Jak uzupełnić braki formalne skargi wniesionej drogą elektroniczną?

Jeśli strona wniesie skargę w postaci dokumentu elektronicznego, sąd administracyjny wzywając do uzupełnienia braków formalnych tej skargi, powinien sformułować wezwanie w sposób umożliwiający wykonanie zobowiązania środkami komunikacji elektronicznej. Artykuł omawia przypadek, w którym Uniwersytet W. nadesłał drogą elektroniczną skargę na decyzję Ministra Edukacji i Nauki, a Sąd administracyjny odrzucił skargę, uzasadniając decyzję brakiem odpowiednich dokumentów potwierdzających umocowanie strony skarżącej. Publikacja analizuje także konieczność precyzyjnego sformułowania wezwania do uzupełnienia braków formalnych oraz zasady dotyczące umocowania organów osób prawnych do działania w ich imieniu.

Tematyka: skarga drogą elektroniczna, braki formalne, dokument elektroniczny, umocowanie do działania, Sąd administracyjny, Naczelny Sąd Administracyjny, wezwanie do uzupełnienia braków, forma elektroniczna, komunikacja elektroniczna

Jeśli strona wniesie skargę w postaci dokumentu elektronicznego to sąd administracyjny, wzywając do
uzupełnienie braków formalnych tej skargi, powinien sformułować wezwanie w sposób pozwalający na
wykonanie zobowiązania środkami komunikacji elektronicznej.
Stan faktyczny
R.O. wniósł w imieniu Uniwersytetu W. w formie dokumentu elektronicznego skargę na decyzję Ministra Edukacji
i Nauki w przedmiocie przyznania kategorii naukowej. Zgodnie z art. 46 § 1 pkt 4 ustawy z 30.8.2002 r. - Prawo
o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1634; dalej: PostAdmU) każde pismo
strony, w tym skarga, powinno zawierać podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika.
Przewodniczący Wydziału wezwał Uniwersytet W. do usunięcia braków formalnych skargi, w terminie 7 dni pod
rygorem jej odrzucenia, przez złożenie oryginału lub poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem kopii
dokumentu określającego umocowanie do reprezentowania strony skarżącej przez R.O. W trakcie biegu terminu na
uzupełnienie braku, Uniwersytet W. nadesłał drogą elektroniczną skan kopii aktu stwierdzającego wybór Rektora.
Sąd uznał jednak, że kopia nie spełnia przesłanek do uznania jej za dokument, w rozumieniu PostAdmU i odrzucił
skargę. W uzasadnieniu postanowienia podkreślono, że prawidłowy sposób uzupełnienia braku został wskazany
w wezwaniu Sądu, w którym wyraźnie wskazano, iż konieczne jest przedstawienie oryginału lub poświadczonej
notarialnie za zgodność z oryginałem kopii dokumentu.
Zarzuty zażalenia
Uniwersytet W. zaskarżył postanowienie o odrzuceniu skargi twierdząc, że w terminie i prawidłowo wypełnił
wezwanie Sądu. Skoro ustawodawca dopuszcza możliwość wnoszenia pism drogą elektroniczną, to sposób
uzupełnienia ich braków nie może zostać ograniczony przez Sąd wyłącznie do złożenia oryginału lub poświadczonej
notarialnie kopii aktu wyboru Rektora. W zażaleniu wskazano również, że na stronie Biuletynu Informacji Publicznej
Uniwersytetu W. została zamieszczona informacji o jego organach.
NSA – organy osób prawnych muszą wykazać umocowanie
Naczelny Sąd Administracyjny uchylił zaskarżone postanowienie. W uzasadnieniu postanowienia wskazano, że
zgodnie art. 28 § 1 PostAdmU osoby prawne oraz jednostki organizacyjne mające zdolność sądową dokonują
czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu. Natomiast art. 29
PostAdmU zobowiązuje przedstawiciela ustawowego albo organ osoby prawnej oraz jednostki organizacyjnej
mającej zdolność sądową do wykazania swojego umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności. Sąd
administracyjny nie może więc procedować jeśli nie dysponuje odpowiednimi dokumentami. Właściwe zastosowanie
wskazanych regulacji daje sądowi administracyjnemu pewność, że dana osoba lub pełnomocnik są rzeczywiście
upoważnieni do dokonania konkretnej czynności, a jednocześnie stanowi gwarancję dla strony, iż będzie należycie
reprezentowana w toczącym się postępowaniu. Określenie organów upoważnionych do działania w imieniu
danej jednostki organizacyjnej wynika z aktów prawnych powołujących do życia daną jednostkę lub
regulujących jej funkcjonowanie, a w przypadku braku stosownych regulacji ustawowych - z aktów
określających wewnętrzną strukturę jednostki i kompetencje jej organów, takich jak statut (zob. wyrok NSA
z 27.06.2008 r., I OSK 1367/07,
). W przypadku uczelni wyższej osobą uprawnioną do występowania
w imieniu uczelni jest rektor, który podejmując jakiekolwiek czynności przed sądem obowiązany jest wykazać swoje
umocowanie w tym zakresie (zob. postanowienie NSA z 28.2.2013 r., I OSK 2912/12,
).
Wezwanie musi być precyzyjne
NSA wyjaśnił, że brak załączenia dokumentu wykazującego umocowanie do działania w imieniu osoby prawnej jest
brakiem formalnym skargi, uzupełnianym w trybie art. 49 § 1 PostAdmU. Dopiero w sytuacji, gdy prawidłowo
wezwana strona nie uzupełni w terminie takiego braku, sąd zobowiązany jest do odrzucenia skargi na podstawie art.
58 § 1 pkt 3 PostAdmU (zob. postanowienie NSA z 2.3.2023 r., II OZ 97/23,
). W orzecznictwie podkreśla się,
że wezwanie strony do uzupełnienia braku formalnego pisma procesowego musi być na tyle precyzyjne, aby nie
budziło wątpliwości co do przedmiotu wezwania, sposobu usunięcia tych braku a także rygorów grożących w razie
niezastosowania się do treści wezwania (zob. wyrok NSA z 18.11.2020 r., I GSK 899/20,
). NSA wskazał, że
wezwanie do uzupełnienia braków musi też być sformułowane w sposób pozwalający na jego wykonanie,
który to wymóg nie został w tej sprawie spełniony. Jak zaznaczono, żaden przepis PostAdmU nie wymaga,
aby dokument, o którym mowa w art. 29 PostAdmU był poświadczony notarialnie za zgodność z oryginałem.
Istotą takiego dokumentu nie jest spełnienie określonych kryteriów co do jego formy prawnej, lecz wykazanie
podmiotu umocowanego do działania w imieniu określonej osoby prawnej. Decydujące znaczenie ma zatem

nie forma a treść takiego dokumentu. W rezultacie NSA uznał, że wezwanie do przedłożenia wyłącznie oryginału
lub poświadczonego notarialnie dokumentu umocowania było nieprawidłowe.
Uzupełnianie braków pism wnoszonych w formie elektronicznej
Dodatkowo NSA stwierdził, że w przypadku wniesienia skargi w postaci dokumentu elektronicznego, również
uzupełnienie braków formalnych tego pisma procesowego powinno nastąpić w sposób przewidziany dla tej
formy wnoszenia skargi. Oczekiwanie przez Sąd Instancji na przedstawienie dokumentu umocowania do działania
w imieniu Uniwersytetu W. w formie papierowej w postaci oryginału lub poświadczonej notarialnie za zgodność
z oryginałem kopii umocowania, było w tej sprawie niemożliwe do zrealizowania. WSA w Warszawie obowiązany był
wezwać skarżącego do uzupełnienia braków formalnych skargi, w sposób pozwalający na wykonanie zobowiązania
środkami komunikacji elektronicznej.
W uzasadnieniu postanowienia wyjaśniono, że w okolicznościach tej sprawy odrzucenie skargi z powodu
nieuzupełnienia jej braków formalnych należało uznać za przedwczesne. Konieczna jest bowiem ocena czy
nadesłany dokument wykazywał umocowanie R.O. do działania w imieniu Uniwersytetu W. oraz czy dokument ten,
przesłany jako załącznik do dokumentu elektronicznego, został prawidłowo podpisany np. kwalifikowanym podpisem
elektronicznym, bądź podpisem zaufanym.
Postanowienie NSA z 7.11.2023 r., III OZ 564/23,

Naczelny Sąd Administracyjny uchylił postanowienie o odrzuceniu skargi, argumentując potrzebę posiadania dokumentów potwierdzających umocowanie strony skarżącej. NSA podkreślił, że wezwanie do uzupełnienia braków musi być sformułowane w sposób pozwalający na wykonanie zobowiązania, co nie zostało spełnione w analizowanym przypadku. Wniesienie skargi drogą elektroniczną wymaga uzupełnienia braków w sposób przewidziany dla tej formy wniesienia skargi.