Zawiadomienie o doręczeniu w formie elektronicznej

Publikacja omawia procedurę doręczania w formie elektronicznej zawiadomień sądowych oraz konsekwencje niedochowania wymogów formalnych, jak również zasady i tryb doręczeń elektronicznych. Przedstawiono analizę rozstrzygnięcia WSA w Poznaniu dotyczącego odrzucenia skargi z powodu braków formalnych oraz wymogi formalne skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Zawarto także stanowisko WSA w Poznaniu odnoszące się do konieczności podpisania pisma elektronicznego przez stronę lub jej przedstawiciela ustawowego.

Tematyka: doręczenie w formie elektronicznej, wymogi formalne, skarga administracyjna, podpis elektroniczny, zawiadomienie sądowe

W celu prawidłowego doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego, sąd przesyła na adres
elektroniczny, podany przez adresata zawiadomienie przewidziane w art. 74a § 3 PostAdmU.
Analizowane rozstrzygnięcie WSA w Poznaniu
17.7.2023 r. WSA w Poznaniu, po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym sprawy ze skargi G.T. (dalej: Strona
Skarżąca) na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego (dalej: Organ Odwoławczy) z 29.3.2023 r.
w przedmiocie stwierdzenia niedopuszczalności odwołania Strony Skarżącej od rozstrzygnięcia organu pierwszej
instancji, postanowił odrzucić przedmiotową skargę.
Skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego - wymogi formalne
Na mocy zarządzenia Przewodniczącego Wydziału IV WSA w Poznaniu, pismem z 12.6.2023 r., znajdującym się
w aktach sądowych, Strona Skarżąca została zobowiązana do usunięcia braków formalnych złożonej na
postanowienie Organu Odwoławczego skargi poprzez złożenie skargi podpisanej: (i) podpisem elektronicznym, (ii)
podpisem zaufanym lub (iii) podpisem osobistym, w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia przedmiotowego
wezwania, pod rygorem odrzucenia ww. skargi. Przesyłka elektroniczna wysłana za pośrednictwem platformy e-
PUAP, zawierająca wezwanie do usunięcia powyżej wskazanych braków skargi do wojewódzkiego sądu
administracyjnego, została skierowana na adres elektroniczny Strony Skarżącej, z którego nadano skargę, wniesioną
do Organu Odwoławczego, w formie dokumentu elektronicznego. Pomimo dwukrotnego utworzenia poświadczenia
doręczenia (w terminie 12.6.2023 r. oraz w terminie 20.6.2023 r.) przedmiotowa przesyłka z wezwaniem dla Strony
Skarżącej nie została podjęta. Dokument wezwania Organu Odwoławczego został uznany za doręczony z datą
27.6.2023 r.
Stanowisko WSA w Poznaniu
WSA w Poznaniu uznał, że skarga Strony Skarżącej na postanowienie Organu Odwoławczego w przedmiocie
stwierdzenia niedopuszczalności odwołania Strony Skarżącej podlega odrzuceniu. Dla uzasadnienia zajętego
stanowiska WSA w Poznaniu wskazał, co następuje.
W pierwszej kolejności WSA w Poznaniu zwrócił uwagę na wymogi formalne stawiane każdemu pismu
procesowemu, w tym także skardze do wojewódzkiego sądu administracyjnego, w szczególności w zakresie podpisu
osoby je wnoszącej. W tym kontekście WSA w Poznaniu podkreślił, że każde pismo strony powinno zawierać podpis
strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika, co wynika bezpośrednio z woli ustawodawcy
wyrażonej w art. 46 § 1 pkt 4 ustawy z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U.
2023 r. poz. 1634; dalej: PostAdmU). Z kolei, jeśli chodzi o wymogi w zakresie tzw. pisma elektronicznego, to
w przypadku gdy pismo strony jest wnoszone w formie dokumentu elektronicznego, powinno ono zostać podpisane
przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 46 § 2a PostAdmU).
Następnie WSA w Poznaniu przeszedł do wskazania konsekwencji procesowych niedochowania wymogów
formalnych w ww. zakresie. Jeżeli bowiem pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek
niezachowania warunków formalnych (tu: niezawierania podpisu Strony Skarżącej), przewodniczący wzywa stronę
o jego uzupełnienie lub poprawienie w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania,
chyba że ustawa stanowi inaczej (art. 49 § 1 PostAdmU).
Kolejno WSA w Poznaniu odniósł się do zasad doręczania korespondencji w toku postępowania
sądowoadministracyjnego za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Skorzystanie z takiego trybu
doręczeń jest przewidziane przez ustawodawcę, tym samym - możliwe i zaistniało w rozpatrywanej sprawie.
Niemniej, jak zauważył WSA w Poznaniu - dla prawidłowości i skuteczności doręczenia pism sądowych stronie
postępowania sądowoadministracyjnego konieczne jest zachowanie wymogów przewidzianych przez ustawodawcę.
W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego sąd przesyła na adres elektroniczny adresata
zawiadomienie zawierające: informację, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego, wraz
ze wskazaniem adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać dokument i pod którym powinien dokonać
potwierdzenia doręczenia dokumentu oraz pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu
identyfikacji adresata pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym
przez sąd do obsługi doręczeń, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru
kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 74a § 3 pkt 1-2

PostAdmU). Innymi słowy, by uznać doręczenie elektroniczne za prawidłowe sąd ma obowiązek przesłać do
jego adresata zawiadomienie zawierające ww. obligatoryjne, ustawowe elementy.
WSA w Poznaniu zwrócił też uwagę na określoną przez ustawodawcę datę doręczenia pisma elektronicznego
i wskazał, że datą doręczenia takiego pisma jest data podpisania przez adresata pisma urzędowego poświadczenia
odbioru kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 74a § 5
PostAdmU). Z kolei w przypadku nieodebrania pisma, istnieje możliwość przyjęcia fikcji doręczenia (domniemania
doręczenia). Doręczenie uważa się w takim przypadku za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia
przesłania pierwszego zawiadomienia (art. 74a § 8 PostAdmU).
Przenosząc powyższe rozważania na temat wymogów formalnych pisma doręczanego w postępowaniu
sądowoadministracyjnym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, konsekwencji procesowych braku
dochowania przedmiotowych warunków, a także zasad i trybu doręczeń elektronicznych pism sądowych na grunt
rozpatrywanej sprawy, WSA w Poznaniu odniósł się do ustalonego stanu faktycznego i koincydencji czasowej
poszczególnych zdarzeń w niej występujących. W okolicznościach niniejszej sprawy, data doręczenia (w trybie
zastępczym) wezwania do usunięcia braków formalnych skargi przypadała bowiem na 26.6.2023 r. (poniedziałek).
Ustawowo wskazany, siedmiodniowy termin na wykonanie żądania wezwania rozpoczynał zatem bieg z 27.6.2023 r.
(wtorek) i upływał z 3.7.2023 r. (poniedziałek). Termin ten upłynął bezskutecznie. Wezwanie WSA w Poznaniu do
usunięcia braków formalnych skargi w postaci braku podpisu Strony Skarżącej nie zostało (w ogóle) wykonane. Tym
samym, mając na uwadze art. 58 § 1 pkt 3 PostAdmU, zgodnie z którym skarga, której braków formalnych nie
usunięto w wyznaczonym terminie, podlega odrzuceniu, WSA w Poznaniu wydał rozstrzygnięcie. Z uwagi na
powyższe, na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 i § 3 PostAdmU w związku z art. 49 § 1 PostAdmU, WSA w Poznaniu,
orzekł, jak w sentencji postanowienia, tj. odrzucił przedmiotową skargę Strony Skarżącej.

Komentarz
Mając na względzie stan faktyczny ustalony w rozpatrywanej sprawie i regulacje prawne znajdujące do niego
zastosowanie, WSA w Poznaniu wypowiedział się m.in. na temat doręczania pism w formie elektronicznej
w postępowaniu sądowoadministracyjnym i ustawowych wymogów, których spełnienie jest konieczne dla przyjęcia
prawidłowości doręczenia korespondencji sądowej w takim trybie. W szczególności WSA w Poznaniu skoncentrował
się na wymogu uprzedniego przesłania adresatowi pisma zawiadomienia i jego obligatoryjnych elementach.
Konieczność zachowania ww. wymogu wynika wprost z ustawy i nie budzi wątpliwości w orzecznictwie. Zgodnie ze
stanowiskiem NSA, zaprezentowanym m.in. w postanowieniu z 23.6.2021 r., prawidłowe doręczenie pisma
w formie dokumentu elektronicznego wymaga uprzedniego przesłania zawiadomienia przewidzianego w art.
74a § 3 PostAdmU na adres elektroniczny (e-mail) podany przez adresata. Zawiadomienie to powinno zawierać
następujące elementy:
• informację, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego;
• adres elektroniczny, z którego adresat może pobrać dokument;
• informację o konieczności dokonania potwierdzenia doręczenia dokumentu;
• pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji adresata pod wskazanym
adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym przez sąd do obsługi doręczeń;
• informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Art. 74a PostAdmU przewiduje też, że takie zawiadomienie może być automatycznie tworzone i przesyłane przez
system teleinformatyczny sądu, a odbioru samego zawiadomienia nie potwierdza się. W sytuacji zaś braku
stosownych zawiadomień (zgodnych z art. 74a § 3 PostAdmU) doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji
elektronicznej – w sposób ustanowiony w art. 74a § 8 PostAdmU – nie mogłoby być uznane za skuteczne
(postanowienie NSA z 23.6.2021 r., I GZ 164/21,
). Niemniej jednak z taką sytuacją nie mamy do czynienia
w rozpatrywanej sprawie, w której skuteczność doręczenia wezwania do uzupełnienia braków formalnych (podpisu
Strony Skarżącej) nie budziła wątpliwości WSA w Poznaniu ani samej Strony Skarżącej.

Postanowienie WSA w Poznaniu z 17.7.2023 r., IV SA/Po 368/23,

Publikacja podsumowuje decyzję WSA w Poznaniu o odrzuceniu skargi ze względu na niedochowanie warunków formalnych, zwłaszcza braku podpisu Strony Skarżącej. Omówiono także konieczność przesyłania zawiadomienia adresatowi przed doręczeniem pisma w formie elektronicznej. W kontekście analizowanego przypadku podkreślono istotę spełnienia ustawowych wymogów doręczeń elektronicznych.