Jak przygotować odpis pisma w postępowaniu sądowoadministracyjnym?

Tematyka: odpis pisma, postępowanie sądowoadministracyjne, Naczelny Sąd Administracyjny

Jeśli strona na wezwanie sądu nadeśle odpisy skargi, które są niepoświadczone za zgodność z oryginałem,
ale nie budzą wątpliwości co do zgodności z treścią pisma procesowego, to brak jest podstaw do odrzucenia
tego środka zaskarżenia – uznał Naczelny Sąd Administracyjny.
Postępowanie przed WSA
C.D. reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu
Administracyjnego we Wrocławiu. Pełnomocnik skarżącego został wezwany do usunięcia braków formalnych poprzez
nadesłanie 3 egzemplarzy odpisów skargi poświadczonych za zgodność z oryginałem lub własnoręcznie
podpisanych. W odpowiedzi na wezwanie nadesłano 3 egzemplarze skargi, które nie zostały ani podpisane, ani
poświadczone za zgodność z oryginałem. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu odrzucił skargę.
W uzasadnieniu postanowienia stwierdzono, że do Sądu przesłano egzemplarze skargi w takiej formie, która
wyklucza możliwość uznania tych dokumentów za odpisy skargi.
Zasada równego prawa do obrony
Naczelny Sąd Administracyjny uchylił zaskarżone postanowienie. Jak wyjaśniono, postępowanie przed sądem
administracyjnym jest postępowaniem sformalizowanym i wymaga spełnienia określonych wymogów dla
skuteczności podejmowanych czynności. Pismo procesowe strony powinno spełniać określone warunki formalne
wskazane w art. 46 ustawy z 30.8.2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2022
r. poz. 329; dalej: PostAdmU), bez których nie można mu nadać prawidłowego biegu. Na równi z wymogami pisma
należy traktować określony w art. 47 § 1 PostAdmU obowiązek dołączenia odpisów pisma i odpisów załączników dla
doręczenia ich stronom (zob. postanowienie NSA z 26.8.2014 r., I OZ 671/14,
). Zasada równego prawa do
obrony jest realizowana w całym postępowaniu sądowoadministracyjnym, a jednym z jej przejawów jest
jawność tego postępowania wobec stron. Dla wykonania tego obowiązku, strony mają obowiązek składania
pism wraz z odpisami dla doręczenia ich stronie przeciwnej. Brak doręczenia przez sąd pisma procesowego
strony, które miałoby znaczenie dla obrony swoich praw przez stronę przeciwną może prowadzić do
nieważności postępowania (zob. wyrok NSA z 28.4.2020 r., II OSK 1986/19,
). W konsekwencji
niedołączenie przez skarżącą wymaganej liczby odpisów skargi i odpisów załączników, zgodnie z art. 47 § 1
PostAdmU, jest brakiem formalnym skargi, o którym mowa w art. 49 § 1 w zw. z art. 57 § 1 PostAdmU,
uniemożliwiającym nadanie skardze prawidłowego biegu, który nie może być usunięty przez sporządzenie odpisów
tego środka zaskarżenia przez sąd (zob. postanowienie NSA z 26.4.2022 r., I OZ 123/22,
; postanowienie
NSA z 20.1.2021 r., III OZ 17/21,
; postanowienie NSA z 8.4.2014 r., II OSK 815/14,
).
Uwierzytelnienie odpisów pisma procesowego
W art. 47 § 1 PostAdmU nie doprecyzowano jakiego rodzaju dokumenty należy obejmować pojęciem „odpis”. W art.
47 § 2 PostAdmU wskazano jedynie, że odpisami w rozumieniu § 1 mogą być także uwierzytelnione fotokopie bądź
uwierzytelnione wydruki poczty elektronicznej. W orzecznictwie wskazuje się, istotą odpisu jest odwzorowanie
w dowolnej technice pełnej treści składanego pisma (zob. postanowienie NSA z 30.6.2009 r., II OSK 927/09,
; postanowienie NSA z 23.6.2008 r., I OZ 407/08,
). W orzecznictwie SN niejednolicie podchodzi się do
konieczności uwierzytelnienia odpisów pisma procesowego. W części orzeczeń SN przyjmuje, że kserokopie pism
muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem podpisem strony, jej przedstawiciela ustawowego bądź
pełnomocnika (zob. postanowienie SN z 27.8.1998 r., III CZ 107/98,
).
W nowszym orzecznictwie dominuje pogląd, że odpis pisma procesowego nie musi być podpisany ani poświadczony
za zgodność z oryginałem o ile zachowuje wierność treści z oryginałem (zob. postanowienie SN z 9.1.2012 r., II UZ
48/11,
; postanowienie SN z 18.10.2002 r., V CKN 1830). Podobna rozbieżność istnieje również
w orzecznictwie NSA. Zgodnie z jednym stanowiskiem zarówno fotokopie, jak i wydruki z poczty elektronicznej
wymagają uwierzytelnienia przez stronę (zob. postanowienie NSA z 25.1.2022 r., I OZ 5/22,
; postanowienie
NSA z 8.6.2011 r., II OZ 484/11,
). Przyjmuje się, że w ten sposób składająca je osoba przyjmuje
odpowiedzialność za zgodność odpisu z oryginałem (zob. postanowienie NSA z 28.2.2011 r., II FZ 677/10,
).
Zgodnie natomiast z drugim poglądem, skoro ustawodawca w art. 47 § 2 PostAdmU wskazał, że odpisami mogą być
także uwierzytelnione fotokopie bądź uwierzytelnione wydruki poczty elektronicznej, to dopuszczalne jest traktowanie
jako odpisów również innego rodzaju wydruków czy kopii, także nieuwierzytelnionych (zob. postanowienie NSA
z 20.1.2022 r., II OZ 7/22,
).
Stanowisko NSA

NSA przyjął, że w sytuacji gdy wezwanie sądu zostało wykonane w ten sposób, że strona lub jej pełnomocnik
nadesłali kserokopie, a więc egzemplarze odpowiadające treści złożonego środka zaskarżenia, a jedynie nie
poświadczono ich za zgodność z oryginałem, to odrzucenie skargi byłoby przejawem zbytniego formalizmu.
Jak wyjaśniono, odrzucenie takiego pisma nie ma uzasadnienia w treści art. 47 § 1 w zw. z art. 49 PostAdmU,
ponieważ nie ma przeszkód, żeby pismo mogło otrzymać prawidłowy bieg (zob. postanowienie NSA
z 2.12.2021 r., II OZ 857/21,
; postanowienie NSA z 27.8.2020 r., II OZ 463/20,
).
W uzasadnieniu orzeczenia NSA podkreślono, że istnieją granice, po przekroczeniu których regulacje proceduralne
przestają być mechanizmami służącymi zapewnieniu efektywności postępowania sądowego. W pewnych
okolicznościach ich stosowanie jest przejawem nadmiernego formalizmu procesowego, prowadzącego do możliwości
pozbawienia strony prawa do sądu. Dlatego jeśli nadesłane opisy pisma nie zostały poświadczone za zgodność
z oryginałem, jednak nie budzą wątpliwości co do ich zgodności z treścią pisma procesowego, wówczas brak jest
podstaw do przyjęcia, że uchybienie to uniemożliwia nadanie pismu dalszego biegu. W rezultacie Sąd I instancji jest
zobowiązany do oceny, czy nadesłane przez pełnomocnika skarżącego kopie skargi były zgodne z oryginałem, a tym
samym czy wniesiona skarga mogła otrzymać prawidłowy bieg.
Postanowienie NSA z 8.6.2022 r., II OZ 332/22