Czy strona może żądać od organu kopii całych akt administracyjnych?

Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że organ nie ma bezwzględnego obowiązku sporządzenia i dostarczenia stronom kopii całych akt administracyjnych na ich żądanie. Przykładem jest odmowa Prezydenta Miasta K. udzielenia kserokopii dokumentacji, argumentująca brakiem ważnego interesu strony. WSA w Krakowie oraz NSA potwierdziły to stanowisko, podkreślając konieczność aktywności strony i możliwość skorzystania z pełnomocnika.

Tematyka: Naczelny Sąd Administracyjny, organ administracyjny, kopie akt administracyjnych, udostępnianie akt stronom, pełnomocnik, brak obowiązku wydania kopii

Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że z art. 73 KPA nie wynika bezwzględny obowiązek organu
sporządzenia i dostarczenia stronie postępowania, na jej żądanie, kopii całości akt administracyjnych danej
sprawy.
Wniosek o wydanie kopii akt sprawy
K.M. zwrócił się do Prezydenta Miasta K. o wydanie nieuwierzytelnionej kopii kompletu dokumentacji do jednej ze
spraw dotyczącej budowy wielorodzinnego budynku mieszkalnego. W uzasadnieniu wniosku wskazano, że z uwagi
na problemy zdrowotne przyjazdy do urzędu wiążą się dla K.M. z dużym wysiłkiem fizycznym. Wnioskodawca
podkreślił, że akta sprawy są obszerne, zawierają mapę o większym formacie od A4. Z powodu gabarytów i sposobu
zszycia dokumentacji na terenie urzędu nie ma dostępnego dla stron sprzętu do jej skserowania. K.M. twierdził, że
potrzebuje kserokopii kompletu dokumentacji, aby skorzystać z możliwości czynnego udziału w postępowaniu
administracyjnym. Przyznał, że przeglądał akta, ale z uwagi na niewystarczającą znajomość przepisów chce
skonsultować się z profesjonalistą.
Dostęp do akt sprawy
Prezydent Miasta K. orzekł o odmowie wydania kopii całych akt sprawy. Zgodnie z art. 73 § 2 KPA strona może
żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy, czy też wydania jej uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to
uzasadnione jej ważnym interesem. Nie wystarczy więc sama chęć posiadania odpisów dokumentów
zgromadzonych w aktach sprawy. W ocenie Organu przez ważny interes należy rozumieć takie przypadki, gdy strona
nie może zapoznać się z aktami sprawy i sporządzić z nich odpowiednich notatek lub kopii, a tego K.M. nie wykazał.
Organ podkreślił jednak, że na podstawie art. 73 § 1 KPA stronie przysługuje prawo do przeglądania akt sprawy
i sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, zarówno w toku postępowania, jak i po jego zakończeniu. Strona
postępowania nie może jednak żądać, aby takie kserokopie wykonywał i dostarczał sam organ administracji, gdyż nie
jest on zobowiązany do wykonywania na wniosek strony czynności o usługowo-technicznym charakterze. Wojewoda
Małopolski podzielił stanowisko Organu I instancji i utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie.
Zarzuty skargi
K.M. wniósł skargę, w której przekonywał, że Organ stworzył jedynie pozory umożliwienia stronie skorzystania z jej
prawa. Na terenie urzędu jest bowiem dostępne urządzenie ksero, za pomocą którego nie da się wykonać odbitek
kluczowych fragmentów dokumentacji projektowej. Dostęp do urządzeń wielofunkcyjnych mają wyłącznie
pracownicy. W ocenie skarżącego wykonanie kopii akt mieszczących się w dwóch teczkach oraz kserokopii projektu
budowlanego nie powinno zostać uznane za nadmierne utrudnienie pracy Organu.
Obowiązki organu w zakresie udostępniania akt stronom
WSA w Krakowie oddalił skargę. Ponieważ na tle wykładni art. 73 § 1 KPA powstały liczne rozbieżności, NSA na
wniosek RPO zdecydował się na wyjaśnienie ich w uchwale (zob. uchwała NSA z 8.10.2018 r., I OPS 1/18,
).
Uznano w niej, że w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 KPA mieści się sporządzenie przez
organ na wniosek strony kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy, w sposób wynikający z jego możliwości
technicznych i organizacyjnych. Dopuszczono również wykorzystanie przez strony współczesnych technicznych
możliwości (nieznanych w dacie uchwalania KPA) do sporządzania notatek, odpisów i kopii z akt administracyjnych.
W tym celu mogą zostać użyte wszelkie urządzenia służące do zapisywania materiałów, w tym skanery, cyfrowe
aparaty fotograficzne, kopiarki - pod warunkiem, że nie zniszczą struktury utrwalanych dokumentów. NSA odniósł się
do kwestii ponoszenia kosztów sporządzania kopii dokumentacji, stwierdzając, że art. 262 § 1 pkt 2 KPA stanowi
podstawę do obciążenia nimi strony. W uzasadnieniu uchwały wskazano też powody odmowy uwzględnienia wniosku
strony o sporządzenie kserokopii z akt. Może ona nastąpić, jeśli organ wykaże konkretne utrudnienia wynikające
z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania, lub gdy strona w sposób
oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 KPA.
WSA w Krakowie uznał, że organ co do zasady nie jest zobowiązany do uwzględnienia wniosku strony
o sporządzenie i dostarczenie kopii całości akt wytworzonych w danej sprawie administracyjnej. Organ ma obowiązek
udostępnić stronie akta sprawy i dać jej możliwość sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów w lokalu organu,
w godzinach urzędowania i w obecności pracownika tego organu, z uwagi na konieczność zapewnienia
bezpieczeństwa dokumentów. Realizacja tego prawa może również odbywać się poprzez pełnomocnika. Jak
podkreślono, skarżący skorzystał z prawa wglądu do akt w siedzibie Organu I instancji, a pomimo tego nie zanotował
sobie numerów kart czy dat dokumentów istotnych z punktu widzenia prawa strony do czynnego udziału

w postępowaniu - wniósł jedynie o wykonanie i dostarczenie mu kopii całości dokumentacji. Sąd stwierdził, że takie
żądanie wykracza poza uprawnienie strony wynikające z art. 73 § 1 KPA, biorąc pod uwagę rozmiar i objętość akt
oraz znaczenie i wagę poszczególnych kart akt, w których znajdują się np. liczne dowody doręczeń.
Stanowisko NSA
NSA oddalił skargę kasacyjną. W uzasadnieniu wyroku podkreślił, że już z samej treści art. 73 § 1 KPA
wynika, że sformułowane uprawnienie skierowane jest do strony, a skorzystanie z niego uzasadnione jest od
jej aktywności. Co więcej przepis ten wskazuje na możliwość sporządzenia kopii z akt, a nie kopii całych akt, o co
wnosił K.M. W uzasadnieniu stwierdzono, że art. 73 KPA nie nakłada na organ bezwzględnego obowiązku
sporządzenia i dostarczenia stronie postępowania, na jej żądanie, kopii całości akt administracyjnych danej sprawy.
NSA podzielił pogląd wyrażony we wskazanej wyżej uchwale, podkreślając, że sporządzenie na wniosek
strony kopii dokumentacji uzależniono od możliwości technicznych i organizacyjnych organu. Za mieszczące
się w tym zakresie trudno uznać sporządzanie przez organ kopii kompletnych akt sprawy administracyjnej.
W uzasadnieniu wyroku zaznaczono, że strona nie musi osobiście korzystać z uprawnienia z art. 73 KPA, może
posłużyć się pełnomocnikiem. Uzasadniając wniosek o wydanie kopii, K.M. wprost stwierdził, że do oceny tych akt
będzie mu potrzebna pomoc profesjonalisty. Mógł więc upoważnić takiego profesjonalnego pełnomocnika do
przeglądania akt sprawy w siedzibie Organu i wykonania z niej kopii dokumentów niezbędnych do podjęcia dalszych
czynności.
Wyrok NSA z 28.9.2022 r., II OSK 2721/19,

NSA oddalił skargę kasacyjną, powołując się na brak obowiązku organu do sporządzenia i dostarczenia kopii całości akt administracyjnych na żądanie strony. Uznał, że strona może skorzystać z pomocy pełnomocnika oraz że sporządzenie kopii zależy od możliwości technicznych i organizacyjnych organu. Wyrok NSA potwierdza, że art. 73 KPA nie stanowi takiego obowiązku dla organu.