Adres do korespondencji a adres siedziby spółki
W publikacji omawiana jest kwestia braku informacji o zmianie adresu do korespondencji spółki, która może wywołać skutki prawne w postaci doręczenia korespondencji pod dotychczasowym adresem. Autorzy analizują skutki prawne doręczenia korespondencji pod adresem siedziby spółki w kontekście skutecznego poinformowania organu o zmianie adresu do korespondencji.
Tematyka: adres do korespondencji, adres siedziby, doręczenie pism, skutki prawne, zmiana adresu, organ administracji publicznej
W publikacji omawiana jest kwestia braku informacji o zmianie adresu do korespondencji spółki, która może wywołać skutki prawne w postaci doręczenia korespondencji pod dotychczasowym adresem. Autorzy analizują skutki prawne doręczenia korespondencji pod adresem siedziby spółki w kontekście skutecznego poinformowania organu o zmianie adresu do korespondencji.
Skoro brak informacji o zmianie adresu do korespondencji wywołuje skutek prawny w postaci doręczenia korespondencji pod dotychczasowym adresem, to doręczenie korespondencji pod dotychczasowy adres, w sytuacji skutecznego poinformowania organu o zmianie adresu do korespondencji, nie może wywoływać skutków prawnych. Stan faktyczny sprawy Zaskarżoną decyzją z 28.9.2022 r. Wojewoda (dalej: Wojewoda) - po rozpatrzeniu odwołania Przedsiębiorstwa Handlowo-Produkcyjno-Usługowego T. sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Inwestor) od decyzji Starosty O. z 21.7.2022 r. (dalej: Organ) wnoszącej sprzeciw w sprawie zamiaru budowy tymczasowej hali namiotowej - utrzymał w mocy ww. decyzję. 27.5.2022 r. do Starostwa Powiatowego w S. wpłynęło zgłoszenie zamiaru budowy ww. hali namiotowej. We wniosku zgłoszeniowym Inwestor wskazał adres do korespondencji, tj. ul. (...), (...). Postanowieniem z 17.6.2022 r. Organ nałożył na Inwestora w terminie 21 dni od daty doręczenia niniejszego pisma obowiązek usunięcia nieprawidłowości w przedmiotowym wniosku, polegających m.in. na: braku prawidłowego określenia przedmiotu wniosku oraz braku przedłożenia pozwolenia Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków na wykonywanie prac na terenie ww. inwestycji. Niniejsze postanowienie zostało nadane na adres siedziby Spółki: al. (...), (...). Pismem z 1.7.2022 r. Inwestor wskazał, że 20.6.2022 r. przystąpił do montażu ww. inwestycji, który zakończył 22.6.2022 r., ponieważ 17.6.2022 r. upływał 21-dniowy termin na wniesienie sprzeciwu przez Organ, a do tego dnia pod wskazany w zgłoszeniu adres do korespondencji nie wpłynęło żadne pismo. Decyzją z 21.7.2022 r., Organ wniósł sprzeciw w przedmiotowej sprawie. W uzasadnieniu podjętego rozstrzygnięcia Organ wyjaśnił, że faktycznie postanowienie z 17.6.2022 r. trafiło na adres Inwestora, a nie pod wskazany przez niego adres do korespondencji. Zostało jednak odebrane 23.6.2022 r., czyli skutecznie dostarczone, a Inwestor powinien przystąpić do wykonania robót w terminie wskazanym we wniosku, tj. 27.6.2022 r., w przypadku gdy do tego terminu nie otrzymałby postanowienia z uwagami organu. Stanowisko Wojewody Odwołanie od ww. decyzji złożyła Spółka wskazując, iż biorąc pod uwagę fakt, że urzędowy wzór druku zgłoszenia stwarza możliwość wskazania adresu do korespondencji, Spółka przyjęła, że Organ był zobowiązany dostarczyć postanowienie na adres przez nią wskazany jako adres do korespondencji. W tej sytuacji nie jest uprawnione uznanie, że doszło do skutecznego doręczenia postanowienia. Mimo, iż Organ wydał postanowienie w terminie to na skutek błędnego doręczenia pozbawił Inwestora możliwości zapoznania się z nim. Wojewoda decyzją utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję Organu i wskazał, że najistotniejszą kwestią jest ustalenie, czy zaskarżony sprzeciw został wniesiony w terminie nienaruszającym art. 30 ust. 5 ustawy z 7.7.1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2351; dalej: PrBud), zgodnie z którym zgłoszenia należy dokonać przed terminem zamierzonego rozpoczęcia robót budowlanych. Organ administracji architektoniczno-budowlanej, w terminie 21 dni od dnia doręczenia zgłoszenia, może, w drodze decyzji, wnieść sprzeciw. Do wykonywania robót budowlanych można przystąpić, jeżeli organ administracji architektoniczno- budowlanej nie wniósł sprzeciwu w tym terminie. Na podstawie art. 30 ust. 5c PrBud w razie konieczności uzupełnienia zgłoszenia organ administracji architektoniczno-budowlanej nakłada na zgłaszającego, w drodze postanowienia, obowiązek uzupełnienia, w określonym terminie, brakujących dokumentów, a w przypadku ich nieuzupełnienia - wnosi sprzeciw w drodze decyzji. Nałożenie obowiązku, o którym mowa w ust. 5c, przerywa bieg terminu, o którym mowa w ust. 5 (art. 30 ust. 5d PrBud). Wojewoda podkreślił, że zgłoszenie Spółki wpłynęło do Organu 27.5.2022 r. W związku z tym, jeżeli Organ uznał, że zaistniały okoliczności uzupełnienia zgłoszenia, o których mowa w art. 30 ust. 5c PrBud, to aby przerwać bieg terminu, o którym mowa w art. 30 ust. 5 PrBud, najpóźniej do 17.6.2022 r. powinien nałożyć na Inwestora obowiązek uzupełnienia brakujących dokumentów, w wyznaczonym terminie. Stanowisko WSA w Poznaniu WSA w Poznaniu wskazał, że kluczowe dla rozstrzygnięcia niniejszej sprawy są dwie kwestie. Pierwsza to ocena, czy Organ we właściwym terminie wydał postanowienie o konieczności uzupełnienia zgłoszenia. Druga natomiast dotyczy prawidłowości doręczenia Spółce ww. postanowienia i wywołania skutków prawnych w postaci obowiązku uzupełnienia zgłoszenia i przedłużenia terminu na wniesienie sprzeciwu przez Organ, zgodnie z art. 30 ust. 5 w zw. z ust. 5c i 5d PrBud. WSA w Poznaniu podkreślił, że wydanie przez Organ postanowienia o konieczności uzupełnienia zgłoszenia, ostatniego dnia 21-dniowego terminu do wniesienia sprzeciwu, powoduje przerwanie biegu tego terminu. Praktyka jaką posłużył się Organ w niniejszej sprawie jest - zdaniem WSA w Poznaniu - naganna. Organ widząc potrzebę uzupełnienia zgłoszenia wydał postanowienie ostatniego dnia, w którym czynność ta (jak również sprzeciw) mogła być dokonana, bez powiadomienia Spółki o tym fakcie choćby telefonicznie, jaką możliwość daje art. 14 § 2 ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2000; dalej: KPA) oraz art. 55 § 1 KPA. Należy wskazać, że Inwestor w zgłoszeniu podał numer telefonu kontaktowego. Z góry było widome, że postanowienie to będzie doręczone Spółce już w dniu, w którym mogła legalnie (gdyby postanowienia nie wydano) przystąpić do realizacji robót będących przedmiotem zgłoszenia. W ocenie WSA w Poznaniu praktyka taka narusza art. 8 § 1 KPA, ponieważ postępowanie takie nie budzi zaufania jego uczestników do władzy publicznej, oraz przekonania że Organ kieruje się zasadami proporcjonalności, bezstronności i równego traktowania. Właściwy adres strony postępowania Przechodząc do oceny prawidłowości doręczenia Stronie postanowienia o konieczności uzupełnienia zgłoszenia WSA w Poznaniu wskazał, że wydanie tego postanowienia ostatniego dnia 21 - dniowego terminu powoduje przerwanie biegu terminu do wniesienia sprzeciwu, ale tylko w sytuacji, gdy postanowienie zostanie skierowane na prawidłowy adres. W realiach niniejszej sprawy WSA w Poznaniu uznał, że wydane przez Organ postanowienie nie weszło do obrotu prawnego. WSA w Poznaniu wskazał, że w niniejszej sprawie Inwestor wypełnił w Zgłoszeniu punkt 2.2: „Dane inwestora (do korespondencji)”. Przy tym punkcie we wniosku widnieje informacja, że: „Wypełnia się, jeżeli adres do korespondencji inwestora jest inny niż wskazany w pkt 2.1.” WSA w Poznaniu wskazał, że jako adres do korespondencji Inwestor wskazał ul. (...), (...), natomiast Organ doręczył przedmiotowe postanowienie na adres Aleja (...), (...). W tych okolicznościach WSA w Poznaniu uznał, że skoro Inwestor podał inny adres do korespondencji, to Organ był zobowiązany do kierowania wszelkiej korespondencji (w tym decyzji i postanowień) właśnie na ten adres. Organ nie może kierować się zasadą dowolności przy wyborze adresu, na który doręcza korespondencję. Tym bardziej, że postanowienie z 17.6.2022 r. doręczono pod adres błędny, a decyzję z 21.7.2022 r. pod adres wskazany przez Inwestora w zgłoszeniu. Bez znaczenia pozostaje fakt, że postanowienie zostało odebrane pod błędnym adresem. Należy przyjąć, że jego doręczenie do siedziby Spółki (zamiast na adres korespondencyjny, wskazany przez Spółkę) miało charakter wyłącznie informacyjny i nie wywołało skutków prawnych w postaci przerwania biegu terminu do wniesienia sprzeciwu, a także nie przedłużyło terminu na wniesienie sprzeciwu przez Organ, zgodnie z art. 30 ust. 5 w zw. z ust. 5c i 5d PrBud. Mając powyższe na uwadze WSA w Poznaniu wskazał, że zgodnie z art. 45 KPA jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Niemniej jednak - zdaniem WSA w Poznaniu - kluczowy dla rozstrzygnięcia jest art. 41 § 1 i 2 KPA, zgodnie z którym w toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, a w razie zaniedbania obowiązku określonego w § 1 doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny. W tym kontekście WSA w Poznaniu wskazał, że skoro brak informacji o zmianie adresu do korespondencji wywołuje skutek prawny w postaci doręczenia korespondencji pod dotychczasowym adresem, to rozumując a contrario należy uznać, że doręczenie korespondencji pod dotychczasowy adres, w sytuacji skutecznego poinformowania organu o zmianie adresu do korespondencji, nie może wywoływać skutków prawnych. W tym stanie rzeczy WSA w Poznaniu uchylił zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję Organu. Komentarz Przedmiotem rozważań WSA w Poznaniu na gruncie rozpatrywanej sprawy były zasady doręczania pism jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym, w tym w szczególności spółkom prawa handlowego. Reguły te wynikają wprost z KPA (art. 45 KPA) i wskazują, że w takiej sytuacji doręczenie następuje w siedzibie ww. podmiotu. Niemniej jednak powyższe nie ma charakteru absolutnego i nie pozbawia strony postępowania uprawnienia do wskazania innego adresu jako adresu do korespondencji, co z kolei stanowi przejaw dbałości strony o jej własne interesy (wyrok NSA z 12.4.2022 r., II OSK 972/19, ). Z przedmiotowego uprawnienia skorzystała Spółka w rozpatrywanej sprawie. Wyrok WSA w Poznaniu z 9.2.2023 r., IV SA/Po 803/22,
Wyrok WSA w Poznaniu uchylił zaskarżoną decyzję i poprzedzającą ją decyzję Organu w sprawie dotyczącej doręczenia pism spółce pod adresem siedziby, zamiast pod adresem do korespondencji wskazanym przez spółkę. Analiza prawna oparta była na art. 45 KPA i zasadzie konieczności poinformowania organu o zmianie adresu do korespondencji.