Doręczenie zastępcze w postępowaniu administracyjnym

Doręczenie zastępcze w postępowaniu administracyjnym wywołuje takie same skutki jak doręczenie zwykłe do rąk adresata. Ustawodawca wymaga bezwzględnego przestrzegania warunków doręczenia zastępczego określonych w art. 43 KPA. Publikacja omawia przypadki doręczenia zastępczego, konieczne warunki i konsekwencje uchybień. Przedstawia analizę stanowisk organów oraz WSA w kontekście prawidłowego postępowania administracyjnego.

Tematyka: doręczenie zastępcze, postępowanie administracyjne, art. 43 KPA, skutki doręczenia zastępczego, uchybienia, organy administracji, WSA, naruszenia procesowe, materiał dowodowy

Doręczenie zastępcze w postępowaniu administracyjnym wywołuje takie same skutki jak doręczenie zwykłe do rąk adresata. Ustawodawca wymaga bezwzględnego przestrzegania warunków doręczenia zastępczego określonych w art. 43 KPA. Publikacja omawia przypadki doręczenia zastępczego, konieczne warunki i konsekwencje uchybień. Przedstawia analizę stanowisk organów oraz WSA w kontekście prawidłowego postępowania administracyjnego.

Ponieważ doręczenie zastępcze wywołuje takie same skutki jak doręczenie zwykłe do rąk adresata, to
przyjęty przez ustawodawcę tryb doręczenia zastępczego, określonego w art. 43 KPA, wymaga
bezwzględnego przestrzegania jego warunków.
Opis stanu faktycznego
Naczelnik Urzędu Skarbowego wydał postanowienie, określające B.K. wysokość nieprzekazanej kwoty wierzytelności
pieniężnej zajętej zawiadomieniem. Strona złożyła wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia zażalenia na
postanowienie. Skarżący podał, że przedmiotowe postanowienie zostało doręczone sąsiadce, K.G., która przekazała
stronie korespondencję dopiero 10.8.2021 r., czym uniemożliwiła skuteczne złożenie zażalenia przez Skarżącego
w terminie 7 dni. W dniu doręczenia nie pozostawiono mu zawiadomienia o tym fakcie. W związku z powyższym nie
wiedział on, że przedmiotowa przesyłka została doręczona jego sąsiadce, a więc nie pytał jej, czy posiada tę
przesyłkę. Do wniosku Skarżący załączył zażalenie oraz oświadczenie K.G. o odbiorze przesyłki poleconej
i przekazaniu jej Skarżącemu 10.8.2021 r.
Stanowisko Organu
Dyrektor Izby Administracji stwierdził, że zażalenie zostało wniesione z uchybieniem terminu. W uzasadnieniu Organ
podniósł, że postanowienie Naczelnika zostało doręczone stronie w trybie art. 43 KPA. Z dowodu doręczenia
przesyłki wynika, że jej odbiór pokwitowała K.G. - dorosły domownik, który podjął się oddania pisma adresatowi.
Jednocześnie postanowieniem Dyrektor Izby odmówił przywrócenia terminu do wniesienia zażalenia. Wskazał, że
Skarżący nie uprawdopodobnił braku winy w uchybieniu terminu do wniesienia zażalenia na postanowienie organu
egzekucyjnego. Odebranie przesyłki przez dorosłego domownika jest uważane za skuteczne doręczenie przesyłki
samemu adresatowi. Nie ma przy tym konieczności badania, czy dorosły domownik, który odebrał przesyłkę,
właściwie wywiązał się z obowiązku w tym zakresie. Zatem nie zostały spełnione przesłanki konieczne do
przywrócenia terminu.
Stanowisko WSA
WSA uchylił zaskarżone postanowienie, uznając, że wydano je w nie do końca wyjaśnionym stanie faktycznym,
tj. z naruszeniem art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 KPA, co w okolicznościach badanej sprawy może mieć istotny
wpływ na wynik sprawy. WSA wskazał, że postępowanie zażaleniowe oparte jest na zasadzie skargowości
i dopiero czynność strony, którą jest skuteczne wniesienie środka zaskarżenia powoduje, że organ wyższego stopnia
może korzystać z uprawnień, jakie zostały przewidziane dla organu II instancji. Ustalenie zaś, że zażalenie zostało
wniesione z naruszeniem terminu nie uprawnia do merytorycznego rozpatrzenia sprawy. Wydanie orzeczenia
kończącego postępowanie w sprawie, jakim jest stwierdzenie uchybienia terminu, winno być poprzedzone
bezspornymi ustaleniami co do prawidłowości doręczenia stronie orzeczenia wydanego w I instancji oraz
ustaleniami co do daty wniesienia tego środka zaskarżenia. Stwierdzenie uchybienia terminu do wniesienia
zażalenia winno bowiem mieć miejsce dopiero po dokładnym przeanalizowaniu materiału dowodowego
w zakresie koniecznym do ustalenia, czy termin ustawowy z art. 141 § 2 KPA został przez stronę zachowany.
Aby uznać doręczenie zastępcze za dokonane prawidłowo, łącznie muszą zostać spełnione przesłanki określone
w art. 43 KPA. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, że
korzystająca zeń strona nie może skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Warunkiem doręczenia (a
także skutecznego zastosowania fikcji doręczenia zastępczego z art. 43 KPA) jest to, że podmiot doręczający pismo
musi pozytywnie zweryfikować fakt nieobecności adresata, pismo ma zostać doręczone zastępczo, jeżeli wskazane
osoby podjęły się oddania pisma adresatowi. Osoba odbierająca pismo w sposób zastępczy musi pokwitować jego
odbiór, a w sytuacji, gdy odbierającym pismo był sąsiad lub dozorca, o doręczeniu zastępczym doręczający
zawiadamia adresata, co odbywa się poprzez umieszczenie odpowiedniego zawiadomienia w oddawczej skrzynce
pocztowej, lub w sytuacji, gdy nie jest to możliwe - w drzwiach mieszkania.
Ponieważ doręczenie zastępcze wywołuje takie same skutki jak doręczenie zwykłe do rąk adresata, to przyjęty przez
ustawodawcę tryb doręczenia zastępczego, określonego w art. 43 KPA, wymaga bezwzględnego przestrzegania jego
warunków. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, iż nie
można skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Procesowa instytucja doręczenia zastępczego
polega nie tyle na domniemaniu, ile oparta jest na konstrukcji fikcji prawnej poprzez uznanie, że nastąpiło doręczenie
pisma, które de facto nie miało miejsca. Warunkiem przyjęcia przez organ takiej fikcji prawnej, tj. uznania, że
nastąpiło doręczenie zastępcze, jest dysponowanie przez ten organ niebudzącym wątpliwości dowodem
potwierdzającym, że przesłanki określone w art. 43 KPA zostały spełnione. Dowodem na to jest dokument urzędowy



w postaci prawidłowo wypełnionego zwrotnego potwierdzenia odbioru. Domniemanie to może zostać obalone, gdy
adresat udowodni, że mimo zastosowania zastępczej formy doręczenia pismo nie zostało mu doręczone z przyczyn
od niego niezależnych.
Przenosząc powyższe ogólne uwagi na grunt niniejszej sprawy, należy podkreślić, że ze znajdującego się w aktach
administracyjnych zwrotnego poświadczenia odbioru wynika, iż przesyłka została odebrana przez K.G. Na druku
potwierdzenia odbioru przesyłki wskazano, że doręczono ją dorosłemu domownikowi. Z postępowania
wyjaśniającego wynika, że przesyłkę poleconą doręczono osobie wspólnie zamieszkującej z adresatem. Natomiast
Skarżący we wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia zażalenia jednoznacznie wskazał, że K.G. jest jego
sąsiadką, a nie dorosłym domownikiem. Powyższe znajduje potwierdzenie w załączonym do wniosku oświadczeniu.
Analiza treści uzasadnienia zaskarżonego postanowienia nie pozostawia wątpliwości, że Organ odwoławczy uznał
K.G. za dorosłego domownika, podnosząc, że mieszka pod tym samym adresem co Skarżący, i posiłkując się
opisem zwrotnego potwierdzenia odbioru przez doręczyciela. Natomiast Dyrektor Izby zupełnie zignorował zarzut
Skarżącego i przedłożonego na tę okoliczność dowodu, że przesyłka polecona została odebrana przez
sąsiada, a nie dorosłego domownika. Organ odwoławczy nie wyjaśnił w pełni okoliczności doręczenia przesyłki
poleconej i nie ocenił dowodów przedłożonych przez stronę. Nie wiadomo, czy załączone oświadczenie zostało
uznane przez Organ jako wiarygodne.
Uznanie K.G. za sąsiada i niepoinformowanie Skarżącego o pozostawieniu przesyłki odbiorcy skutkuje tym, że nie
można przyjąć, iż od tego dnia rozpoczął się dla niego termin na wniesienie zażalenia. Należy go wówczas liczyć od
dnia, w którym Skarżący faktycznie dowiedział się o pozostawieniu przesyłki u sąsiada. Z pisemnego oświadczenia
K.G., załączonego do wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia zażalenia wynika, że postanowienie Naczelnika
przekazała ona Skarżącemu 10.8.2021 r. Zatem termin do wniesienia zażalenia upływałby 17.8.2021 r.
W tym miejscu Sąd zaznacza, że organ nie może wykluczyć możliwości zaistnienia przedstawionych okoliczności
bez przeprowadzenia dowodu z przesłuchania osoby składającej oświadczenie o faktach. Oświadczenie złożone
przez osobę trzecią stanowi bowiem w istocie substytut dowodu, który może być wskazówką do przeprowadzenia go
w określonej prawem formie. Organ może nie dać wiary zeznaniom świadka, ale nie może dezawuować
oświadczenia bez przesłuchania świadka. Nie może także z góry zakładać, że przesłuchanie będzie bezcelowe.
Dopiero po przeprowadzeniu dowodu może wyrazić swoje stanowisko, odnosząc się do niego w uzasadnieniu
wydawanego rozstrzygnięcia.

Komentarz
Uchylenie postanowienia nastąpiło z powodu naruszeń procesowych. Organ zaniechał podjęcia czynności
zmierzających do zebrania pełnego materiału dowodowego, zwłaszcza że strona powoływała się na określone
i ważne dla niej okoliczności, które mogły przesądzić o treści rozstrzygnięcia. Nic nie zwalnia organu administracji
z wszechstronnego i pełnego rozważenia wszystkich przedstawionych dowodów i ich weryfikacji w sposób
pozwalający na zastosowanie tzw. doręczenia zastępczego. Zignorowanie materiału dowodowego prezentowanego
przez stronę jest istotnym naruszeniem.

Wyrok WSA w Gdańsku z 5.4.2022 r., I SA/Gd 1596/21, 








Uchylenie postanowienia w sprawie doręczenia zastępczego wynikało z naruszeń procesowych, zaniechania zebrania pełnego materiału dowodowego oraz ignorowania istotnych okoliczności przez organ administracji. Brak wszechstronnej weryfikacji wszystkich dowodów stanowił istotne naruszenie postępowania. Publikacja wskazuje na konieczność pełnej analizy materiału dowodowego w przypadku doręczenia zastępczego.