Data doręczenia przesyłki drogą elektroniczną

Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że datę doręczenia przesyłki drogą elektroniczną ustala się na podstawie urzędowego poświadczenia przedłożenia, który jest jednocześnie poświadczeniem odbioru. W kontekście sprawy dotyczącej skargi kasacyjnej organu, NSA uznał, że wezwania zostały skutecznie doręczone, a brak uzupełnienia skargi spowodował jej odrzucenie.

Tematyka: Naczelny Sąd Administracyjny, NSA, doręczenie elektroniczne, poświadczenie przedłożenia, poświadczenie odbioru, skarga kasacyjna, systemy informatyczne

Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że urzędowe poświadczenie przedłożenia w skutkach procesowych
ma taki sam charakter jak „papierowe” zwrotne potwierdzenie odbioru. Ustalenie daty doręczenia przesyłki
drogą elektroniczną następuje więc na podstawie urzędowego poświadczenia przedłożenia, które stanowi
jednocześnie urzędowe poświadczenie odbioru.
Stanowisko WSA w Gorzowie Wielkopolskim
Po rozpoznaniu sprawy ze skargi J.S., wyrokiem z 17.3.2022 r., I SA/Go 458/21,
, WSA w Gorzowie
Wielkopolskim uchylił postanowienie Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Zielonej Górze (dalej: Skarżący
Organ) z 15.10.2021 r. w przedmiocie udzielenia przybicia na rzecz licytanta.
Skarżący Organ reprezentowany przez pełnomocnika wniósł skargę kasacyjną od powyższego wyroku.
Zarządzeniem z 13.5.2022 r. pełnomocnik Skarżącego Organu został wezwany do uzupełnienia braków formalnych
skargi kasacyjnej poprzez złożenie pięciu odpisów skargi kasacyjnej w terminie 7 dni pod rygorem odrzucenia skargi
kasacyjnej. Zarządzeniem z tego samego dnia wezwano pełnomocnika Skarżącego Organu do uiszczenia wpisu
sądowego od skargi kasacyjnej w kwocie 100 zł.
WSA w Gorzowie Wielkopolskim odrzucił skargę kasacyjną Organu ze względu na nieuzupełnienie braków
formalnych w zakreślonym terminie. Co prawda 19.5.2022 r. uiścił on wpis od skargi kasacyjnej, jednak nie nadesłał
jej wymaganych odpisów.
Stanowisko Organu
Zażaleniem z 14.6.2022 r. pełnomocnik Skarżącego Organu zaskarżył w całości ww. postanowienie, zarzucając
naruszenie przepisów postępowania, tj. art. 58 § 1 pkt. 3 ustawy z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami
administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 329; dalej: PostAdmU) i art. 49 § 1 PostAdmU w stopniu mogącym mieć
istotny wpływ na wynik sprawy, poprzez niewłaściwe ich zastosowanie. Poprzez dwukrotne przekazanie 13.5.2022 r.
pliku pod tytułem „wezwanie” za pośrednictwem platformy ePUAP przez WSA w Gorzowie Wielkopolskim, na skutek
przyjęcia za powielenie dokumentu elektronicznego nastąpiło jego systemowe odrzucenie. Pismem z 1.7.2022 r.
pełnomocnik Skarżącego Organu uzupełnił ww. zażalenie, wskazując na wątpliwości co do faktycznego
otrzymania/doręczenia wezwania do uzupełnienia braków formalnych za pomocą środków komunikacji
elektronicznej.
Stanowisko NSA
Na wstępie NSA wskazał, że w tej sprawie wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi kasacyjnej, jak też
odpis zarządzenia o wezwaniu do uiszczenia wpisu od skargi kasacyjnej, zostały wysłane do Skarżącego Organu
w formie dokumentu elektronicznego. Zgodnie z art. 74a § 10 PostAdmU w przypadku pism doręczanych
uczestniczącym w postępowaniu przed sądem, prokuratorowi, Rzecznikowi Praw Obywatelskich i Rzecznikowi Praw
Dziecka oraz organowi, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania zaskarżono, sąd
przesyła pismo bezpośrednio do elektronicznej skrzynki podawczej podmiotu publicznego w rozumieniu ustawy
z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2070;
dalej: InformPodPublU), za urzędowym poświadczeniem odbioru. Datą doręczenia pisma jest wówczas data
określona w urzędowym poświadczeniu odbioru (art. 74a § 11 PostAdmU).
Następnie NSA wskazał, że zgodnie z art. 3 pkt. 20 InformPodPublU urzędowe poświadczenie odbioru to dane
elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego
doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, określające:
1. Pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny, lub który doręcza dokument;
2. Datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego
podmiotu publicznego - w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu;
3. Datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez adresata z użyciem mechanizmów,
o których mowa w art. 20a ust. 1 albo ust.2 InformPodPublU – w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez
podmiot publiczny;
4. Datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru.

Zgodnie zaś z § 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 14.9.2011 r. w sprawie sporządzania
i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów
elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 180), w przypadku odebrania dokumentu elektronicznego przez
elektroniczną skrzynkę podawczą podmiotu publicznego, poświadczenie przedłożenia jest automatycznie tworzone
i udostępniane nadawcy tego dokumentu przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń. Za
udostępnienie nadawcy poświadczenia przedłożenia uważa się w szczególności jego przekazanie do pozostającej
w dyspozycji odbiorcy poświadczenia skrytki w ramach systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego
służącego do obsługi doręczeń.
Z przywołanych uregulowań wynika, że poświadczenie przedłożenia tworzone jest z chwilą doręczenia dokumentu
adresatowi, nie zaś z chwilą wysłania go przez nadawcę. Urzędowe poświadczenie przedłożenia w skutkach
procesowych ma więc taki sam charakter jak „papierowe” zwrotne potwierdzenie odbioru. Ustalenie daty
doręczenia przesyłki drogą elektroniczną następuje na podstawie urzędowego poświadczenia przedłożenia,
które stanowi jednocześnie urzędowe poświadczenie odbioru.
NSA wyjaśnił, iż w orzecznictwie wyjaśniono, że urzędowe poświadczenie odbioru (przedłożenia) stanowi
niezaprzeczalny dowód doręczenia w obiegu korespondencji między podmiotami publicznymi (wyrok NSA
z 17.3.2022 r., II OSK 880/21,
). To po stronie organu leży obowiązek i ryzyko odpowiedniego
skonfigurowania swoich systemów informatycznych tak, aby umożliwić odbiór pism przesyłanych za
pomocą środków komunikacji elektronicznej. Skutki trudności, błędów czy nieprawidłowości w zakresie
kształtowania i obsługiwania przez organy administracji publicznej oficjalnych systemów służących do
komunikacji z tymi organami (np. poczty elektronicznej, systemu ePUAP) nie mogą być przerzucane na
korzystających z tych systemów (postanowienie NSA z 5.11.2015 r., I OZ 1414/15,
). Zgodnie z art. 16 ust.
1a InformPodPublU podmiot publiczny ma obowiązek udostępnić elektroniczną skrzynkę podawczą, spełniającą
standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, oraz zapewnia jej
obsługę.
Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpatrywanej sprawy, NSA uznał, że nie można w niej mówić o braku
skuteczności doręczenia organowi wezwań do uzupełnienia braków skargi kasacyjnej. Ze znajdujących się w aktach
sądowych urzędowych potwierdzeń przedłożenia wynika, że wezwanie do uzupełnienia braków skargi kasacyjnej jak
też odpis zarządzenia o wezwaniu do uiszczenia wpisu zostały odebrane przez Skarżący Organ
w kilkunastominutowym odstępie czasu – 13.5.2022 r. o godz. 13:29 i o godz. 13:47. Przesyłki te stanowiły dwa
odrębne pliki, opatrzone oddzielnymi pismami przewodnimi, które nie pozostawiały wątpliwości co do ich zawartości,
tj.: (i) „WEZWANIE I_SA_Go_458_21 Wezwanie do usunięcia braków formalnych skargi kasacyjnej” oraz (ii)
„WEZWANIE I_SA_Go_458_21 Odpis zarządzenia o wezwaniu do uiszczenia wpisu sądowego od skargi
kasacyjnej”. Uwzględniając treść ww. dokumentów, ich daty i nazwy, nie sposób podzielić sugestii Skarżącego
Organu o „systemowym odrzuceniu” wezwania, ze względu na dwukrotne przekazanie 13.5.2022 r. pliku pod tytułem
„wezwanie”, które zostało przyjęte jako powielenie dokumentu elektronicznego. Analiza akt pozwala na stwierdzenie,
że oba pliki zostały skutecznie doręczone. Jak już wyżej wspomniano, po stronie organu leży obowiązek i ryzyko
odpowiedniego skonfigurowania systemów informatycznych tak, aby umożliwić odbiór pism przesyłanych za pomocą
środków komunikacji elektronicznej.
W konsekwencji NSA stwierdził, że WSA w Gorzowie Wielkopolskim miał podstawę do odrzucenia skargi kasacyjnej,
której braków nie uzupełniono w wyznaczonym terminie. Dlatego też NSA oddalił przedmiotowe zażalenie.

Komentarz
Dokonując analizy stanu faktycznego zaistniałego w niniejszej sprawie, NSA odniósł się do kwestii daty doręczenia
przesyłki drogą elektroniczną i prawidłowego sposobu jej doręczenia w sytuacji korespondencji pomiędzy podmiotami
publicznymi. W tym kontekście NSA w sposób jednoznaczny wskazał, że ustalenie daty doręczenia takiej przesyłki
drogą elektroniczną następuje na podstawie urzędowego poświadczenia przedłożenia, które stanowi jednocześnie
urzędowe poświadczenie odbioru. Oznacza to, że w skutkach procesowych ma taki sam charakter jak „papierowe”
zwrotne potwierdzenie odbioru. Jednocześnie NSA zwrócił uwagę na ustawowe obowiązki organu, związane
z doręczaniem korespondencji środkami komunikacji elektronicznej, w szczególności na obowiązek polegający na
zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania przeznaczonych do tego systemów informatycznych.

Postanowienie NSA z 10.10.2022 r., III FZ 460/22,

NSA podkreślił, że urzędowe poświadczenie przedłożenia przesyłki drogą elektroniczną ma równoważny charakter z tradycyjnym potwierdzeniem odbioru. Stanowisko to ma istotne znaczenie dla ustalania daty doręczenia w sprawach sądowych.