179/21,
; postanowienie NSA z 12.9.2017 r. II GZ 654/17,
).
Zarzuty zażalenia
A.B. wniósł o uchylenie postanowienia o odrzuceniu skargi twierdząc, że oceny tego, czy podpis widniejący pod
skargą nie spełnia cech podpisu własnoręcznego, powinien dokonać biegły grafolog, a nie Sąd. Ponadto zarzucił, że
wezwanie do uzupełnienia braków formalnych było nieprawidłowo sformułowane. Wynikało bowiem z niego, że Sąd
I instancji domaga się przedłożenia dodatkowego odpisu skargi dla organu, podczas gdy wezwanie powinno dotyczyć
uzupełnienia brakującego podpisu pod przesłaną skargą. W rezultacie dopiero z treści zaskarżonego postanowienia
skarżący dowiedział się, że Sąd kwestionuje własnoręczność podpisu pełnomocnika.
Sąd może sam badać własnoręczność podpisu
NSA uchylił zaskarżone postanowienie. Jednym z wymogów, jakie musi spełniać każde pismo składane
w postępowaniu sądowym jest podpis strony, jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Podpis ten
musi być własnoręczny i nie może zostać zastąpiony nie tylko podpisem sporządzonym na maszynie, np.
w wypadku sporządzenia dokumentu techniką komputerową, ale też żadnym innym podpisem
mechanicznym, np. faksymile bądź kserograficzną odbitką własnego podpisu (zob. postanowienie NSA
z 20.10.2021 r., I GZ 316/21,
). W uzasadnieniu stwierdzono, że co do zasady ocena kwestii własnoręczności
podpisu powinna być dokonana przez specjalistę, który posiada odpowiednią wiedzę i kompetencje do oceny, czy
podpis jest własnoręczny, czy też nie. Jednak nie oznacza to, że sąd we własnym zakresie nie jest uprawniony do
czynienia jakichkolwiek wiążących ustaleń. Z braku odpowiedniej regulacji w PostAdmU nie można bowiem
wyprowadzać wniosku, że sąd nie ma kompetencji, aby dokonać weryfikacji podpisu w zakresie ustalenia, czy jest on
własnoręczny, czy mechanicznie odwzorowany.
Wezwanie do uzupełnienia braków musi być precyzyjne
NSA uznał jednak, że WSA w Warszawie przedwcześnie odrzucił skargę, stwierdzając, iż kwestia własnoręcznego
podpisu pełnomocnika strony skarżącej pod skargą została należycie wyjaśniona. Skoro Sąd I instancji powziął
wątpliwość co do własnoręczności podpisu pod skargą, to nieprawidłowe było wezwanie pełnomocnika do nadesłania
podpisanego egzemplarza skargi bez wskazania pełnomocnikowi przyczyny wezwania. Ponadto w ocenie NSA w tej
sprawie nie można z całą pewnością stwierdzić, że podpis na złożonej za pośrednictwem organu skardze oraz
egzemplarzu nadesłanej odpowiedzi na wezwanie Sądu jest podpisem mechanicznym. Dlatego WSA w Warszawie
przed odrzuceniem skargi powinien wezwać pełnomocnika do złożenia oświadczenia ze stwierdzeniem, czy skarga
jest złożona w oryginale i czy zawiera własnoręczny podpis, a nie taki odwzorowany mechanicznie. Dopiero po
złożeniu wyjaśnień przez pełnomocnika lub bezskutecznym upływie terminu do ich złożenia Sąd powinien podjąć
dalsze czynności w sprawie.
Postanowienie NSA z 24.11.2021 r., II OZ 828/21,

NSA podkreślił konieczność precyzyjnego formułowania wezwań do uzupełnienia braków formalnych w skargach oraz możliwość sądów do samodzielnego badania własnoręczności podpisów. Decyzja ta wprowadza klarowność w kwestiach związanych z podpisami w postępowaniu przed sądami administracyjnymi.