Gwarancja procesowa dostępu do akt sprawy administracyjnej

Publikacja omawia problem dostępu do akt sprawy administracyjnej oraz gwarancje procesowe zapewniane stronie. Skarżący walczył o udostępnienie kopii dokumentów, a organy administracyjne odmawiały, argumentując wcześniejszym przekazaniem akt. Decyzje organów różniły się, co doprowadziło do złożenia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. WSA uznał skargę za zasadną, powołując się na przepisy KPA dotyczące prawa strony do wglądu w akta sprawy i sporządzania kopii. Wyrok WSA stanowi ważne stanowisko w kontekście gwarantowania dostępu do dokumentów administracyjnych.

Tematyka: gwarancja procesowa, dostęp do akt, sprawy administracyjne, Wojewódzki Sąd Administracyjny, Kodeks postępowania administracyjnego, udostępnienie akt, nadużycie prawa, elektroniczny dostęp, skarga administracyjna, czynny udział w postępowaniu

Nie można odmówić stronie wydania odpisu lub kopii dokumentu z akt, powołując się na to, że uprzednio
został jej wydany odpis tego dokumentu. Organ nie może również uzasadniać odmowy ilością spraw
zainicjowanych przez Skarżącego, trudnościami organizacyjnymi związanymi z zaangażowaniem środków
osobowych ani faktem, że akta danej sprawy składają się w przeważającej części z dokumentów znanych
albo wydanych już Skarżącemu.
Stan faktyczny
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie na posiedzeniu niejawnym rozpoznał skargę na postanowienie
Komendanta Wojewódzkiego Policji w przedmiocie odmowy udostępnienia akt sprawy i wydanym wyrokiem uchylił
zaskarżone postanowienie i poprzedzające je postanowienie Organu I instancji.
W sprawie tej Skarżący zwrócił się do Komendanta Powiatowego Policji o „sporządzenie i doręczenie kopii cyfrowych
przesłanych zwrotnie za pośrednictwem platformy e-PUAP, względnie w razie braku możliwości sporządzenia kopii
cyfrowych, ich kserokopii w zakresie świadczonego za przeprowadzone niejawnie i z urzędu postępowania, po
którego przeprowadzeniu Komendant Powiatowy Policji wydał decyzję administracyjną X w sprawie o przydzielenie
lokalu mieszkalnego i w tym zakresie i dla prowadzenia tej sprawy prawa podmiotowego do równoważnika
pieniężnego za brak lokalu mieszkalnego, a w tym zakresie udostępnienia kompletnych akt postępowania
administracyjnego od daty jego wszczęcia z urzędu, zawiadomienia o wszczęciu takiego postępowania strony,
przyczyn i podstaw odstąpienia od zasady jego jawności przed stroną i odstąpienia od konstytutywnego przepisu
z art. 10 § 1 ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735 ze zm.;
dalej: KPA), wraz z dokumentem rejestrowo-ewidencyjnym akt przedmiotowego postępowania w administracji”.
Komendant Powiatowy Policji postanowieniem odmówił udostępnienia akt sprawy, wskazując, że Skarżący jest już
w posiadaniu przedmiotowych akt, a jego wniosek stanowi nadużycie prawa.
Po rozpatrzeniu zażalenia Skarżącego Komendant Wojewódzki Policji postanowieniem utrzymał w mocy
postanowienie Organu I instancji, akcentując fakt przekazania Skarżącemu żądanych materiałów. W ocenie Organu
II instancji Skarżący w sposób celowy i z premedytacją dokonywał kolejnych czynności procesowych, kierując się
wyłącznie chęcią zarzucenia organu bardzo dużą ilością spraw, a nie rozpoznaniem i zbadaniem istoty sprawy.
W skardze do WSA Skarżący nie zgodził się ze wskazanymi postanowieniami organów obu instancji i wniósł o ich
uchylenie.
Stanowisko WSA
W ocenie WSA skarga zasługiwała na uwzględnienie.
Podstawę zaskarżonego rozstrzygnięcia stanowiły przepisy KPA. Zgodnie z art. 73 § 1 KPA strona ma prawo wglądu
w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu
postępowania, czynności te są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego
organu. Art. 73 § 2 KPA stanowi, że strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej
z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Organ administracji
publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie
teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z 17.2.2005 r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 73 § 3 KPA).
Przy czym, jak zasadnie wskazał NSA w wyroku z 14.7.2020 r., I OSK 2568/19 - art. 73 § 3 KPA nie nakłada na
organ obowiązku udostępnienia stronie akt sprawy administracyjnej przez prowadzony system teleinformatyczny.
Organ, odmawiając stronie udostępnienia wglądu do akt sprawy w formie określonej w art. 73 § 3 KPA, przede
wszystkim ma obowiązek podania, czy posiada własny system teleinformatyczny, a w konsekwencji techniczną
możliwość zapewnienia stronie elektronicznego dostępu do akt sprawy w takim systemie. W przypadku, gdy
wskazane wymogi są spełnione, w uzasadnieniu rozstrzygnięcia powinien wykazać, dlaczego – mimo potencjalnej
możliwości zapewnienia stronie dokonania czynności określonych w art. 73 § 1 KPA w omawianej elektronicznej
formie – odmawia takiego sposobu zapewnienia stronie przysługującego jej prawa. Przy czym organ takie
rozstrzygnięcie musi uzasadnić dostatecznie zindywidualizowanymi przesłankami, w taki sposób, aby nie można mu
było zarzucić dowolności.

Należy również podnieść, że zgodnie z uchwałą NSA w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1
KPA mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych,
na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy (uchwała NSA z 8.10.2018 r., I OPS 1/18,
). Oczywiście udostępnienie może nastąpić z zastrzeżeniem konieczności poniesienia kosztów przez stronę
wnioskującą o ich wydanie (wyrok WSA w Białymstoku z 21.8.2014 r., II SAB/Bk 24/14,
).
W okolicznościach przedmiotowej sprawy organy obu instancji odmówiły udostępnienia żądanych akt, z uwagi na
uprzednie ich przekazanie skarżącemu. Udostępnienie to miało miejsce 27.8.2014 r. Skarżący odebrał osobiście
komplet dokumentacji.
Sąd co do zasady podzielił pogląd, że nie można odmówić stronie wydania odpisu lub kopii dokumentu z akt,
powołując się na to, że uprzednio został jej wydany odpis tego dokumentu (por. wyrok WSA w Białymstoku
z 21.8.2014 r., II SAB/Bk 24/14,
) czy też organ nie może również uzasadniać odmowy ilością spraw
zainicjonowanych przez Skarżącego, trudnościami organizacyjnymi związanymi z zaangażowaniem środków
osobowych czy też faktem, że akta danej sprawy składają się w przeważającej części z dokumentów znanych, czy
też wydanych już Skarżącemu (tak: wyrok WSA w Warszawie z 14.7.2020 r., I OSK 2568/19).
W przypadku jednak nadużywania prawa (np. przez wielokrotne zawracanie się o przesłanie tych samych
dokumentów), które za każdym razem musi być wykazane przez organ, organ ma możliwość odmowy ponownego
udostępnia akt Skarżącemu.
W przedmiotowej sprawie między wnioskami Skarżącego minęło około 7 lat.

Komentarz
Dostęp do akt sprawy służy zapewnieniu stronie realizacji jednej z najważniejszych zasad postępowania
administracyjnego, tj. zasady czynnego udziału w postępowaniu (art. 10 KPA). Tylko skrajne przypadki wielokrotnego
zwracania się do organu o udostępnienie akt sprawy można uznać za nadużycie prawa. Odmowa udostępnienia akt
sprawy musi być przy tym bardzo szczegółowo uzasadniona przez organ. Zasadniczo jednak organ powinien uczynić
wszystko, żeby akta sprawy stronie udostępnić – także w formie elektronicznej bądź ich kopii.

Wyrok WSA w Krakowie z 3.3.2022 r., III SA/Kr 1051/21,

Dostęp do akt sprawy jest kluczowym elementem zapewniającym stronie czynny udział w postępowaniu administracyjnym. Organ powinien starać się udostępnić akta stronie, nawet w formie elektronicznej, chyba że istnieje uzasadnione nadużycie prawa. Odmowa udostępnienia akt musi być szczegółowo uzasadniona. Wyrok WSA w Krakowie potwierdza ważność gwarancji procesowych dotyczących dostępu do akt sprawy administracyjnej.