Brak podpisu pełnomocnictwa przy piśmie wnoszonym w formie dokumentu elektronicznego

W postanowieniu Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie omówiono kwestię braku podpisu pełnomocnictwa przy pismach wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego. Sprawa dotyczyła skargi na decyzję Dyrektora Izby Administracji Skarbowej oraz wezwania pełnomocnika do uiszczenia opłaty sądowej i usunięcia braków formalnych skargi. W kontekście przepisów Postępowania Administracyjnego podkreślono konieczność uwierzytelnienia pełnomocnictwa przy wnoszeniu pism elektronicznych oraz skutki braku podpisu przy odrzuceniu skargi przez sąd.

Tematyka: Brak podpisu pełnomocnictwa, dokument elektroniczny, skarga administracyjna, uwierzytelnienie elektroniczne, sąd administracyjny, odrzucenie skargi

W postanowieniu Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z 1.2.2023 r. wskazano, że
w przypadku, gdy pismo jest wnoszonego do sądu w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną
skrzynkę podawczą sądu, a odpis załączonego do niego pełnomocnictwa został sporządzony w formie
dokumentu elektronicznego, uwierzytelnienia dokonuje się z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu
elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego.
Stan faktyczny rozpatrywanej sprawy
P. B. (dalej: Skarżący), reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika, złożył skargę na decyzję Dyrektora
Izby Administracji Skarbowej z 22.9.2022 r. Nr (...) w przedmiocie ograniczenia poboru zaliczek na podatek
dochodowy od osób fizycznych za 2022 r.
W wykonaniu zarządzeń Przewodniczącego Wydziału WSA w Szczecinie z 30.11.2022 r. wezwano pełnomocnika
Skarżącego do: (i) uiszczenia wpisu sądowego od wniesionej skargi w kwocie (...) zł, jak również do (ii) usunięcia
braków formalnych skargi przez podpisanie pełnomocnictwa lub nadesłanie podpisanego pełnomocnictwa do
działania w imieniu Skarżącego przed WSA w Szczecinie lub przed sądami administracyjnymi, w terminie siedmiu dni
od doręczenia przedmiotowego wezwania, pod rygorem odrzucenia skargi. Ww. wezwania zostały wysłane na adres
elektroniczny pełnomocnika Skarżącego i uznane za doręczone 22.12.2022 r.
Stan prawny
WSA w Szczecinie w pierwszej kolejności wskazał przepisy postępowania sądowoadministracyjnego mające
zastosowanie w rozpatrywanej sprawie. Zgodnie bowiem z art. 230 § 1 i § 2 ustawy z 30.8.2002 r. Prawo
o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 259; dalej: PostAdmU) od pism
wszczynających postępowanie przed sądem administracyjnym w danej instancji pobiera się wpis stosunkowy lub
stały. Pismami tymi są: skarga, sprzeciw od decyzji, skarga kasacyjna, zażalenie oraz skarga o wznowienie
postępowania. Stosownie zaś do art. 220 § 1 PostAdmU sąd nie podejmie żadnej czynności na skutek pisma, od
którego nie została uiszczona należna opłata. W tym przypadku, z zastrzeżeniem art. 220 § 2, 3 i 3a PostAdmU,
przewodniczący wzywa wnoszącego pismo, aby pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania uiścił opłatę
w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia wezwania. W razie bezskutecznego upływu tego terminu przewodniczący
wydaje zarządzenie o pozostawieniu pisma bez rozpoznania. Skarga, skarga kasacyjna, zażalenie oraz skarga
o wznowienie postępowania, od których pomimo wezwania nie został uiszczony należny wpis, podlegają odrzuceniu
przez sąd (art. 220 § 3 PostAdmU). Sąd odrzuca skargę postanowieniem. Odrzucenie skargi może nastąpić na
posiedzeniu niejawnym (art. 58 § 3 PostAdmU). Ponadto zgodnie z art. 57 § 1 PostAdmU skarga powinna czynić
zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a zgodnie z art. 46 § 1 pkt. 4 PostAdmU każde pismo strony
powinno zawierać podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika.
Jednocześnie WSA w Szczecinie zwrócił uwagę na zasady dotyczące pism wnoszonych za pośrednictwem środków
komunikacji elektronicznej i wskazał, że stosownie do art. 37 § 1 i 1a PostAdmU pełnomocnik jest zobowiązany
dołączyć do skargi pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy bądź jego wierzytelny odpis, przy czym radca prawny
może samodzielnie dokonać uwierzytelnienia dokumentu pełnomocnictwa. W przypadku, gdy odpis pełnomocnictwa
został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnienia dokonuje się z wykorzystaniem
kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Zgodnie z art. 46 § 2a
PostAdmU w przypadku gdy pismo strony jest wnoszone w formie dokumentu elektronicznego, powinno ponadto
zawierać adres elektroniczny oraz zostać podpisane przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub
pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Zasady
podpisywania przewidziane w art. 46 § 2a PostAdmU dotyczą także załączników wnoszonych w formie dokumentu
elektronicznego (art. 46 § 2b PostAdmU). Zgodnie zaś z art. 49 § 1 PostAdmU, jeżeli pismo strony nie może
otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę o jego
uzupełnienie lub poprawienie w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że
ustawa stanowi inaczej. Stosownie natomiast do art. 58 § 1 pkt. 3 PostAdmU, sąd odrzuca skargę, gdy nie
uzupełniono w wyznaczonym terminie jej braków formalnych. Powyższy przepis ma charakter bezwzględnie
obowiązujący, a zatem w przypadku nieuzupełnienia przez stronę skarżącą braków formalnych skargi
w wyznaczonym terminie, sąd jest zobowiązany do odrzucenia skargi. Konieczne jest bowiem wykazanie
umocowania do działania przed sądem administracyjnym.

Nieuzupełnieniem braków formalnych jest zarówno niewykonanie wezwania do uzupełnienia w ogóle, jak miało to
miejsce w niniejszej sprawie, jak też jego niepełne wykonanie, np. uzupełnienie, ale tylko częściowe. Jak wskazuje
się bowiem w orzecznictwie jako nieuzupełnienie braków formalnych skargi należy kwalifikować nie tylko samo
niewykonanie wezwania, lecz także jego nieprawidłowe czy niepełne wykonanie (postanowienie NSA z 13.5.2011 r.,
II OSK 856/11,
). W takiej sytuacji dopuszczalne jest ponowne wzywania strony do uzupełnienia, co
w szczególności dotyczy takiego przypadku, w którym istnieją wątpliwości co do rzeczywistych zamiarów skarżącego.
Wówczas sąd może ponownie wezwać do określenia charakteru pisma wraz z pouczeniem (postanowienie NSA
z 9.9.2008 r., I OZ 661/08,
).
Jednocześnie - jak wskazuje się w orzecznictwie - gdy przy analizie pisma strony sąd uzna, że jest ono obarczone
istotnym brakiem formalnym, wzywa stronę do jego uzupełnienia, a obowiązkiem strony jest wykonanie tego
wezwania zgodnie z jego treścią i w wyznaczonym terminie – pod rygorem wskazanym w tym wezwaniu
(postanowienie NSA z 14.9.2011 r., II OSK 1744/11,
). Innymi słowy - sąd nie może (za stronę) podejmować
czynności mających na celu uzupełnienie braków formalnych pisma, a tym samym wyręczać ją w wykonywaniu
ciążących na niej obowiązków procesowych.
Obligatoryjne elementy pisma wniesionego drogą elektroniczną
Przenosząc powyższy stan prawny i rozważania na temat zasad wnoszenia pism drogą elektroniczną i ich
obligatoryjnych elementów, dodatkowych w stosunku do wymogów stawianych pismom wnoszonym w formie
papierowej na grunt rozpatrywanej sprawy, WSA w Szczecinie wskazał, że pełnomocnictwo załączone do przesłanej
drogą elektroniczną skargi nie zostało uwierzytelnione przez pełnomocnika Skarżącej zgodnie z wyżej wskazanymi
zasadami. Samo zaś podpisanie skargi bądź pisma przewodniego podpisem zaufanym nie może być uznane
za równoznaczne ze złożeniem oryginału pełnomocnictwa bądź z jego uwierzytelnieniem (uchwała NSA
z 6.12.2021 r., I FPS 2/21,
i postanowienie NSA z 15.12.2022 r., I FZ 272/22,
). Dlatego też do
pełnomocnika Skarżącego skierowano wezwanie do uiszczenia wpisu sądowego oraz do usunięcia braków
formalnych skargi za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Przedmiotowe wezwanie nie zostało jednak przez
pełnomocnika Skarżącego odebrane. Wezwanie uznano za doręczone w trybie zastępczym, na podstawie art. 74a §
8 PostAdmU, 22.12.2022 r. W wyznaczonym siedmiodniowym terminie, który upłynął 29.12.2022 r., nie uiszczono
wpisu od skargi oraz nie usunięto braków formalnych skargi w ogóle, co skutkuje odrzuceniem skargi, po
rozpoznaniu jej na posiedzeniu niejawnym, stosownie do art. 220 § 3 PostAdmU oraz art. 58 § 1 pkt. 3 PostAdmU.

Komentarz
Przedmiotem rozważań WSA w Szczecinie na gruncie stanu faktycznego ustalonego w rozpatrywanej sprawie było
udzielenie pełnomocnictwa w formie dokumentu elektronicznego i udzielenie pełnomocnictwa na piśmie w postaci
papierowej, a następnie uwierzytelnienie go przez pełnomocnika celem przesłania go do sądu za pośrednictwem
środków komunikacji elektronicznej wraz ze składanym tą drogą pismem, np. skargą. Odpis pełnomocnictwa
sporządzonego na piśmie w postaci papierowej powinien po pierwsze zostać sporządzony w formie dokumentu
elektronicznego (co w praktyce oznacza po prostu jego zeskanowanie), a po drugie - uwierzytelniony przez samego
pełnomocnika z wykorzystaniem:
1. Kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
2. Podpisu zaufanego albo
3. Podpisu osobistego.
Dopiero tak przygotowane pełnomocnictwo może stanowić załącznik do pisma wnoszonego do sądu w formie
dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą sądu, bez ryzyka zarzutu braku formalnego
pełnomocnictwa w postaci braku jego podpisu, skutkującego - po bezskutecznym upływie terminu wskazanego
w wezwaniu do uzupełnienia ww. braku - odrzuceniem pisma przez sąd.

Postanowienie WSA w Szczecinie z 1.2.2023 r., I SA/Sz 840/22,

Wskazano, że nieuzupełnienie braków formalnych skargi prowadzi do konieczności odrzucenia pisma przez sąd administracyjny. Postanowienie WSA w Szczecinie z 1.2.2023 r. podkreślało istotę prawidłowego uwierzytelnienia pełnomocnictwa przy składaniu pism elektronicznych oraz konieczność zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.