Data pełnomocnictwa a skuteczność czynności procesowej

Niedołączenie pełnomocnictwa przy pierwszej czynności procesowej stanowi usuwalny brak formalny. Uzupełnienie tego braku powoduje, że czynność jest skuteczna. Sąd Administracyjny wyjaśnił, że pisemne potwierdzenie pełnomocnictwa jest wystarczające, nawet jeśli zostanie udzielone po dokonaniu czynności.

Tematyka: pełnomocnictwo, czynność procesowa, skuteczność czynności, Naczelny Sąd Administracyjny, brak formalny, data pełnomocnictwa, wniesienie odwołania, skuteczność pełnomocnictwa

Niedołączenie pełnomocnictwa przy pierwszej czynności procesowej jest usuwalnym brakiem formalnym
podjętej czynności. Uzupełnienie tego braku powoduje, że czynność należy uznać za skuteczną z chwilą jej
dokonania. Do konwalidacji danej czynności wystarczające jest pisemne potwierdzenie udzielonego
pełnomocnictwa i to także wówczas, gdy zostanie dokonane po dacie podjęcia tej czynności – wyjaśnił
Naczelny Sąd Administracyjny.
Stan faktyczny
Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego nakazał B.R. odłączenie kotła gazowego dwufunkcyjnego od komina
w lokalu mieszkalnym oraz nadał decyzji rygor natychmiastowej wykonalności ze względu na występujące
zagrożenie. Pełnomocnik B.R. w terminie wniósł odwołanie od decyzji, zaś trzy tygodnie później B.R. osobiście
wniosła pismo zatytułowane jako „odwołanie od nakazu rozbiórki kotła gazowego”, w którym poinformowała organ, że
zleciła opracowanie opinii technicznej zamontowanej instalacji gazowej z kotłem. Z opinii tej wynika, że samowola
budowlana nie miała miejsca. B.R. załączyła opinię do pisma i jednocześnie oświadczyła, że z uwagi na jej treść nie
przystąpi do demontażu kotła. Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego, uznając pismo wniesione osobiście
przez B.R. za odwołanie, stwierdził uchybienie terminu do jego wniesienia. B.R. wniosła skargę na to postanowienie
twierdząc, że organ bezpodstawnie potraktował jej pismo jako samodzielne odwołanie. Skarżąca dowodziła, że było
to jedynie uzupełnienie odwołania wniesionego w terminie przez ustanowionego przez nią profesjonalnego
pełnomocnika.
Orzeczenie WSA
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie uchylił zaskarżone postanowienie uznając działanie organu za
całkowicie niezrozumiałe. Skoro pełnomocnik skarżącej wniósł w terminie odwołanie, to wnoszenie odrębnego
odwołania przez skarżącą i to po terminie należało ocenić jako nieracjonalne i wymagające wyjaśnienia. Ponieważ
skarżąca jest reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika, to organ o stosowne wyjaśnienie powinien się
zwrócić do niego, a nie orzekać o uchybieniu przez skarżącą terminu do wniesienia odwołania. Sąd zaznaczył, że
uchybienie terminu jest okolicznością obiektywną i w razie stwierdzenia tej okoliczności organ odwoławczy nie ma
innej możliwości niż wydanie postanowienia stwierdzającego uchybienie terminu do wniesienia odwołania w trybie
art. 134 KPA. Jednak organ w pierwszej kolejności ma obowiązek sprawdzić, czy pismo zatytułowane jako
„odwołanie”, jest nim w istocie oraz, czy zostało wniesione przez osobę legitymowaną do jego wniesienia.
Zarzuty skargi kasacyjnej
Organ wniósł skargę kasacyjną dowodząc, że pełnomocnik nie posiadał umocowania do działania w imieniu B.R.
przed organem II instancji. Do wniesionego przez pełnomocnika odwołania nie został bowiem załączony dokument
pełnomocnictwa. W odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia tego braku został złożony dokument pełnomocnictwa
opatrzony jednak data późniejszą, niż data złożenia odwołania. Dokument ten nie zawierał też oświadczenia
o potwierdzeniu wniesienia odwołania. Organ stwierdził, że w przypadku braku prawidłowego umocowania po stronie
pełnomocnika ważność czynności zależy od potwierdzenia jej przez mocodawcę, co w tej sprawie nie nastąpiło.
Działanie przez pełnomocnika
Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną organu. W uzasadnieniu wyjaśniono, że strona
w postępowaniu administracyjnym, poza czynnościami wymagającymi jej osobistego działania, może działać
przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu
elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnik ma obowiązek dołączyć do akt oryginał lub urzędowo
poświadczony odpis pełnomocnictwa. Niedołączenie pełnomocnictwa do akt sprawy przy dokonywaniu pierwszej
czynności procesowej stanowi brak formalny, o którym mowa w art. 64 § 2 KPA. W razie dostrzeżenia tego braku
organ powinien wezwać do jego usunięcia w określonym terminie. Z akt sprawy wynika, że B.R. działająca przez
pełnomocnika wniosła w terminie ustawowym odwołanie od decyzji nakazującej jej odłączenie kotła gazowego od
komina. Organ wezwał pełnomocnika do usunięcia braków formalnych tego pisma, czyli podpisania go oraz złożenia
dokumentu pełnomocnictwa upoważniającego do działania w imieniu B.R. przed organami administracji publicznej.
W ocenie NSA pełnomocnik w wyznaczonym mu przez organ terminie uzupełnił wskazane braki formalne pisma.
Data sporządzenia pełnomocnictwa nie ma znaczenia
Udzielenie pełnomocnictwa jest jednostronną czynnością prawną polegającą na złożeniu oświadczenia woli przez
mocodawcę i może nastąpić w dowolnej formie, w szczególności nawet w sposób dorozumiany. Wymóg dołączenia
do akt sprawy pełnomocnictwa z podpisem mocodawcy jest tylko deklaratoryjnym potwierdzeniem udzielonego

wcześniej pełnomocnictwa w zmaterializowanej formie, która uwzględnia, wynikającą z art. 14 § 1 KPA, zasadą formy
pisemnej lub dokumentu elektronicznego obowiązującą w postępowaniu administracyjnym (wyrok NSA z 15.5.2018
r., I OSK 2659/17,
). NSA stwierdził, że jeśli pełnomocnik, który nie załączył pełnomocnictwa, na
wezwanie organu nadeśle stosowny dokument, to dokonaną przez niego uprzednio czynność np. wniesienie
odwołania od decyzji należy uznać za skuteczną i to nie z chwilą uzupełnienia braku formalnego a z chwilą
dokonania tej czynności. Do konwalidacji danej czynności wystarczające jest pisemne potwierdzenie udzielonego
pełnomocnictwa i to także wówczas gdy zostanie dokonane po dacie podjęcia tej czynności, tak jak w przypadku tej
sprawy - po dacie wniesienia odwołania. W uzasadnieniu wyroku podkreślono, że data wystawienia
pełnomocnictwa procesowego nie ma znaczenia dla jego skuteczności i nie jest wymagana jako element jego
formy. Złożenie pełnomocnictwa w ramach postępowania sanacyjnego należy traktować tak jakby zostało złożone
jednocześnie z wnioskiem lub innym pismem. W związku z tym data na pełnomocnictwie lub jej brak nie ma
znaczenia dla bytu i skuteczności umocowania zarówno na gruncie postępowania administracyjnego, jak
i postępowania przed sądami administracyjnymi (wyrok NSA z 4.3.2020 r., I OSK 2133/18,
; wyrok NSA
z 7.3.2013 r., II OSK 2123/11,
; postanowienie NSA z 7.4.2006 r., II OSK 270/06,
).
Wyrok NSA z 12.12.2023 r., II OSK 769/21,

Data sporządzenia pełnomocnictwa nie ma wpływu na jego skuteczność. Uzupełnienie braku formalnego po wniesieniu odwołania powoduje, że czynność jest skuteczna z chwilą jej dokonania. NSA podkreślił, że brak daty na pełnomocnictwie nie ma znaczenia dla jego ważności.