Dowody wysłania i otrzymania korespondencji elektronicznej organu

W publikacji omawiane są zagadnienia dotyczące dowodów wysłania i otrzymania korespondencji elektronicznej organu, stanowiących kluczowe dokumenty niezbędne przy ocenie prawidłowości doręczenia między podmiotami prawa. Autorzy analizują istotę postępowania oraz zasady doręczania korespondencji elektronicznej, szczegółowo omawiając znaczenie dowodów wysłania i otrzymania. Przedstawione są również konsekwencje braku udokumentowania doręczenia decyzji administracyjnej przez organ oraz jego wpływ na możliwość zaskarżenia decyzji przez stronę.

Tematyka: dowody wysłania, dowody otrzymania, korespondencja elektroniczna, dokumentacja doręczeń, skuteczność prawna, organ administracji publicznej, ePUAP, publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

W wyroku WSA w Poznaniu z 20.4.2023 r. zaprezentowano pogląd, zgodnie z którym zarówno dowód
wysłania, jak i dowód otrzymania, które można uznać za elektroniczny odpowiednik papierowego zwrotnego
potwierdzenia odbioru, stanowią kluczowe dokumenty elektroniczne, które są niezbędne przy ocenie
prawidłowości zastosowanego doręczenia między podmiotami prawa. Potwierdzają one bowiem skuteczność
prawną doręczenia korespondencji we wskazanej dacie.
Istota postępowania
W niniejszej sprawie kontrolą WSA w Poznaniu została objęta decyzja SKO (dalej: SKO) z 18.11.2022 r.,
utrzymująca w mocy decyzję Burmistrza W. z 2.9.2020 r., ustalająca warunki lokalizacji inwestycji celu publicznego
dla zamierzenia polegającego na przebudowie i rozbudowie sieci kanalizacji deszczowej o długości maksymalnie 600
mb, na działkach położonych w W., na rzecz Gminy W. (dalej: Decyzja).
Doręczenia elektroniczne
W pierwszej kolejności WSA w Poznaniu odniósł się do zarzutu niedoręczenia decyzji W. sp. z o.o. (dalej: Skarżąca).
W aktach sprawy znajduje się wydruk z platformy ePUAP, który sugeruje, że decyzja została wysłana na skrzynkę
podawczą ePUAP Skarżącej. Pomimo dwukrotnego wezwania SKO do złożenia Urzędowego Poświadczenia
Doręczenia Decyzji, WSA w Poznaniu nie uzyskał ww. dokumentu, wobec czego nie istniała możliwość
zweryfikowania, czy Decyzja została Skarżącej skutecznie doręczona.
W myśl art. 39 § 1 KPA, począwszy od 5.10.2021 r., zasadą jest, że organ doręcza pisma na adres do doręczeń
elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt. 1 ustawy z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U.
z 2023 r. poz. 285; dalej: DorElektrU), chyba że doręczenie następuje w siedzibie organu, co oznacza wręczenie
dokumentu papierowego. Zaznaczenia wymaga, że jeżeli strona złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego
przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej, to zgodnie z art. 39 (1) § 1 pkt. 1 KPA
doręczenie pism stronie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt. 5 ustawy
z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344). W niniejszej sprawie Skarżąca
wielokrotnie podkreślała we wnoszonych przez siebie pismach, że wnioskuje o doręczenie jej korespondencji za
pośrednictwem komunikacji elektronicznej, wskazując przy tym adres do doręczeń elektronicznych oraz adres na
platformie ePUAP.
Zgodnie z art. 39 (4) KPA, w przypadku doręczenia pism na adres do doręczeń elektronicznych, do ustalenia dnia
doręczenia korespondencji stosuje się art. 42 DorElektrU, zgodnie z którym w przypadku doręczania korespondencji
przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we
wskazanej w dowodzie otrzymania chwili:
1. odebrania korespondencji - w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt. 1 DorElektrU;
2. wpłynięcia korespondencji - w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt. 2 DorElektrU.
WSA w Poznaniu wskazał, że dowód wysłania stanowi dokument elektroniczny potwierdzający nadanie
korespondencji w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i kwalifikowanej
usługi doręczenia elektronicznego. Przyjmuje się, że dowód wysłania powinien zostać wystawiony po skutecznym
(zgodnym z przepisami prawa) nadaniu korespondencji publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego
albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W sytuacji pojawienia się nieprawidłowości,
w tym błędów (technicznych), powodujących brak zgodnego z prawem doręczenia elektronicznego korespondencji za
pomocą tych usług, nie powinien on zostać wystawiony. Natomiast dowód otrzymania to dokument elektroniczny
potwierdzający doręczenie korespondencji w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia
elektronicznego i kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a warunki jego
wystawienia określa art. 41 DorElektrU. Przez wystawienie tego dowodu należy rozumieć jego sporządzenie.
Kolejno podlega on udostępnieniu nadawcy oraz adresatowi. Dowód ten to dokument elektroniczny potwierdzający
odbiór przez adresata korespondencji (danych) wysłanej przez nadawcę. Wskazuje się w nim w szczególności
okoliczność oraz datę doręczenia korespondencji. Można go zatem uznać za elektroniczny odpowiednik
papierowego zwrotnego potwierdzenia odbioru. Zarówno dowód wysłania, jak i dowód otrzymania, stanowią
kluczowe dokumenty elektroniczne, które są niezbędne przy ocenie prawidłowości zastosowanego doręczenia
między podmiotami prawa. Potwierdzają one bowiem skuteczność prawną doręczenia korespondencji we
wskazanej dacie.
Rozstrzygniecie WSA w Poznaniu

Do komunikacji między SKO a Skarżącą wykorzystywana była platforma ePUAP, której kluczowymi funkcjami są
m.in. identyfikacja użytkownika, niezaprzeczalność czynności, rozliczalność działań (tj. przypisanie w sposób
jednoznaczny działania użytkownika lub podmiotu tylko temu użytkownikowi lub podmiotowi) i oznaczanie czasu
poszczególnych czynności, tj. dołączanie oznaczenia czasu do danych w postaci elektronicznej logicznie
powiązanych z danymi opatrzonymi podpisem lub poświadczeniem elektronicznym (wyrok WSA w Warszawie
z 28.4.2020 r., VI SA/Wa 2278/19,
). Platforma ePUAP zapewnia również możliwość wystawiania urzędowego
poświadczenia odbioru.
WSA w Poznaniu wskazał, że zasady doręczania korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający
elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym,
będących użytkownikami konta w ePUAP, stanowiącej odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi
udostępnionej w ePUAP, ustala art. 147 ust. 3 DorElektrU. Ustawodawca zrównuje w nim doręczenia dokonywane za
pomocą platformy ePUAP w zakresie skutków prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi
rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Z kolei art. 147 ust. 4 DorElektrU zrównuje moc dowodową urzędowego
poświadczenia odbioru z dowodem otrzymania.
W okolicznościach faktycznych sprawy WSA w Poznaniu stwierdził naruszenie przepisów postępowania, które mogło
mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Nie można bowiem jednoznacznie stwierdzić, że Decyzja została prawidłowo
doręczona Skarżącej, tj. z uwzględnieniem wnioskowanego przez nią trybu doręczeń w postaci elektronicznej -
w aktach sprawy brak bowiem Urzędowego Poświadczenia Doręczenia/Odbioru Decyzji. W ocenie WSA w Poznaniu
przedstawienie przez SKO jakiegokolwiek urzędowego poświadczenia odbioru, doręczenia lub nieodebrania przez
Skarżącą Decyzji byłoby wystarczające do przyjęcia, iż w sprawie zaistniało jej skuteczne doręczenie. Mając na
uwadze, że Skarżąca zaprzecza, jakoby Decyzja została jej doręczona, a SKO nie jest w stanie wykazać doręczenia,
z uwagi na brak wykazania skutecznego doręczenia Skarżącej Decyzji, WSA w Poznaniu postanowił ją
uchylić. Dopiero pewność, że Skarżąca otrzymała Decyzję, pozwala ją skutecznie zaskarżyć. Aby podnieść
ewentualne zarzuty należy mieć możliwość zapoznania się z treścią decyzji i argumentacją jej uzasadnienia. Nawet
sama wiedza o istnieniu decyzji, bez znajomości jej uzasadnienia, nie daje możliwości jej realnego i skutecznego
zaskarżenia, gdyż strona nie może odnieść się i ocenić argumentacji organu.

Komentarz
Na tle stanu faktycznego zaistniałego w rozpatrywanej sprawie WSA w Poznaniu odniósł się do kwestii zasad
doręczenia korespondencji przez organ administracji publicznej za pośrednictwem środków komunikacji
elektronicznej (tu: platformy ePUAUP), w tym w szczególności do dokumentów pozwalających na niekwestionowane
ustalenie: (i) faktu i (ii) daty doręczenia takiego pisma, a także procesowych konsekwencji błędów proceduralnych
organu w tym zakresie. Zdaniem WSA w Poznaniu sytuacja, w której organ nie jest w stanie wykazać, czy i kiedy
decyzja administracyjna została doręczona stronie, niezależnie od przyczyn tego stanu, uniemożliwia to zaskarżenie
przez stronę takiego rozstrzygnięcia, a w konsekwencji - uzasadnia jego uchylenie. Należy mieć więc na uwadze, że
brak w aktach postępowania dowodu wysłania i dowodu otrzymania decyzji administracyjnej uniemożliwia ustalenie
prawidłowości jej doręczenia, i jako taki może prowadzić do wyeliminowania ww. rozstrzygnięcia z obrotu prawnego,
jak miało to miejsce w rozpatrywanej sprawie.

Wyrok WSA w Poznaniu z 20.4.2023 r., IV SA/Po 47/23,

Wyrok WSA w Poznaniu z 20.4.2023 r. podkreśla istotę dokumentowania doręczeń elektronicznych oraz konsekwencje braku takiej dokumentacji. Brak dowodów wysłania i otrzymania korespondencji może prowadzić do uchylenia decyzji administracyjnej. Publikacja stanowi istotne źródło informacji dotyczących skuteczności prawnego doręczenia korespondencji elektronicznej.