Doręczenie w formie dokumentu elektronicznego a numer PESEL

Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że numer PESEL powinien być podany w pierwszym piśmie procesowym wnoszonym do sądu, niezależnie od decyzji o doręczaniu elektronicznym. NSA uznał, że obowiązek ten jest bezwzględny i związany z koniecznością identyfikacji strony postępowania. Brak podania numeru PESEL skutkuje odrzuceniem skargi zgodnie z przepisami PostAdmU.

Tematyka: Naczelny Sąd Administracyjny, numer PESEL, PostAdmU, doręczenie elektroniczne, brak formalny, identyfikacja strony, ochrona danych osobowych

Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że strona postępowania sądowoadministracyjnego powinna podać
numer PESEL w pierwszym piśmie procesowym wnoszonym do sądu, niezależnie od tego, czy już
zdecydowała się na doręczanie pism i orzeczeń w formie dokumentu elektronicznego.
Stan faktyczny rozpatrywanej sprawy
Pismem z 26.11.2021 r. E.Z. i J.Z. (dalej: Skarżący) wnieśli do WSA w Warszawie skargę na postanowienie SKO
z października 2021 r. w przedmiocie stwierdzenia niedopuszczalności odwołania.
Skarżących wezwano do uzupełnienia braku formalnego skargi przez podanie własnych numerów PESEL, w terminie
7 dni, pod rygorem odrzucenia skargi. Wezwanie do uzupełnienia tego braku formalnego zostało doręczone
Skarżącemu do rąk własnych 15.2.2022 r., a Skarżącej 28.2.2022 r., w trybie doręczenia zastępczego, na podstawie
art. 73 § 1 ustawy z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz.
259; dalej: PostAdmU). Skarżący nie wykonali wezwania i nie uzupełnili braku formalnego skargi przez podanie
własnych numerów PESEL.
Wobec tego WSA w Warszawie postanowieniem z 26.4.2022 r., I SA/Wa 31/22,
, na podstawie art. 58 § 1 pkt.
3 PostAdmU odrzucił złożoną skargę z powodu nieuzupełnienia w terminie jej braku formalnego.
Nie zgadzając się z tym rozstrzygnięciem, Skarżący złożyli zażalenie, w którym wnieśli o uchylenie zaskarżonego
postanowienia. W uzasadnieniu zażalenia wskazali, że nie podali swoich numerów PESEL, gdyż mieli obawy, że
w przypadku ich wskazania zostaną one następnie udostępnione przez WSA w Warszawie innym stronom
postępowania. W ich ocenie podanie numerów PESEL jest dodatkowym zbędnym identyfikatorem Skarżących bez
możliwości ochrony ich danych osobowych.
Stan prawny sprawy
Rozpatrując przedmiotowe zażalenie, NSA wskazał w pierwszej kolejności na regulacje prawne mające
zastosowanie w niniejszej sprawie. Zgodnie z art. 57 § 1 PostAdmU skarga powinna czynić zadość wymaganiom
pisma w postępowaniu sądowym. Pismo procesowe strony powinno spełniać określone warunki formalne, bez
których nie można mu nadać prawidłowego biegu. Wymogi formalne składanych pism zostały uregulowane w art. 46
PostAdmU, a stosownie do art. 46 § 2 pkt. 1 lit. b) PostAdmU, poza elementami wymienionymi w art. 46 § 1
PostAdmU, w przypadku gdy pismo jest pierwszym w sprawie, powinno ponadto zawierać numer PESEL strony
wnoszącej pismo, będącej osobą fizyczną, oraz numer PESEL jej przedstawiciela ustawowego, jeżeli jest
obowiązana do jego posiadania, albo posiada go, nie mając takiego obowiązku. W sytuacji gdy brak jest jednego
z elementów pisma, wymienionych w art. 46 PostAdmU, zgodnie z art. 49 § 1 PostAdmU obowiązkiem sądu jest
wezwanie strony do uzupełnienia lub poprawienia pisma w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma
bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Takim przepisem szczególnym, o którym mowa w art. art. 49 § 1
PostAdmU, jest art. 58 § 1 pkt 3 PostAdmU, zgodnie z którym sąd odrzuca skargę, jeżeli w wyznaczonym terminie
nie uzupełniono jej braków formalnych.
Mając powyższe na uwadze, NSA wskazał, że przytoczone przepisy mają charakter bezwzględnie obowiązujący,
a zatem w przypadku nieuzupełnienia przez stronę skarżącą braków formalnych skargi w wyznaczonym terminie sąd
zobowiązany jest do odrzucenia skargi. Odmienne postępowanie sądu w takiej sytuacji jest właściwie niemożliwe.
Obowiązek podania numeru PESEL
Przenosząc powyższy stan prawny na grunt rozpatrywanej sprawy, NSA wskazał, że nie ulega wątpliwości, że
Skarżący nie wykonali w siedmiodniowym terminie określonym w art. 49 § 1 PostAdmU w zw. z art. 58 § 1 pkt. 3
PostAdmU wezwania do usunięcia braku formalnego skargi w postaci podania ich numerów PESEL, co
w konsekwencji obligowało WSA w Warszawie do jej odrzucenia. Z art. 46 § 2 pkt. 1 lit. b) PostAdmU wyraźnie
wynika bowiem, że jeśli pismo strony będącej osobą fizyczną jest pierwszym pismem w konkretnej sprawie
sądowoadministracyjnej (a tak było w niniejszej sprawie), to powinno zawierać numer PESEL.
W tym kontekście NSA wskazał na przyczyny ustawowego wymogu wskazywania w pierwszym piśmie numeru
PESEL. W tym kontekście odwołał się do uzasadnienia projektu ustawy z 12.4.2019 r. o zmianie ustawy - Prawo
o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz. 934), z którego
wynika, że obowiązek podania numeru PESEL strony postępowania wnoszącej pismo procesowe do sądu
jest związany z wprowadzeniem do postępowania przed sądami administracyjnymi możliwości doręczania
pism i orzeczeń w formie dokumentu elektronicznego zawierającego dane z systemu teleinformatycznego sądu

i konieczną w takim przypadku jednoznaczną identyfikacją strony postępowania. Z kolei art. 74a PostAdmU stanowi,
że doręczanie pism przez sąd za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest zależne od woli strony.
Korzystanie albo niekorzystanie ze środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu przed sądem
administracyjnym nie jest zatem ciągłe w toku całego postępowania. Uzasadnia to stwierdzenie, że obowiązek
podania numeru PESEL w pierwszym piśmie procesowym ma wymiar ogólny, a nie tylko taki, że numer ten jest
konieczny w celu nadania biegu pismu procesowemu, w którym powinien być zamieszczony. W związku z tym, że na
każdym etapie postępowania może powstać obowiązek sądu doręczania pism i orzeczeń w formie dokumentu
elektronicznego zawierającego dane z systemu teleinformatycznego sądu, zdaniem NSA zrozumiałe jest, że
ustawodawca uznał, że strona postępowania powinna ten numer podać w pierwszym piśmie procesowym,
niezależnie od tego, czy już zdecydowała się na doręczanie pism i orzeczeń w formie dokumentu
elektronicznego. Ponadto należy zaznaczyć, że także po uprawomocnieniu się orzeczenia kończącego
postępowanie, a więc już po zwrocie akt administracyjnych organowi, może powstać obowiązek doręczania pism
i orzeczeń w formie dokumentu elektronicznego zawierającego dane z systemu teleinformatycznego sądu.
Okoliczność ewentualnego znajdowania się numeru PESEL w aktach administracyjnych nie ma zatem
przesądzającego znaczenia, gdyż - jak już wskazano - wszystkie dane powinny znajdować się w aktach sądowych.
Tym samym NSA podziela stanowisko wyrażone m.in. w postanowieniach NSA z 16.3.2021 r., III OZ 157/21,
,
i 9.12.2021 r., II OZ 874/21,
, zgodnie z którym brak podania w piśmie wszczynającym postępowanie
sądowoadministracyjne numeru PESEL strony będącej osobą fizyczną stanowi brak formalny takiego pisma,
zgodnie z art. 46 § 2 pkt. 1 lit. b) PostAdmU.
Jednocześnie NSA nie podziela przeciwnego poglądu, wyrażonego m.in. w postanowieniach z 27.11.2019 r., I GZ
366/19,
, i z 22.9.2022 r., I OZ 434/22, który nie znajduje oparcia w jednoznacznie sformułowanych przepisach
obowiązującego prawa.
Ochrona danych osobowych
Na marginesie sprawy NSA wskazał, że obawy Skarżących o bezpieczeństwo ich danych osobowych w postaci
numerów PESEL, przedstawione w złożonym zażaleniu, są pozbawione racji, gdyż w niniejszej sprawie zarówno
stronami postępowania administracyjnego, jak i sądowoadministracyjnego, są jedynie Skarżący oraz Organ. Tym
samym nie występują w sprawie inne strony postępowania. W związku z powyższym niezrozumiała dla NSA jest
argumentacja Stron przedstawiona w zażaleniu, a dotycząca ryzyka udostępniania danych osobowych Skarżących
(tj. ich numerów PESEL) innym stronom postępowania. Jednocześnie, niezależnie od powyższej okoliczności, NSA
podkreślił, że każdy sąd ma obowiązek dochowania szczególnej staranności w procesie przetwarzania danych
osobowych i wdrażane są w tym celu odpowiednie środki techniczne oraz organizacyjne, aby zapewnić stopień
bezpieczeństwa odpowiadający ryzykom naruszenia praw i wolności osób fizycznych wynikającym z zakresu,
charakteru, kontekstu i celów przetwarzania danych.
Rozstrzygnięcie NSA
Ze względów przedstawionych powyżej, działając na podstawie art. 184 PostAdmU w zw. z art. 197 § 1 i 2
PostAdmU, NSA oddalił zażalenie.

Komentarz
Przedmiotem rozważań NSA na gruncie stanu faktycznego ustalonego w rozpatrywanej sprawie był ustawowy
obowiązek wskazania w pierwszym piśmie kierowanym do Sądu numeru PESEL. Obowiązek ten wynika wprost
z przepisów ustawy, jest jasny oraz jednoznaczny, i jako taki nie budzi wątpliwości. Jego uzasadnieniem jest
potrzeba jednoznacznej identyfikacji osoby fizycznej jako strony postępowania, nabierająca szczególnego znaczenia
praktycznego zwłaszcza w postępowaniach, w których korespondencja sądowa jest doręczana stronie za
pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jednocześnie wszelkie dane osobowe (w tym także numer
PESEL) wskazywane w treści pism wnoszonych do sądów podlegają ustawowej ochronie. Takiej świadomości
zabrakło Stronom rozpatrywanej sprawy, w wyniku czego nie uzupełniły one braku formalnego skargi w postaci braku
właśnie ich numerów PESEL, co z kolei doprowadziło do odrzucenia przedmiotowej skargi.

Postanowienie NSA z 24.1.2023 r., I OZ 647/22,

NSA oddalił zażalenie ze względu na nieuzupełnienie numeru PESEL w pierwszym piśmie, podkreślając jasny obowiązek wynikający z przepisów prawa. NSA zaznaczył konieczność ochrony danych osobowych, nawet gdy obawy Skarżących są nieuzasadnione.