Czy pismo do sądu wystarczy wysłać zwykłym listem?

Przepisy regulujące postępowanie przed sądami administracyjnymi nie zobowiązują stron i ich pełnomocników do przesyłania korespondencji do sądu listami rejestrowanymi. Wybór listu zwykłego wiąże się z ryzykiem braku potwierdzenia nadania przesyłki, co może skutkować odrzuceniem skargi. Artykuł omawia decyzję Naczelnego Sądu Administracyjnego w kontekście nadawania pism do sądu listem zwykłym oraz konsekwencje wynikające z tego wyboru.

Tematyka: sąd administracyjny, list zwykły, list polecony, terminowość, odrzucenie skargi, dowód nadania, Naczelny Sąd Administracyjny, postępowanie sądowoadministracyjne

Przepisy regulujące postępowanie przed sądami administracyjnymi nie zobowiązują stron i ich
pełnomocników do przesyłania korespondencji do sądu listami rejestrowanymi. Jednak tylko w przypadku
przesyłek poleconych nadawca otrzymuje potwierdzenie przyjęcia przesyłki. W konsekwencji wybór listu
zwykłego wiąże się z ryzykiem nadawcy, że nie będzie mógł wykazać terminowości dokonania czynności
przez przedłożenie dowodu nadania – stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny.
Odrzucenie skargi
„P.” sp. z o.o. wniosła do WSA w Gorzowie Wielkopolskim skargę na decyzję Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru
Budowlanego w przedmiocie nałożenia obowiązku dokonania rozbiórki przyłącza gazowego. Skarżąca została
wezwana do uiszczenia wpisu oraz uzupełniania kilku braków formalnych: nadesłania odpisów skargi, KRS-u oraz
pełnomocnictwa procesowego. W terminie do uzupełniania braków na rachunek bankowy Sądu wpłynął wpis sądowy.
Natomiast przesyłka zawierająca dokumenty uzupełniające pozostałe braki, jak wynikało z daty stempla pocztowego,
została nadana dzień po wyznaczonym terminie. WSA w Gorzowie Wielkopolskim odrzucił skargę, wyjaśniając, że
postępowanie sądowoadministracyjne może toczyć się wyłącznie na podstawie skutecznie wniesionej skargi.
Badanie skargi pod względem formalnym obejmuje nie tylko analizę jej zawartości, lecz także kontrolę pod względem
szczególnych wymogów, jakim to pismo powinno odpowiadać. Skutkiem nieusunięcia braków formalnych
w wyznaczonym terminie jest odrzucenie skargi.
Zarzuty zażalenia
Skarżąca w zażaleniu na to postanowienie zarzuciła Sądowi błąd w ustaleniach faktycznych, polegający na przyjęciu,
że przesyłka zawierająca uzupełnienie braków formalnych skargi została przesłana po terminie. W jej ocenie Sąd
błędnie przyjął, że jedynym dowodem wskazującym na datę nadania przesyłki listem zwykłym jest widniejący na
kopercie stempel. Zdaniem „P.” sp. z o.o. stempel nie stanowi jednoznacznego potwierdzenia nadania przesyłki
w danym dniu i nie wyklucza możliwości przeprowadzenia innych dowodów mających na celu wykazanie
terminowości spełnienia czynności. W ocenie skarżącej załączone do zażalenia dokumenty, m.in.: kserokopia książki
pocztowej, faktura dokumentująca zakup znaczków oraz oświadczenie pracownicy kancelarii adwokackiej
pełnomocnika, świadczą o tym, że braki formalne skargi zostały uzupełnione w terminie. „P.” sp. z o.o. dowodziła, że
tego dnia przesyłka zawierająca wymagane dokumenty omyłkowo nie została wpisana do książki pocztowej i nadana
listem poleconym, tak jak trzy pozostałe listy, lecz wysłana listem zwykłym bez potwierdzenia. Zdaniem skarżącej
w wyniku błędu pracownika poczty przesyłka została nadana dopiero następnego dnia.
Stanowisko NSA
NSA oddalił zażalenie. W aktach sprawy znajduje się koperta zawierająca przesyłkę z dokumentami, które
uniemożliwiały nadanie skardze prawidłowego biegu. Ze znajdującego się na niej stempla pocztowego jednoznacznie
wynika, że została nadana dzień po terminie do uzupełnienia braków formalnych skargi. Zgodnie z art. 83 § 3 ustawy
z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 259; dalej:
PostAdmU), oddanie pisma w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy
z 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 896; dalej: PrPoczt) albo placówce pocztowej operatora
świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Konfederacji
Szwajcarskiej lub państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronie umowy
o Europejskim Obszarze Gospodarczym, albo polskim urzędzie konsularnym, jest równoznaczne z wniesieniem go
do sądu. Wynika z tego, że oddanie przed upływem przewidzianego prawem terminu pisma procesowego w sprawie
sądowoadministracyjnej w polskiej placówce pocztowej innego operatora niż operator wyznaczony nie skutkuje
zachowaniem terminu w sytuacji, gdy pismo dostarczono sądowi po jego upływie.
W art. 83 § 3 PostAdmU nie wskazano rodzaju przesyłki, którą ma być nadane w placówce pocztowej pismo
skierowane do sądu, uzależniając skutki zachowania terminu jedynie od tego, czy pismo zostało oddane w placówce
pocztowej. NSA wskazał, że jedynie w przypadku przesyłek rejestrowanych na kopercie znajduje się nie tylko
stempel pocztowy z datą umożliwiającą ustalenie dnia oddania przesyłki w placówce pocztowej, lecz także
nadawca otrzymuje potwierdzenie przyjęcia przesyłki rejestrowanej. Zgodnie z art. 17 PrPoczt potwierdzenie
nadania przesyłki rejestrowanej, wydane przez wyznaczonego operatora, oraz wydruk potwierdzenia nadania
przesyłki rejestrowanej pobrane samodzielnie z systemu teleinformatycznego operatora służącego do
nadawania rejestrowanych przesyłek pocztowych mają moc dokumentów urzędowych (zob. wyrok NSA
z 27.1.2017 r., II OSK 1557/16,
; uchwała NSA z 19.10.2015 r., I OPS 1/15,
).

W uzasadnieniu postanowienia wskazano, że postępowanie dowodowe dotyczące kwestii terminu nadania
przesyłki nie jest ograniczone wyłącznie do przedstawieniu dowodu nadania przesyłki, szczególnie wobec
faktu braku ustawowego obowiązku nadania pisma do sądu jako przesyłki rejestrowanej. Jednak w ocenie
NSA w tej sprawie Sąd I instancji prawidłowo ocenił okoliczności faktyczne dotyczące spornej daty. Choć sąd
administracyjny ma obowiązek rozstrzygania wątpliwości na korzyść strony, to nie może pomijać faktu niewyjaśniania
czy ich nienależytego uprawdopodobnienia przez stronę. Jak podkreślono, z przedłożonej do zażalenia faktury
wynika jedynie fakt zakupu znaczków pocztowych, w żaden sposób nie udowadnia ona jednak kiedy przesyłka, na
której umieszczono te znaczki, została nadana w urzędzie pocztowym. Za niewystarczające do wykazania daty
nadania przesyłki innej niż data stempla pocztowego uznano również oświadczenie pracownicy kancelarii
adwokackiej, której powierzono wysyłkę listów. W związku z tym NSA stwierdził, że wybór przesyłki zwykłej
w urzędzie pocztowym obarczony jest ryzykiem obciążającym wysyłającego. W razie wątpliwości nie będzie
on mógł przedłożyć potwierdzenia nadania przesyłki w określonym dniu. Pełnomocnik skarżącej podjął takie
ryzyko, niezależnie więc od przyczyn takiego działania, wobec braku wystarczających dowodów na wysyłkę
w innym dniu, Sąd I instancji zasadnie przyjął jako dzień nadania listu zwykłego datę wynikającą ze stempla
pocztowego.
Postanowienie NSA z 13.4.2023 r., II OZ 165/23,

Naczelny Sąd Administracyjny odrzucił zażalenie w sprawie nadania pisma do sądu listem zwykłym po terminie. NSA podkreślił, że brak potwierdzenia nadania przesyłki listem rejestrowanym obciąża nadawcę ryzykiem, co może skutkować odrzuceniem skargi. Artykuł analizuje konsekwencje wyboru listu zwykłego oraz interpretację przepisów dotyczących nadawania pism do sądu.