Uprawnienie do odbioru korespondencji spółki z o.o.

W wyroku WSA we Wrocławiu z 31.1.2023 r. omówiono konieczność wskazania osoby uprawnionej do odbioru korespondencji w siedzibie spółki z o.o. w postępowaniu administracyjnym. Sprawa dotyczyła kar za usunięcie drzew bez zezwolenia, a decyzja organu pierwszej instancji została uchylona przez WSA we Wrocławiu. Artykuł 45 KPA reguluje tryb doręczenia korespondencji do spółek, podkreślając konieczność wskazania osoby uprawnionej do odbioru pism.

Tematyka: Uprawnienie do odbioru korespondencji, doręczenie pism, art. 45 KPA, decyzja administracyjna, uchybienie terminu, WSA we Wrocławiu, SKO, NSA

W wyroku WSA we Wrocławiu z 31.1.2023 r. wskazano, że dla skutecznego doręczenia korespondencji
w postępowaniu administracyjnym w trybie doręczenia w siedzibie spółki, o którym mowa w art. 45 KPA,
niezbędne jest wskazanie na zwrotnym potwierdzeniu odbioru przez osobę uprawnioną do odbioru takiego
pisma, że działa ona w imieniu spółki będącej adresatem tego pisma.
Stanowisko Organów administracji
Decyzją Prezydent Miasta L. (dalej: Organ I instancji) wymierzył D. sp. z o.o. sp. k. (dalej: Strona skarżąca lub
Spółka) karę za usunięcie drzew bez wymaganego zezwolenia. Decyzję tę doręczono na adres Strony skarżącej,
ujawniony w KRS. Odbiór przesyłki pokwitowała A.Z., potwierdzając to pieczątką: „R. Adres do korespondencji”.
Strona Skarżąca wniosła pismem odwołanie od wskazanej decyzji o nałożeniu kary administracyjnej. Organ
I instancji przekazał wniesione odwołanie do rozpoznania SKO w L. (dalej: SKO), wskazując jednocześnie datę
doręczenia decyzji i datę wniesienia odwołania. Odpis tego pisma skierowana również do Strony skarżącej.
Skarżąca Spółka poinformowała SKO, że decyzja pierwszoinstancyjna została odebrana przez pracownika innej
firmy, tj. R. sp. z o.o., która ma siedzibę pod tym samym adresem, ale w innym lokalu, natomiast przekazana została
Stronie skarżącej - spółce D. sp. z o.o. sp. k., czyli adresatowi, decyzji dopiero w dniu późniejszym. Do pisma
dołączono odpis umowy o pracę A.Z., potwierdzenie z wewnętrznej książki obiegu korespondencji Skarżącej Spółki
oraz kopię decyzji wraz z odręczną adnotacją prezesa zarządu komplementariusza skarżącej spółki, M.D.,
wskazującą na datę doręczenia.
Postanowieniem SKO stwierdziło, że odwołanie od decyzji Organu I instancji zostało wniesione z uchybieniem
terminu. W uzasadnieniu postanowienia SKO wskazało, że w sprawie decyzja została prawidłowo doręczona na
adres spółki (Strony skarżącej), nadto podniosło, że ta sama osoba, tj. A.Z., kwitowała również odbiór innych
przesyłek, w tym m.in. przesyłki o zawiadomieniu o wszczęciu postępowania w sprawie. Wobec prawidłowego
w ocenie SKO odbioru przesyłki w dniu (...), termin do wniesienia odwołania upływał w dniu (...), tymczasem
odwołanie Strona skarżąca złożyła w dniu (...), a zatem zasadne było stwierdzenie wniesienia odwołania z uchybienie
terminu.
Stanowisko Spółki
Nie godząc się z tym rozstrzygnięciem, Spółka złożyła skargę do WSA we Wrocławiu, wnosząc o jego uchylenie.
W uzasadnieniu skargi wskazała na naruszenie art. 129 KPA poprzez przyjęcie, że odwołanie wniesiono
z uchybieniem terminu, podczas gdy doręczenie decyzji Stronie Skarżącej miało miejsce dopiero dniu (...), w tej
bowiem dacie osoba, która de facto odebrała przesyłkę, niebędąca do tego uprawniona, przekazała ją adresatowi,
czyli Spółce.
W odpowiedzi na skargę SKO wniosło o oddalenie skargi, podtrzymując dotychczasowe stanowisko.
Stanowisko WSA we Wrocławiu
W pierwszej kolejności WSA we Wrocławiu wyjaśnił, że złożona w niniejszej sprawie skarga została rozpoznana
przez Sąd na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, stosownie do art. 119 pkt. 3 ustawy z 30.8.2002 r.
Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 259; dalej: PostAdmU), zgodnie
z którym sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane
w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie, albo kończące postępowanie, a także postanowienie
rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym,
na które służy zażalenie.
W tym kontekście WSA we Wrocławiu wskazał, że aktem poddanym kontroli sądowej w rozpoznawanej sprawie było
postanowienie SKO stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Organu I instancji
w przedmiocie nałożenia kary za usunięcie drzew bez wymaganego zezwolenia.
Poddawszy zaskarżone postanowienie ocenie według kryterium legalności, WSA we Wrocławiu doszedł do
przekonania, że skarga Spółki zasługuje na uwzględnienie nie tyle z powodu podanych w niej przyczyn, ale tych,
które WSA we Wrocławiu uwzględnił z urzędu.
Wobec tego WSA we Wrocławiu wskazał, że wyrokiem z 31.1.2023 r., II SA/Wr 583/22,
, WSA we Wrocławiu
uchylił postanowienie SKO, którym odmówiono Stronie skarżącej przywrócenia terminu do wniesienia odwołania od
decyzji Organu I instancji. W uzasadnieniu przedmiotowego wyroku WSA we Wrocławiu wskazał, że nie doszło

w sprawie do prawidłowego doręczenia przedmiotowej decyzji pierwszoinstancyjnej, z uwagi na niemożność
weryfikacji, czy doręczono ją osobie uprawnionej do odbioru. W tym miejscu należy jedynie dodać, że w ocenie
WSA we Wrocławiu również doręczenia, na które powołuje się Organ I instancji w uzasadnieniu zaskarżonego
postanowienia, dotknięte są istotnymi wadami. Przesyłka zawierająca zawiadomienie Organu I instancji o wszczęciu
postępowania doręczona została również z tzw. „żółtą zwrotką”, a osoba kwitująca odbiór nie oświadczyła
doręczającemu (przynajmniej nie wynika to ze znajdującego się w aktach zwrotnego potwierdzenia odbioru), że
działa w imieniu adresata przesyłki. Jest to zaś niezbędne w świetle art. 45 KPA i przewidzianego w nim trybu
doręczenia w siedzibie jednostki organizacyjnej, np. spółki. Natomiast przesyłka SKO, której odbiór pokwitowała ta
sama osoba, pomimo tego, że na zwrotnym potwierdzeniu odbioru widniało miejsce, w którym powinno zostać
oznaczone, kim jest dla adresata osoba kwitująca odbiór, pozostało ono niewypełnione.
Zdaniem WSA we Wrocławiu w tych okolicznościach należy stwierdzić, że wydanie w niniejszej sprawie
zaskarżonego postanowienia o stwierdzeniu wniesienia odwołania z uchybieniem terminu na podstawie art. 134 KPA
było co najmniej przedwczesne, bowiem w rozpatrywanej sprawie nie doszło do prawidłowego doręczenia przesyłki
zawierającej decyzję Organu I instancji w dacie wskazanej przez SKO. Zatem wobec braku doręczenia w sposób
prawidłowy przesyłki zawierającej decyzję Organu I instancji, to postanowienie z art. 134 KPA z oczywistych
względów nie może kończyć postępowania w sprawie wymierzenia kary administracyjnej za wycinkę drzew bez
wymaganego zezwolenia.
Mając na względzie powyższe, WSA we Wrocławiu uchylił zaskarżone postanowienie, zaś o kosztach postępowania
orzekł na podstawie art. 200 PostAdmU i zasądził ich zwrot od SKO na rzecz Spółki.

Komentarz
W art. 45 KPA uregulowano tryb doręczenia korespondencji w postępowaniu administracyjnym do jednostek
organizacyjnych, w tym spółek prawa handlowego. Ustawodawca zdecydował, że takim podmiotom pisma doręcza
się w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Ustalenie siedziby spółki, a w konsekwencji
adresu właściwego do dokonania doręczenia pisma w postępowaniu administracyjnym, przynajmniej teoretycznie nie
powinno powodować większych trudności, z uwagi na jawność publicznie dostępnego rejestru, jakim jest Rejestr
Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego i ustawowe domniemanie zawartych w nim danych. Inaczej
natomiast przedstawia się możliwość ustalenia uprawnienia osoby odbierającej korespondencję. Na temat
uprawnienia do odbioru korespondencji wypowiedział się NSA i wskazał, że:
1. Doręczający nie musi znać zakresu obowiązków i uprawnień osób znajdujących się w firmie, do której przesyłka
jest adresowana, skoro zobowiązują się one do jej odbioru, składając własnoręczny podpis, tym bardziej jeżeli
uwzględniono przy doręczeniu, że odbiór przesyłki kwituje administrator;
2. Uprawnienie do odbioru korespondencji nie musi być oparte na zasadzie udzielonego w tym zakresie
pełnomocnictwa;
3. Powinnością każdej jednostki organizacyjnej powinno być zapewnienie takiej organizacji odbioru pism, aby
przebieg korespondencji odbywał się w sposób niezakłócony i wyłącznie przez osoby uprawnione;
4. Organ oceniający skuteczność doręczenia pisma może oprzeć się na domniemaniu, że osoba odbierająca pismo
skierowane do danego podmiotu jest uprawniona do wykonania tej czynności, a nieuwzględnienie takiego
domniemania pozostawałoby w sprzeczności z realiami obrotu prawnego.
Jak wskazał NSA, wobec tego nie można zasadnie oczekiwać od Organu, aby prowadził czynności wyjaśniające
w celu ustalenia, czy osoba odbierająca pismo jest do tego uprawniona. Ponadto art. 45 KPA posługuje się pojęciem
„ osoby uprawnionej do odbioru pism”, przez które należy rozumieć każdą osobę, która została
regulaminowo, czy tylko zwyczajowo uprawniona przez dany podmiot do odbierania korespondencji
przychodzącej do jej siedziby (wyrok NSA z 8.12.2022 r., II OSK 3927/19,
).

Wyrok WSA we Wrocławiu z 31.1.2023 r., II SA/Wr 433/22,

Wyrok WSA we Wrocławiu z 31.1.2023 r., II SA/Wr 583/22, uchylił postanowienie SKO odmawiające przywrócenia terminu do wniesienia odwołania. W uzasadnieniu podkreślono brak prawidłowego doręczenia decyzji pierwszoinstancyjnej, co uniemożliwiło zastosowanie art. 134 KPA. WSA we Wrocławiu uznał skargę spółki za zasadną.