Jak prawidłowo doręczyć korespondencję spółce z o.o.?

Skuteczne upoważnienie do odbioru korespondencji dla osób prawnych może być udzielone na różne sposoby, nie tylko poprzez pełnomocnictwo pocztowe. Artykuł omawia problemy z pełnomocnictwem w postępowaniu podatkowym oraz zasady doręczania korespondencji firmom. NSA podkreśla, że upoważnienie do odbioru korespondencji nie musi być pełnomocnictwem pocztowym.

Tematyka: doręczanie korespondencji, pełnomocnictwo pocztowe, upoważnienie do odbioru, osoby prawne, postępowanie podatkowe, NSA, przepisy prawne, pokwitowanie odbioru, pisma urzędowe

Skuteczne upoważnienie do odbioru korespondencji adresowanej do osoby prawnej nie musi przybrać formy
pełnomocnictwa pocztowego. Korespondencja może zostać doręczona pełnomocnikowi adresata
upoważnionemu zarówno na podstawie pełnomocnictwa pocztowego, jak i pełnomocnictwa udzielonego na
zasadach ogólnych, oraz osobie uprawnionej do odbioru przesyłek.
Problemy z pełnomocnictwem w postępowaniu podatkowym
Naczelnik Urzędu Skarbowego w P. określił „P.” sp. z o.o. zobowiązanie w podatku dochodowym od osób prawnych.
P.S., który wniósł odwołanie od decyzji, został zobowiązany przez Organ do przedłożenia dokumentu
uprawniającego go do występowania w imieniu podatniczki. W odpowiedzi najpierw przesłano pełnomocnictwo do
prowadzenia spraw spółki, udzielone P.S. przez prezesa „P.” sp. z o.o. Następnie do Organu wpłynął sporządzony na
formularzu PPS-1 dokument pełnomocnictwa szczególnego, uprawniający P.S. do reprezentowania „P.” sp. z o.o.
przed Izbą Administracji Skarbowej w O. w zakresie prowadzonych kontroli podatku VAT oraz CIT. Organ stwierdził,
że pierwsze z nadesłanych pełnomocnictw nie spełniało wymogów określonych w art. 138c § 1 ustawy z 29.8.1997 r.
Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; dalej: OrdPU), natomiast z treści kolejnego nie wynikało, do
którego z postępowań zostało złożone. P.S. został więc wezwany do wyjaśnień pod rygorem uznania, że
pełnomocnictwo odnosi się postępowania w sprawie podatku VAT. Przesyłki z wezwaniem, skierowane na adresy:
P.S. i „P.” sp. z o.o., zostały zwrócone i pozostawione w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. W konsekwencji
8.5.2019 r. Organ pozostawił odwołanie bez rozpatrzenia. Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w O. uchylił to
postanowienie i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania. W uzasadnieniu decyzji stwierdzono, że skoro P.S.
nie wykazał skutecznie swego umocowania do działania w imieniu podatniczki, to Organ powinien wezwać samą
stronę do podpisania odwołania przez osobę uprawnioną do jej reprezentowania.
Doręczanie korespondencji osobom prawnym
WSA w Opolu oddalił skargę „P.” sp. z o.o., która twierdziła, że postanowienie z 8.5.2019 r. nie weszło do obrotu
prawnego. Nie zostało bowiem doręczone w sposób określony w art. 151 OrdPU i wydano je osobie nieposiadającej
pełnomocnictwa pocztowego. Na podstawie tej regulacji osobom prawnym pisma doręcza się w lokalu ich siedziby
lub w miejscu prowadzenia działalności osobie upoważnionej do odbioru korespondencji, lub prokurentowi. W razie
niemożności doręczenia pisma w lokalu siedziby pisma doręcza się za pokwitowaniem zarządcy budynku lub
dozorcy, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Sąd stwierdził, że wbrew twierdzeniem skarżącej, na
mocy zawartego w art. 151 § 1 OrdPU odesłania do art. 146, art. 148 § 2 pkt. 1, art. 150 i art. 150a OrdPU, pisma
mogą być skutecznie doręczane osobom prawnym również w siedzibie organu podatkowego lub na wskazany adres
poczty elektronicznej oraz zastępczo przez pozostawienie pisma w urzędzie pocztowym lub urzędzie gminy.
W uzasadnieniu wyroku wskazano, że postanowienie o pozostawieniu odwołania bez rozpoznania zostało przesłane
na adres P.S. oraz adres siedziby „P.” sp. z o.o., zaś obie przesyłki po awizowaniu odebrał P.S. w placówce
pocztowej. W ocenie Sądu uprawnienie P.S. do odbioru korespondencji wynika ze znajdującego się w aktach sprawy
pełnomocnictwa udzielonego P.S. przez prezesa „P.” sp. z o.o. do prowadzenia spraw w imieniu spółki, co obejmuje
także czynności materialno-techniczne, takie jak odbiór korespondencji. Dlatego uznano, że przesyłka zawierająca
postanowienie z 8.5.2019 r. adresowana na „P.” sp. z o.o. została wydana ze skutkiem doręczenia osobie
uprawnionej do odbioru, zgodnie z art. 150 OrdPU w zw. z art. 37 ust. 2 pkt. 5 ustawy z 23.11.2012 r. Prawo
Pocztowe (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 896; dalej: PrPoczt).
Komu poza adresatem można wydać przesyłkę?
NSA uchylił zaskarżony wyrok i przekazał sprawę Sądowi I instancji do ponownego rozpoznania. Wbrew zarzutom
zawartym w skardze kasacyjnej stwierdzono, że do odbioru przesyłki w urzędzie pocztowym nie jest konieczne
pełnomocnictwo pocztowe. Zgodnie z art. 37 ust. 2 pkt. 2 PrPoczt przesyłka pocztowa, jeżeli nie jest nadana na
poste restante, może być wydana w placówce pocztowej ze skutkiem doręczenia, m.in. pełnomocnikowi
adresata upoważnionemu zarówno na podstawie pełnomocnictwa pocztowego, jak również na podstawie
pełnomocnictwa udzielonego na zasadach ogólnych. Zgodnie z art. 37 ust. 2 pkt. 5 PrPoczt przesyłka pocztowa
może być wydana ze skutkiem doręczenia osobie uprawnionej do odbioru przesyłek pocztowych w podmiotach
będących osobami prawnymi, jeżeli adresatem przesyłki jest dana osoba prawna. W ocenie NSA upoważnienie do
odbioru korespondencji nie musi przybierać formy pełnomocnictwa pocztowego, aby było skuteczne.
Upoważnienie do odbioru korespondencji i pełnomocnictwo pocztowe stanowią dwie różne instytucje, co
wynika m.in. z treści art. 37 PrPoczt.
Co musi zawierać pokwitowanie odbioru przesyłki?

NSA stwierdził jednak, że pokwitowanie odbioru przesyłki zawierającej postanowienie o pozostawieniu odwołania bez
rozpoznania nie ma waloru dokumentu urzędowego, który powodowałby powstanie domniemania, iż doręczono go
osobie uprawnionej do odbioru pisma. Z przepisów rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji
z 29.4.2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (t.j.
Dz.U. z 2020 r. poz. 1026) wynika, że jeżeli adresatem jest osoba prawna, pokwitowanie odbioru przesyłki
rejestrowanej musi zawierać czytelny podpis odbiorcy, datę odbioru i odcisk stempla firmowego,
a w przypadku braku tego stempla - informację o dokumencie potwierdzającym uprawnienie do odbioru
przesyłki. Na zwrotnym potwierdzeniu odbioru postanowienia z 8.5.2019 r. brak jest stempla firmowego czy
informacji o dokumencie potwierdzającym uprawnienie P.S. do odbioru przesyłki.
NSA zwrócił uwagę na sprzeczność w stanowisku zarówno Organu, jak i Sądu I instancji, które uznały, że P.S. nie
wykazał skutecznie swego umocowania do działania w imieniu „P.” sp. z o.o., w tym do wniesienia odwołania,
a jednocześnie przyjmują, iż doszło do skutecznego doręczenia mu postanowienia jako osobie uprawnionej do
odbioru pism. Z akt sprawy wynika, że pełnomocnictwo udzielone P.S. przez prezesa „P.” sp. z o.o. nie spełniało
wymogów określonych w art. 138c § 1 OrdPU, zaś kolejne zostało przez Organ ostatecznie przypisane do innej
sprawy. W konsekwencji NSA uznał, że skoro P.S. nie wykazał umocowania do działania w imieniu „P.” sp. z o.o., to
nie tylko nie mógł wnieść skutecznie odwołania, ale we wskazanych okolicznościach nie doszło do skutecznego
doręczenia „P.” sp. z o.o. postanowienia o pozostawieniu odwołania bez rozpoznania.
Wyrok NSA z 20.9.2022 r., II FSK 992/21,

NSA analizuje kwestie związane z doręczaniem korespondencji osobom prawnym, wskazując na istotę skutecznego upoważnienia do odbioru. Decyzje organów podatkowych i sądów dotyczące doręczania pism firmom są analizowane pod kątem zgodności z przepisami prawa. Warto zwrócić uwagę na wymogi dotyczące pokwitowania odbioru przesyłki zawierającej ważne dokumenty.