Fikcja doręczenia a treść zwrotnego potwierdzenia odbioru

W publikacji omawiana jest wadliwość zwrotnego potwierdzenia odbioru zawiadomienia, która uniemożliwia przyjęcie domniemania doręczenia decyzji w trybie zastępczym. Istota rozpatrywanej sprawy skupia się na podstawach odmowy wszczęcia postępowania w sprawie zarzutów do opisu i oszacowania wartości nieruchomości oraz konieczności zapewnienia stronom czynnego udziału w postępowaniu. Analizowany jest również sposób doręczania pism w administracji publicznej oraz znaczenie fikcji doręczenia. Wyrok WSA w Bydgoszczy z 7.3.2023 r. uchyla rozstrzygnięcia organów obu instancji.

Tematyka: fikcja doręczenia, domniemanie doręczenia, zwrotne potwierdzenie odbioru, fikcja doręczenia w administracji, domniemanie doręczenia w administracji, fikcja doręczenia w postępowaniu administracyjnym, domniemanie doręczenia w postępowaniu administracyjnym, fikcja doręczenia w trybie zastępczym, domniemanie doręczenia w trybie zastępczym, zwrotna korespondencja, procedura administracyjna

Wadliwość zwrotnego potwierdzenia odbioru zawiadomienia, polegająca na braku wskazania, czy i gdzie
pozostawiono awiza, uniemożliwia przyjęcie domniemania doręczenia decyzji w trybie zastępczym,
przewidzianym w art. 44 KPA.
E.-T. sp. z o.o. w B. B. (dalej: Skarżąca) wniosła skargę do WSA w Bydgoszczy na postanowienie Dyrektora Izby
Administracji Skarbowej w Bydgoszczy (dalej: Organ) z 17.10.2022 r. w przedmiocie odmowy wszczęcia
postępowania w sprawie zarzutów do opisu i oszacowania wartości nieruchomości z uwagi na przekroczenie terminu
na wniesienie zarzutów od ww. dokumentów, utrzymujące w mocy postanowienie Naczelnika Pierwszego Urzędu
Skarbowego w Bydgoszczy (dalej: Organ I instancji) z 12.8.2022 r.
Istota rozpatrywanej sprawy
Sedno sporu w sprawie sprowadza się do rozstrzygnięcia, czy istniały podstawy do odmowy wszczęcia postępowania
w sprawie zarzutów do opisu i oszacowania wartości nieruchomości. W zaskarżonym postanowieniu organy obu
instancji przywołały art. 110u § 1 ustawy z 17.6.1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U.
z 2022 r. poz. 479), że zarzuty do ww. dokumentów mogą być wnoszone przez wszystkich uczestników
postępowania egzekucyjnego w terminie 14 dni od dnia ukończenia opisu i oszacowania wartości nieruchomości.
Kluczową okoliczność stanowi ustalenie, czy i kiedy doszło do ukończenia przedmiotowych czynności oraz czy
Skarżąca została prawidłowo o tym poinformowana. Jest to istotne z perspektywy przysługujących stronie uprawnień
procesowych, w tym m.in. z uwagi na konieczność zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium
postępowania (art. 10 KPA).
Stan faktyczny sprawy
Organ I instancji pismem z (...) stycznia 2022 r. zawiadomił Skarżącą o terminie rozpoczęcia oraz zakończenia
czynności opisu i oszacowania wartości nieruchomości. Nie jest sporne, że ww. zawiadomienie doręczono Skarżącej
(...) stycznia 2022 r. Kolejnym pismem z (...) marca 2022 r. zawiadomiono Skarżącą o nowym terminie ukończenia tej
czynności. Z powodu niemożności doręczenia przesyłki bezpośrednio do rąk adresata pod wskazanym adresem,
pozostawiono ją na 14 dni w Urzędzie Pocztowym. Jak wynika ze zwrotnego potwierdzenia odbioru (dalej: ZPO), było
ono dwukrotnie awizowane ((...) i (...) kwietnia 2022 r.), a następnie (20.4.2022 r.) zwrócone nadawcy. W ocenie
Organu I instancji, zawiadomienie zostało skutecznie doręczone w trybie art. 44 KPA, w warunkach tzw. fikcji
doręczenia.
Stan prawny
WSA w Bydgoszczy rozpoczął od wskazania, że aby uznać, że doręczenie zostało dokonane prawidłowo, muszą
zostać spełnione wszystkie przesłanki określone w przepisach. W przeciwnym razie, brak jest podstaw do łączenia
z wadliwym doręczeniem skutków prawnych, jakie można wywodzić jedynie ze skutecznego doręczenia pisma
stronie (wyrok NSA z 17.3.2009 r., II OSK 1297/08,
). W tym kontekście WSA w Bydgoszczy przywołał art. 39
KPA, 44 i 45 KPA, regulujące sposoby doręczania korespondencji w postępowaniu administracyjnym, w tym
instytucję doręczenia zastępczego i zasadę doręczania jednostkom organizacyjnym. Jak wynika z art. 39 KPA,
w przypadku braku możliwości doręczenia pisma na adres do doręczeń elektronicznych, organ administracji
publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, przez swoich pracowników lub przez inne
upoważnione osoby lub organy. W myśl art. 45 KPA, jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym
doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. NSA wskazał, że pisma
zaadresowane do osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej mogą być
doręczone do rąk osoby lub osób uprawnionych w danej jednostce organizacyjnej do odbioru pism, a w przypadku
niemożności doręczenia w ten sposób właściwym sposobem postępowania jest awizowanie pisma i pozostawienie
informacji o tym w siedzibie strony (art. 44 KPA), co powoduje, że pisma mogą być również doręczone w siedzibie
urzędu pocztowego lub siedzibie urzędu gminy (wyrok NSA z 12.4.2022 r., II OSK 972/19,
).
Fikcja doręczenia
Doręczenie dokonane w trybie art. 44 KPA jest doręczeniem zastępczym, opierającym się na domniemaniu, że pismo
doszło do rąk adresata (tzw. fikcja doręczenia). Służy to zapewnieniu sprawności postępowania i poszanowaniu
zasady ekonomii tego postępowania, przy jednoczesnym zabezpieczeniu praw strony postępowania,
w szczególności zapewnieniu możliwości obrony jej interesów. Dla skutecznego doręczenia w tym trybie konieczne
jest, aby operator pocztowy przechowywał przesyłkę przez 14 dni w swojej placówce, o czym powinien powiadomić
adresata (pozostawiając awizo). Operator powinien poinformować o możliwości odebrania przesyłki w terminie 7 dni

od dnia pozostawienia awiza. Ustawodawca szczegółowo wymienił miejsca, w których można pozostawić awizo i są
to: oddawcza skrzynka pocztowa, drzwi mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat
wykonuje swoje czynności zawodowe, widoczne miejsce przy wejściu na posesję adresata. W razie niepodjęcia
pisma w ciągu 7 dni, operator pozostawia kolejne awizo. Pismo uważa się za doręczone po upływie 14 dni od dnia
pozostawienia pierwszego awizo.
Z ZPO wynika kiedy, na jak długo i gdzie pozostawiono przesyłkę do Skarżącej, a także kiedy zwrócono ją do
nadawcy. Doręczyciel nie zamieścił jednak informacji, czy i gdzie pozostawił informację o możliwości odbioru
przesyłki. Skarżąca podnosi, iż „nigdy nie otrzymała awiza”, a Organ nie dysponuje dowodem zachowania wymogu
doręczenia zgodnie z art. 44 § 2 KPA. Dla stwierdzenia skuteczności doręczenia pisma w trybie art. 44 KPA,
opartego na domniemaniu, konieczne jest, w sytuacji, gdy strony takiemu domniemaniu przeczą,
udokumentowanie ścisłego dokonania wszystkich ustanowionych w tym artykule czynności doręczyciela
(wyrok NSA z 21.4.2020 r., I OSK 4174/18,
).
Skuteczność tego sposobu doręczania pism uzależniona została od bezwzględnego zachowania wymogów
określonych w art. 44 KPA. Oznacza to obowiązek ścisłego przestrzegania zasad i procedury odnoszącej się do
instytucji doręczenia zastępczego. Niedopełnienie któregokolwiek z jej elementów powoduje, że nie można
skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Organ musi mieć pewność, że nastąpiło prawidłowe
zawiadomienie adresata o pozostawieniu przesyłki w oddawczym urzędzie pocztowym przez określony czas. Adresat
musi być zawiadomiony zarówno o pozostawieniu pisma, jak i o miejscu gdzie może je odebrać i o terminie odbioru,
a ZPO musi zawierać pełną informację o sposobie poinformowania adresata. Dopuszczalność przyjęcia przez
organ administracji zaistnienia materialnoprawnego skutku doręczenia pisma stronie w trybie doręczenia
zastępczego uzależnione jest także od prawidłowego wypełnienia ZPO pisma wraz z podpisem listonosza
(wyrok NSA z 9.4.2014 r., I OSK 2339/12,
). Ocena prawidłowości wypełnienia dokumentu ZPO jest
konieczna, gdyż na skutek doręczenia w świetle art. 44 KPA przesyłkę uznaje się za doręczoną, pomimo że
faktycznie to nie nastąpiło.
W analizowanej sprawie należy - zdaniem WSA w Bydgoszczy - uznać, że mimo braku właściwych adnotacji
o sposobie działania doręczyciela, Organ niezasadnie przyjął, że w stosunku do przesyłki zawierającej
zawiadomienie o wyznaczeniu terminu opisu i oszacowania wartości nieruchomości z 23.3.2022 r. skierowanej do
Skarżącej, zachodziły podstawy do przyjęcia fikcji doręczenia. Wadliwość ZPO ww. zawiadomienia, polegająca na
braku wskazania, czy i gdzie pozostawiono awiza, uniemożliwia przyjęcie domniemania doręczenia decyzji
w trybie art. 44 KPA.
Mając powyższe na względzie WSA w Bydgoszczy uchylił rozstrzygnięcia organów obu instancji.

Komentarz
Doręczenie w trybie zastępczym, określane także jako fikcja doręczenia czy domniemanie doręczenia to instytucja
procedury administracyjnej, która ma niezwykle istotne znaczenie praktyczne, przede wszystkim z punktu widzenia
uprawnień strony takiego postępowania i zachowania ustawowych terminów dla ich realizacji. To właśnie nad tą
kwestią pochylił się WSA w Bydgoszczy na gruncie stanu faktycznego ustalonego w analizowanej sprawie. WSA
w Bydgoszczy skoncentrował się na technicznych aspektach ww. zagadnienia, tj. na treści zwrotnego potwierdzenia
odbioru przesyłki doręczanej w przedmiotowym trybie, obowiązku prawidłowego wypełnienia tego dokumentu, jak
i znaczenia ww. kwestii dla możliwości przyjęcia fikcji doręczenia. Zdaniem WSA w Bydgoszczy nieprawidłowości
w tym zakresie, polegające np. na braku wskazania faktu i miejsca pozostawienia awiza i powtórnego awiza nie
pozwalają na przyjęcie domniemanie doręczenia przesyłki w tym trybie. Taka sytuacja miała miejsce w rozpatrywanej
sprawie i doprowadziła do daleko idących skutków procesowych, tj. do uchylenia rozstrzygnięć organów obu
instancji.

Wyrok WSA w Bydgoszczy z 7.3.2023 r., I SA/Bd 707/22,

Fikcja doręczenia, zwana także domniemaniem doręczenia, to istotna instytucja procedury administracyjnej, mająca kluczowe znaczenie dla zachowania uprawnień strony postępowania i przestrzegania terminów. W kontekście badanej sprawy WSA w Bydgoszczy skupił się na technicznych aspektach zwrotnego potwierdzenia odbioru, konieczności prawidłowego wypełnienia dokumentu ZPO oraz jego znaczeniu dla przyjęcia fikcji doręczenia. Braki w wypełnieniu ZPO uniemożliwiły uchylenie rozstrzygnięć organów obu instancji.