Doręczenie przez sąd kilku dokumentów w jednym pliku PDF
W przypadku doręczania elektronicznej korespondencji przez sąd, brak obowiązku wysyłania każdego pisma jako osobnego pliku PDF. Sprawa dotyczyła wezwań i wpisu sądowego od skargi Spółki, której skarga została odrzucona. Po zażaleniu skargę ponownie odrzucono, co skutkowało kolejnym postępowaniem. NSA potwierdził prawidłowość doręczenia dokumentów w jednym pliku PDF.
Tematyka: doręczenie, sąd, dokumenty, PDF, elektroniczne, kwalifikowany podpis, NSA, postępowanie administracyjne
W przypadku doręczania elektronicznej korespondencji przez sąd, brak obowiązku wysyłania każdego pisma jako osobnego pliku PDF. Sprawa dotyczyła wezwań i wpisu sądowego od skargi Spółki, której skarga została odrzucona. Po zażaleniu skargę ponownie odrzucono, co skutkowało kolejnym postępowaniem. NSA potwierdził prawidłowość doręczenia dokumentów w jednym pliku PDF.
W przypadku doręczania przez sąd korespondencji w formie dokumentu elektronicznego, nie ma ustawowego obowiązku oddzielnego wysyłania przez sąd każdego pisma, tj. jako odrębnego pliku PDF. Stan faktyczny sprawy Na podstawie zarządzenia Przewodniczącej Wydziału z 7.6.2021 r. wezwano pełnomocnika U. Sp. z o.o. z siedzibą w W. (dalej: Spółka) do usunięcia braków formalnych złożonej skargi, w terminie 7 dni, pod rygorem odrzucenia skargi, poprzez złożenie oryginału lub uwierzytelnionego odpisu dokumentu, z którego wynikałoby upoważnienie osób, które udzieliły pełnomocnictwa do reprezentacji Spółki w dacie jego udzielenia. Z kolei na podstawie zarządzenia Przewodniczącej Wydziału z 18.6.2021 r. wezwano Spółkę do uiszczenia wpisu sądowego od skargi i pouczono, że nieuiszczenie wpisu w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania spowoduje odrzucenie skargi. Korespondencja wysłana 7.7.2021 r. (za pośrednictwem portalu ePUAP), zawierająca ww. wezwania oraz odpis odpowiedzi na skargę, została doręczona pełnomocnikowi Spółki 19.7.2021 r. Pismem z 19.7.2021 r. pełnomocnik Spółki nadesłał odpis KRS Spółki, nie uiścił zaś wymaganego wpisu. Wobec czego WSA w Warszawie postanowieniem z 14.9.2022 r. odrzucił skargę Spółki na decyzję Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Warszawie (dalej: Organ) z 26.3.2021 r. w przedmiocie podatku od towarów i usług za miesiące od stycznia do czerwca 2014 r. W wyniku złożonego przez pełnomocnika Spółki zażalenia NSA, postanowieniem z 10.6.2022 r. uchylił ww. postanowienie i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania WSA w Warszawie, zobowiązując go do ustalenia, jakie dokumenty zawierała przesyłka wysłana pełnomocnikowi Spółki 7.7.2021 r. i czy były to dokumenty podpisane zgodnie z art. 74a § 12 ustawy z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 259; dalej: PostAdmU) oraz do wyjaśnienia rozbieżności związanych z datą wysłania pełnomocnikowi Spółki odpowiedzi na skargę. Po dokonaniu ww. czynności WSA w Warszawie skargę ponownie odrzucił, wskazując, że w myśl art. 220 § 3 PostAdmU, skarga, od której pomimo wezwania nie został uiszczony należny wpis, podlega odrzuceniu. Stanowisko WSA w Warszawie Jak wynika z notatki urzędowej pracownika sekretariatu WSA w Warszawie, 7.7.2021 r. w systemie EZD została wysłana do pełnomocnika Spółki korespondencja zawierająca: 1. wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi, 2. odpis zarządzenia o wezwaniu do uiszczenia wpisu od skargi oraz 3. odpowiedź na skargę. Do korespondencji załączono pismo ogólne, zawierające informacje o załączonych załącznikach. Ponadto z wyjaśnień pracownika sekretariatu WSA w Warszawie wynika, że data wysłania odpowiedzi na skargę widniejąca na karcie 54 akt sądowych została określona omyłkowo na 7.8.2021 r., podczas gdy prawidłowa data to 7.7. 2021 r. WSA w Warszawie wskazał, że raport weryfikacji podpisu ww. pisma przewodniego z systemu Szafir wskazuje, że zostało ono podpisane prawidłowo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W ocenie WSA w Warszawie, wszystkie dokumenty zawarte w przesyłce wysłanej pełnomocnikowi Spółki 7.7.2021 r. za pośrednictwem portalu ePUAP zostały podpisane zgodnie z art. 74a § 12 PostAdmU i doszło do skutecznego zawiadomienia pełnomocnika Spółki o możliwości odbioru pisma w formie dokumentu elektronicznego, a w konsekwencji, iż pismo wraz z załącznikiem zostało prawidłowo doręczone w trybie art. 74a § 8 PostAdmU. Jak wynika z Urzędowego Poświadczenia Doręczenia (UPD) ww. korespondencji przesyłka zawierająca m.in. wezwanie do uiszczenia wpisu sądowego od skargi została prawidłowo doręczona pełnomocnikowi Spółki 19.7.2021 r. W związku z powyższym termin do uiszczenia wpisu od skargi upływał 26.7.2021 r. W zakreślonym terminie Spółka, mimo prawidłowego wezwania nie uiściła wpisu sądowego. W tej sytuacji WSA w Warszawie był zobowiązany, w oparciu o art. 220 § 3 PostAdmU, odrzucić skargę. W zażaleniu na powyższe postanowienie pełnomocnik Spółki wskazał, że spór w niniejszej sprawie dotyczy tego, czy prawidłowym w rozumieniu art. 74a § 12 PostAdmU jest zamieszczenie w jednym ciągłym pliku PDF kopii trzech różnych pism procesowych oraz jednego oznaczonego jako odpis i opatrzenie ich jednym kwalifikowanym podpisem elektronicznym uwidocznionym wyłącznie na pierwszym dokumencie. Stanowisko NSA W opinii NSA, wszystkie dokumenty zawarte w przesyłce wysłanej pełnomocnikowi Spółki 7.7.2021 r. za pośrednictwem portalu ePUAP zostały podpisane zgodnie z art. 74a § 12 PostAdmU, zaś wnioski o niemożliwości umieszczenia w jednym pliku PDF kilku dokumentów, jakie z postanowienia NSA z 10.6.2022 r., I FZ 265/21, wyciąga autor zażalenia, są zdecydowanie zbyt daleko idące. NSA stwierdził, że „z art. 74a § 12 PostAdmU wynika obowiązek sądu do podpisania każdego pisma wychodzącego z sądu do stron. Oznacza to, że każde pismo sądu musi być odrębnie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Dopiero spełnienie tych wymogów będzie stanowiło realizację obowiązku doręczania odpisów w formie elektronicznej”. Jednakże z powyższego w żaden sposób nie wynika zakaz łączenia w jednym pliku PDF kilku pism do strony. NSA podziela stanowisko wyrażone w postanowieniu NSA z 24.1.2023 r., I FZ 298/22, , że nie ma żadnych podstaw do uznania, że podpisanie podpisem zaufanym przez pełnomocnika całości załącznika nie jest wystarczające do uznania, że również - stanowiący część tego załącznika - dokument pełnomocnictwa nie został przez tego pełnomocnika podpisany (a zatem uwierzytelniony, zgodnie z art. 37 § 1a PostAdmU). Nielogiczne byłoby bowiem uznanie, że podpisując elektronicznie cały plik PDF podpisujący podpisuje tylko niektóre jego strony. Należy równocześnie podkreślić, że WSA w Warszawie nie wskazał normy prawnej, która wymagałaby, by każdy dokument wnoszony przez stronę postępowania elektronicznie stanowił odrębny załącznik do pisma ogólnego, tj. by każdy plik zawierał tylko jeden dokument. Wymogu takiego nie można natomiast stronom postępowania narzucić bez stosownej normy prawnej. NSA zauważył, że obowiązek oddzielnego wysyłania każdego pisma nie wynika ani z ustawy (PostAdmU) ani z zarządzenia Prezesa NSA z 6.8.2015 r. w sprawie ustalenia zasad biurowości w sądach administracyjnych. Z powyższych dokumentów nie sposób wywieźć obowiązku wysyłania przez sąd każdego odpisu jako odrębnego dokumentu PDF. Nie może wpłynąć na wynik sprawy również uchwała NSA z 6.12.2021 r., I FPS 2/21, , gdyż jej przedmiotem był obowiązek odrębnego podpisania podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym skargi stanowiącej załącznik do formularza pisma ogólnego, podpisanego podpisem zaufanym i przesłanego przez platformę ePUAP - a nie kwestia „technicznego” łączenia przez sąd (lub stronę) kilku dokumentów w ramach jednego pliku PDF. Z tych powodów należało oddalić zażalenie. Komentarz Na tle stanu faktycznego ustalonego w rozpatrywanej sprawie, NSA wypowiedział się na temat technicznej strony doręczania korespondencji sądowej w formie elektronicznej, a w szczególności możliwości łączenia przez sąd (lub stronę) kilku dokumentów w ramach jednego pliku PDF. Zdaniem NSA z obowiązujących regulacji prawnych ani organizacyjnych, dotyczących funkcjonowania sądów administracyjnych, nie wynika zakaz takiego postępowania. Tym samym, NSA uznał, że wysłanie trzech dokumentów (tu: dwóch wezwań do uzupełnienia braków (i) formalnych i (ii) fiskalnych skargi do sądu administracyjnego oraz odpowiedzi na ww. skargę) w ramach jednego pliku PDF, z pismem przewodnim opatrzonym prawidłową kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, jest prawidłowe, a skuteczność jego doręczenia, za pośrednictwem skrzynki ePUAP, nie budzi w niniejszej sprawie wątpliwości. Postanowienie NSA z 13.3.2023 r., I FZ 287/22, .
NSA uznał, że wysłanie wielu dokumentów w jednym pliku PDF jest zgodne z przepisami, a podpisanie pisma przewodniego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest wystarczające. Decyzja NSA potwierdzała legalność doręczenia korespondencji sądowej w formie elektronicznej.