W jakich okolicznościach informacja publiczna prosta może być kwalifikowana jako przetworzona?

Zakres wniosku o informację publiczną może skutkować kwalifikacją informacji prostej jako przetworzonej, co wymaga zaangażowania pracowników i działań organizacyjnych. Przykładem może być udostępnienie skanów dokumentów sądowych, co wymaga sporządzenia kserokopii i anonimizacji, co utrudnia działanie organu. Naczelny Sąd Administracyjny podjął decyzję w tej sprawie, zwracając uwagę na istotę interesu publicznego.

Tematyka: informacja publiczna, przetwarzanie, Naczelny Sąd Administracyjny, udostępnianie dokumentów, interes publiczny

Zakres wniosku może powodować, że informacja publiczna prosta zostanie zakwalifikowana jako
przetworzona. Jeśli niezbędne jest zgromadzenie, przekształcenie, sporządzenie kserokopii, a także
anonimizacja wielu dokumentów, wówczas realizacja wniosku może wymagać zaangażowania pracowników
i działań organizacyjnych, które zakłócają normalny tok działania organu i utrudniają wykonywanie
przypisanych mu zadań ‒ stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny.
Postępowanie administracyjne
Stowarzyszenie W. zwróciło się do rektora uczelni o udzielenie informacji publicznej poprzez udostępnienie skanów
prawomocnych i nieprawomocnych orzeczeń sądowych w sprawach cywilnych, karnych i sądowoadministracyjnych,
w których stroną była uczelnia, oraz skanów ugód pozasądowych z ostatnich 4 lat. Rektor uznał, że jest to informacja
przetworzona, więc zobowiązał wnioskodawcę do wykazania, iż ma ona znaczenie dla szczególnie istotnego interesu
publicznego. W odpowiedzi stowarzyszenie W. wyjaśniło, że wniosek dotyczy wyłącznie dokumentów będących
w dyspozycji uczelni, a żądana informacja umożliwi sprawowanie społecznej kontroli jej działalności.
Rektor stwierdził, że wnioskodawca nie wykazał istnienia przesłanki niezbędnej do udostępnienia informacji
przetworzonej, i wydał decyzję odmowną. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia zaznaczono, że uczelnia nie posiada
odpisów wszystkich wyroków, postanowień i wyciągów z protokołów rozpraw, podczas których zawarto ugody.
Konieczność dokonania szeregu czynności w celu przygotowania tych danych (m.in.: występowanie do sądu, analiza,
sporządzenie zestawień i wyciągów, usuwanie chronionych prawem danych) powoduje przekształcenie informacji
prostych w informację przetworzoną. Takie działania wymagałyby bowiem zaangażowania znacznych środków
organizacyjnych i osobowych. Dodatkowo rektor stwierdził, że część wyroków dotyczy osób fizycznych: pracowników
uczelni, aktualnych i byłych studentów, którzy nie pełnią funkcji publicznych, zatem informacje ich dotyczące nie
mogą zostać udostępnione.
Informacje publiczne: prosta i przetworzona
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku uchylił zaskarżoną decyzję. W uzasadnieniu wyroku wyjaśniono, że
zgodnie z art. 2 ust. 1 i 2 ustawy z 6.9.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 902; dalej:
DostInfPubU) prawo dostępu do informacji publicznej przysługuje każdemu, a od osoby wnioskującej nie można
żądać wykazania interesu prawnego czy faktycznego ani też stosować praktyk utrudniających dostęp do informacji
publicznej prostej. Natomiast udostępnienie informacji przetworzonej uwarunkowane zostało wykazaniem przez
wnioskodawcę istnienia szczególnie istotnego interesu publicznego (art. 3 ust. 1 pkt 1 DostInfPubU). Z uwagi na
brak definicji legalnej w orzecznictwie przyjęto, że charakter informacji publicznej przetworzonej mogą mieć
dane publiczne, które co do zasady wymagają dokonania analiz, obliczeń, ekspertyz połączonych
z zaangażowaniem w ich pozyskanie środków osobowych i finansowych organu, innych niż wykorzystywane
w bieżącej działalności. Uzyskanie żądanych przez wnioskodawcę informacji musi się wiązać z potrzebą ich
odpowiedniego przetworzenia, co nie zawsze prowadzi do wytworzenia rodzajowo nowej informacji.
W rezultacie suma informacji prostych, w zależności od wiążącej się z ich pozyskaniem wysokości nakładów
organu, czasochłonności, liczby zaangażowanych pracowników, może być traktowana jako informacja
przetworzona (zob. wyrok NSA z 23.11.2018 r., I OSK 2951/16,
).
W ocenie sądu dane objęte wnioskiem to informacja prosta, a nie przetworzona. Udzielenie informacji powinno
polegać tylko na usunięciu danych wrażliwych i przesłaniu skanów dokumentów, a sama anonimizacja danych
osobowych nie powoduje uznania informacji za przetworzoną. Stowarzyszenie W. zwróciło się wyłącznie
o udostępnienie dokumentów znajdujących się w posiadaniu uczelni. W konsekwencji organ niezasadnie wskazywał
szereg czynności, które wymagają poniesienia kosztów i zaangażowania pracowników, oraz wzywał stowarzyszenie
W. do wykazania „szczególnie istotnego interesu publicznego”. Sąd podkreślił, że organ nie ujawnił, ile ugód
i orzeczeń sądowych objętych wnioskiem posiada w swych zbiorach. W przypadku wykazania, że zasoby uczelni
zawierają bardzo duże ilości takich dokumentów, można byłoby uznać za racjonalne twierdzenie o kosztach
i trudnościach organizacyjnych przy realizacji wniosku. Sąd stwierdził też, że skoro tylko część wyroków i ugód
dotyczy osób niepełniących funkcji publicznych, to brak podstaw do wydania decyzji odmawiającej uwzględnienia
wniosku w całości.
Zaangażowanie organu w przygotowanie informacji a jej charakter

Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną rektora, podkreślając, że kwalifikowanie informacji
publicznej jako przetworzonej tylko dlatego, iż wymaga przygotowania poprzez proste czynności
kancelaryjno-biurowe o charakterze technicznym, polegające na odnalezieniu odpowiednich dokumentów
i sporządzeniu ich kopii, jest sprzeczne z zasadą dostępu do informacji publicznej. Jednak w określonych
przypadkach niezbędna do realizacji wniosku skala działań organizacyjnych i zaangażowania osobowego,
zakłócająca normalne funkcjonowanie organu i utrudniająca wykonywanie przypisanych mu zadań, może
powodować, że informacja publiczna zostanie zakwalifikowana jako przetworzona. Z akt sprawy wynika, że
wnioskodawcy nie chodzi o udostępnienie skanów wszystkich orzeczeń sądowych i ugód, których stroną była
uczelnia, a wyłącznie takich, które znajdują się w jej posiadaniu. Bezpodstawne są więc argumenty rektora
o konieczności zwrócenia się do sądów o przygotowanie stosownych dokumentów. Dodatkowo podkreślono, że
organ na żadnym etapie postępowania nie ujawnił, w ilu postępowaniach sądowych uczelnia była stroną, ile zawarła
ugód pozasądowych ani ile dokumentów dotyczących żądanych informacji posiada w swoim archiwum.
W konsekwencji nie można uznać, że niezbędne do udzielenia informacji czynności wymagają osobowego
zaangażowania lub poniesienia kosztów finansowych trudnych do pogodzenia z bieżącą działalnością uczelni (zob.
wyrok NSA z 18.10.2022 r., III OSK 5521/21,
).
Anonimizacja dokumentów może prowadzić do uzyskania informacji przetworzonej
Odnosząc się do zawartych w skardze kasacyjnej twierdzeń rektora o czasochłonności usuwania
chronionych danych, NSA stwierdził, że choć anonimizacja dokumentów stanowi jedynie przekształcenie
informacji, to może prowadzić do uzyskania informacji przetworzonej. Dochodzi do tego wówczas, gdy
proces ten polega na utworzeniu zbioru tak opracowanych dokumentów, wcześniej wybranych ze wszystkich
posiadanych materiałów, a przez to wymaga nakładu środków i zaangażowania pracowników z uszczerbkiem
dla prawidłowego funkcjonowania organu. Jednak wykazanie, że proces anonimizacji żądanych informacji
prowadzi do ich przetworzenia, nie może ograniczać się do ogólnej formuły z powołaniem się na
konieczność usunięcia danych osobowych. Organ, który opiera się na takim argumencie, powinien wskazać
każdą okoliczność potwierdzającą wymóg ponadstandardowego zaangażowania w przygotowanie informacji, m.in.:
czas przeznaczony na anonimizację, liczbę zaangażowanych pracowników w odniesieniu do dostępnych zasobów
kadrowych, ilość dokumentów podlegających analizie i anonimizacji, konieczność skorzystania ze specjalistycznego
sprzętu (zob. wyrok NSA z 5.1.2023 r., III OSK 6325/21,
).
Jednocześnie NSA podzielił stanowisko sądu I instancji, że okoliczność, iż żądane wyroki, postanowienia i ugody
dotyczą osób innych niż pracownicy uczelni, nie uprawniał organu do wydania decyzji odmownej wobec całości
wniosku. Dodatkowo na żadnym etapie postępowania rektor nie wykazał, że udostępnienie nawet zanonimizowanych
skanów wyroków i ugód sądowych może doprowadzić do naruszenia prawa do prywatności konkretnej osoby.
Wyrok NSA z 18.7.2023 r., III OSK 2467/21,

Naczelny Sąd Administracyjny rozpatrzył zaskarżoną decyzję dotyczącą udzielenia informacji publicznej, podkreślając, że konieczność zaangażowania pracowników i działań organizacyjnych może prowadzić do zaklasyfikowania informacji prostej jako przetworzonej. Sąd wskazał, że anonimizacja dokumentów może stanowić przetworzenie informacji, wymagające dodatkowych zasobów i czasu.