Doręczenie postanowienia spółce w siedzibie organu podatkowego

Art. 45 KPA wyjaśnia zasady dotyczące skutecznego doręczenia pism jednostkom organizacyjnym. W praktyce okazuje się, że doręczenie postanowienia spółce w siedzibie organu podatkowego może budzić wątpliwości i prowadzić do sporów. Sprawa ta została poddana analizie przez Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w swoim orzeczeniu ustalił kluczowe kwestie dotyczące sposobu doręczania pism spółkom.

Tematyka: doręczenie postanowienia, siedziba spółki, Naczelny Sąd Administracyjny, art. 45 KPA, skuteczność doręczenia, postępowanie administracyjne

Art. 45 KPA należy wykładać w ten sposób, że skuteczne jest doręczenie jednostce organizacyjnej pisma nie
tylko w lokalu jej siedziby, ale również doręczenie go w siedzibie organu do rąk osoby uprawnionej do
odbioru pism oraz za jej zgodą – uznał Naczelny Sąd Administracyjny.
Postępowanie administracyjne
Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego wymierzył „P.” sp.j. karę w wysokości 22,5 tys zł z tytułu niezgodności
budowli z projektem. Postanowienie zostało odebrane przez wspólnika „P.” sp.j. w siedzibie organu. Gdy organ II
instancji stwierdził, że zażalenie na to postanowienie zostało wniesione z uchybieniem terminu, „P.” sp.j. wniosła
skargę dowodząc, iż organ I instancji nie doręczył jej skutecznie swojego postanowienia. Skarżąca wskazała, że
przepisy KPA zobowiązują organ do doręczenia swojego rozstrzygnięcia na adres siedziby spółki. Ponieważ
doręczenie postanowienia organu I instancji nastąpiło w jego siedzibie nie może zostać uznane za skuteczne
w świetle KPA i termin do jego zaskarżenia nie rozpoczął biegu.
WSA – doręczenie spółce tylko w jej siedzibie
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżone postanowienie. Z art. 45 KPA wynika, że
jednostkom organizacyjnym oraz organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób
uprawnionych do odbioru pism. W ocenie Sądu treść tego przepisu wyklucza uznanie za skuteczne doręczenia
dokonanego poza lokalem siedziby adresata, nawet jeśli dokonano go do rąk osoby upoważnionej do odbioru. Jak
wyjaśniono w przeciwieństwie osób fizycznych, w przypadku których dopuszczalne są doręczenia: właściwe,
zastępcze oraz domniemane doręczenia, podmiotom wymienionym w treści art. 45 KPA organ można doręczyć
pismo tylko poprzez doręczenie właściwe. W konsekwencji organ II instancji nie był uprawniony do stwierdzenia
uchybienia terminu do złożenia zażalenia na podstawie art. 134 KPA.
NSA – różne sposoby doręczania pism spółkom
Naczelny Sąd Administracyjny uchylił zaskarżony wyrok i oddalił skargę uznając, że wbrew twierdzeniom
Sądu I instancji, ustawodawca dopuszcza doręczanie jednostkom organizacyjnym i organizacjom
społecznym pism w sposób inny niż wyraźnie wskazany w art. 45 KPA. Przepis ten określa jedynie warunki
prawidłowego doręczenia pism dokonywanego w lokalu siedziby tych podmiotów. Skuteczne doręczenie może
jednak nastąpić również w sposób określony w odpowiednio stosowanym art. 44 KPA, czyli w siedzibie urzędu
pocztowego lub siedzibie urzędu gminy, po awizowaniu pisma i pozostawieniu informacji o tym w siedzibie strony
(zob. wyrok NSA z 26.7.2017 r., II FSK 1711/15,
). Jednostka organizacyjna może także wskazać miejsce do
doręczeń inne, niż lokal jej siedziby, np. poprzez ustanowienie pełnomocnika do doręczeń. Ponadto przez osobę
upoważnioną do odbioru pism należy rozumieć nie tylko osobę, która ma specjalne upoważnienie, ale również każdą
osobę, która ze względu na funkcję wykonywaną w organizacji adresata jest regulaminowo lub zwyczajowo
uprawniona do odbioru pism, np. pracownik kancelarii (biura), portier, członek zarządu (zob. wyrok NSA z 12.12.2012
r., II OSK 1480/11,
).
Funkcja gwarancyjna doręczenia
W ocenie NSA wymóg z art. 45 KPA stanowi gwarancję dokonania doręczenia organowi osoby prawnej powołanemu
do reprezentowania i kierowania jej działalnością w taki sposób, by umożliwić mu należyte zapoznanie się z treścią
pism i podjęcie działań niezbędnych do dochodzenia praw i obrony interesów. Nie należy go jednak interpretować
literalnie. Jeśli więc doszło do odebrania postanowienia w siedzibie organu przez uprawnioną osobę
reprezentującą spółkę jawną, która pokwitowała odbiór i nie kwestionowała wówczas tego sposobu
doręczenia, należy przyjąć, że doręczenie zostało dokonane w sposób prawidłowy. NSA podkreślił, że taki
sposób doręczenia nie ograniczył w żaden sposób uprawnień skarżącej, w tym nie uniemożliwił jej
zapoznanie się z treścią rozstrzygnięcia organu, czy wniesienia środka odwoławczego. Uchybienie terminu do
wniesienia zażalenia nie może być podstawą do kwestionowania skuteczności doręczenia, którego prawidłowość nie
była do tego momentu podważana.
NSA nie podzielił prezentowanego w orzecznictwie poglądu, że doręczenie dokonane poza lokalem siedziby
jednostki organizacyjnej nie wywołuje skutku prawnego. Jeśli osoba prawna, czy też jej upoważniony
przedstawiciel wyrazili zgodę na określony sposób doręczenia, to spełnienie ich woli i doręczenie pisma
w siedzibie urzędu organu jest zgodne z prawem i nie narusza zasad ogólnych postępowania: prawdy
obiektywnej, uwzględniania słusznego interesu strony, budzenia zaufania, czy ekonomiki procesowej. W tej
sprawie postanowienie organu I instancji odebrał osobiście w siedzibie organu wspólnik spółki jawnej, a więc osoba,

która zgodnie z art. 29 KSH oraz danymi zamieszczonymi w KRS może samodzielnie reprezentować „P.” sp.j. m.in.
wobec organów administracji i samodzielnie podejmować decyzje o złożeniu środka odwoławczego. Zdaniem NSA
takie doręczenie umożliwia skarżącej zapoznania się z treścią wydanego przez organ rozstrzygnięcia oraz daje
gwarancję ochrony prawa do skutecznego zakwestionowania postanowienia w drodze zażalenia.
W uzasadnieniu wyroku zwrócono również uwagę na fakt, że skarżąca nie kwestionowała skuteczności doręczenia
do chwili, gdy z treści postanowienia organu II instancji dowiedziała się o uchybieniu ustawowego terminu do
wniesienia środka odwoławczego. Strona nie może jednak, tak jak w okolicznościach tej sprawy, traktować
kwestionowania prawidłowości doręczenia jako sposobu na przywrócenie terminu do wniesienia zażalenia.
Wyrok NSA z 12.4.2022 r., II OSK 972/19,

Naczelny Sąd Administracyjny w swoim wyroku podkreślił, że skuteczne doręczenie postanowienia organu do siedziby spółki ma kluczowe znaczenie dla zachowania równowagi między interesami strony a wymogami prawa. Orzecznictwo NSA jasno wskazało, że sposób doręczenia pism ma istotne znaczenie dla prawidłowego przebiegu postępowania administracyjnego.