Ciężar organizacji systemu udostępniania informacji publicznej

Tematyka: bezczynność organu, udostępnianie informacji publicznej, system poczty elektronicznej, skarga, WSA, skarżąca, rozpoznanie wniosku

Skutki błędów, trudności czy nieprawidłowości w zakresie obsługiwania przez organy systemów służących
do oficjalnej komunikacji (w tym także systemu poczty elektronicznej) nie mogą być przerzucane na
korzystających z tych systemów wnioskodawców - orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku.
Opis okoliczności faktycznych
A.C. za pośrednictwem poczty elektronicznej 25.1.2024 r. skierowała do Prezesa Sądu Okręgowego w Słupsku
wniosek o udostępnienie informacji publicznej poprzez przesłanie na jej adres e-mail skanów wszystkich złożonych
do Prezesa Sądu w latach 2015-2024 przez sędziów Sądu Rejonowego w Słupsku i sędziów Sądu Okręgowego
w Słupsku zawiadomień o zamiarze lub podjęciu dodatkowego zatrudnienia, a także sprzeciwów, o ile zostały
wydane. 11.3.2024 r. do Prezesa Sądu Okręgowego w Słupsku wpłynęła skierowana do WSA skarga A.C. na
bezczynność organu w udostępnieniu informacji publicznej.
Stanowisko Organu
W odpowiedzi Prezes wniósł o oddalenie skargi wskazując, że dopiero w związku z wpływem skargi powziął
informację o złożonym wniosku. Organ podjął niezwłocznie działania w celu realizacji wniosku. Poinformował
wnioskodawczynię, że opóźnienie w udzieleniu informacji wynikało z faktu, że treść wiadomości została ujawniona
przez pracownika Biura Obsługi Interesantów dopiero 11.3.2024 r. po wpływie skargi. Na skutek bardzo dużej liczby
wiadomości elektronicznych wpływających na skrzynkę BOI, w tym także z opóźnieniem, z uwagi na konieczność ich
weryfikacji pod względem bezpieczeństwa, wiadomości nadanej z adresu skarżącej, nadano bieg 11.3.2024 r.
Wiadomość ta nadana o godz. 21:06 w dniu 25.1.2024 r. nie była widoczna 26.1.2024 r.
Organ wyjaśnił, że niezwłocznie, pismem z 19.3.2024 r., poinformował skarżącą, iż w latach 2015-2024 do Prezesa
Sądu Okręgowego w Słupsku zawiadomienia, o których mowa złożyli wskazani skarżącej imiennie sędziowie.
Poinformowano również, że z uwagi na fakt, iż nie wszystkie wnioski sędziów zostały przesłane w systemie workflow,
zatem Prezes Sądu Okręgowego w Słupsku nie dysponuje wszystkimi wnioskami. Część z nich może bowiem
znajdować się w aktach osobowych składających je sędziów, zarówno Sądu Okręgowego w Słupsku, jak i Sądu
Rejonowego w Słupsku. Część teczek osobowych sędziów Sądu Okręgowego w Słupsku została wysłana na żądanie
różnych sądów i w nich znajdują się papierowo składane wnioski. Prezesi Sądu Okręgowego w Słupsku urzędujący
we wskazanym okresie nie zgłaszali sprzeciwów. Organ, z uwagi na fakt, że nie istniała możliwość rozpoznania
wniosku w pełnym zakresie wobec nieposiadania żądanych informacji, skierował do skarżącej pismo informacyjne
w tym zakresie.
Stanowisko WSA
Wojewódzki Sąd Administracyjny po rozpoznaniu sprawy ze skargi A.C. na bezczynność, stwierdził, że Prezes Sądu
Okręgowego dopuścił się bezczynności w rozpoznaniu wniosku skarżącej o udostępnienie informacji publicznej
i stwierdził, że bezczynność ta nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa. WSA wskazał, że udostępnianie
informacji publicznej na wniosek następuje zasadniczo bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni
od dnia złożenia wniosku. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnej
z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot zobowiązany do udostępnienia, nie umożliwiają
udostępnienia informacji w sposób i w formie określonych we wniosku. Natomiast odmowa udostępnienia informacji
publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji następuje w drodze decyzji administracyjnej.
Przepisy prawa nie definiują pojęcia bezczynności, jednakże przyjmuje się, że bezczynność organu administracji
publicznej zachodzi wówczas, gdy organ administracji publicznej nie podjął w przewidzianym prawem terminie
żadnych czynności w sprawie lub co prawda prowadził postępowanie, ale pomimo ustawowego obowiązku, nie
zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub nie podjął w terminie stosownej
czynności.
Na gruncie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej bezczynność podmiotu zobowiązanego do
rozpoznania wniosku o udostępnienie informacji publicznej ma miejsce wówczas, gdy organ, będąc
w posiadaniu żądanej informacji publicznej, nie podejmuje stosownej czynności materialno-technicznej
w postaci udzielenia tej informacji lub nie wydaje decyzji o odmowie jej udostępnienia, względnie nie informuje
wnioskodawcy w drodze zwykłego pisma, że dana informacja nie jest informacją publiczną, organ lub podmiot
zobowiązany informacją taką nie dysponuje ze wskazaniem przyczyn takiego stanu rzeczy lub że zachodzi sytuacja
wskazana w art. 1 ust. 2 DostInfPubU, a więc, że informacja publiczna podlega udostępnieniu na podstawie innych
ustaw, które ten tryb odmiennie regulują.

W realiach niniejszej sprawy nie ulega wątpliwości, że w sprawie doszło do tak rozumianej bezczynności. Jak
wynika z analizy akt sprawy skarżąca wniosek o udzielenie informacji publicznej złożyła 25.1.2024 r. Organ, mając na
uwadze wskazane wyżej regulacje zawarte w ustawie o dostępie do informacji publicznej, winien był rozpoznać
wniosek w drodze jednej z wyżej wymienionych czynności do 8.2.2024 r. Ustawowy 14-dniowy termin do rozpoznania
wniosku nie został zachowany, gdyż organ na złożony wniosek w tymże terminie w istocie nie zareagował w żaden
sposób. Z twierdzeń zawartych w skardze wynikało, że organ nie udzielił skarżącej jakiejkolwiek odpowiedzi na
wniosek. Potwierdza to treść odpowiedzi na skargę. Organ wskazał bowiem, że wiedzę o złożeniu wniosku przez
skarżącą powziął dopiero w dniu wpływu skargi na bezczynność, a odpowiedzi na wniosek udzielił 19.3.2024 r.
Wskazać należy w tym miejscu, a to wobec argumentacji zawartej w odpowiedzi na skargę, że niewysłanie
odpowiedzi na wniosek w ustawowym terminie z uwagi na problemy techniczne, nie może obciążać
wnioskodawcy. Skutki błędów, trudności czy nieprawidłowości w zakresie obsługiwania przez organy systemów
służących do oficjalnej komunikacji (w tym także systemu poczty elektronicznej) nie mogą być przerzucane na
korzystających z tych systemów wnioskodawców.
Brak wiedzy organu o wpływie wniosku obciąża organ, gdyż świadczy o niewłaściwej organizacji działalności
urzędu i konieczności wypracowania rozwiązań, które nie dopuszczą ponownie do takiej sytuacji.
W orzecznictwie utrwalone jest stanowisko, że to do obowiązków organu administracji publicznej należy taka
konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych, oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej
poczty elektronicznej organu, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na ten adres podań,
wobec prawnej dopuszczalności ich wnoszenia także drogą elektroniczną.
Prezes Sądu Okręgowego - choć nie w ustawowym terminie - podjął czynności związane z rozpoznaniem wniosku
skarżącej. Jednocześnie organ poinformował skarżącą, że nie istnieje możliwość załatwienia wniosku w pełnym
zakresie wobec nieposiadania żądanych przez skarżącą informacji. Skarżąca nie negowała faktu doręczenia jej
pisma stanowiącego odpowiedź na jej wniosek. Należy podkreślić, że wnioskiem o udostępnienie informacji
publicznej może być objęte pytanie o określony stan istniejący na dzień udzielenia odpowiedzi. Wniosek taki nie
może zatem zmierzać do inicjowania dodatkowych działań. Dana informacja ma charakter informacji publicznej,
jeśli jest to informacja istniejąca i będąca w posiadaniu organu.
W konsekwencji powyższych uwag należy uznać, że organ udzielił skarżącej kompletnej informacji w odpowiedzi na
wniosek. Jednakże załatwienie wniosku po wniesieniu skargi nie mogło w konsekwencji powyższych uwag sanować
uprzedniej bezczynności, która doprowadziła do zwłoki w załatwieniu sprawy. Ma to jedynie wpływ na treść sentencji
wyroku. Odnośnie rażącego naruszenia prawa wskutek bezczynności, w sprawie nie zachodzi przypadek
oczywistego lekceważenia wniosku skarżącej i braku woli załatwienia sprawy, które można byłoby rozpatrywać
w kategoriach rażącego naruszenia prawa, oznaczającego wadliwość kwalifikowaną, o szczególnie dużym ciężarze
gatunkowym.

Komentarz
Prawo dostępu do informacji publicznej w terminie ustawowym jest prawem ściśle chronionym i – jak wynika
z uzasadnienia wyroku – w przypadku postępowania w sprawie bezczynności, organ nie może jako argumentu do
oddalenia skargi wskazywać na kwestie organizacyjne związane z problemami organizacyjnymi, obłożeniem
zadaniami pracowników, niefunkcjonalnością systemu stosowanego do odbioru korespondencji itp. Niewątpliwie jest
to istotne obciążenie podmiotów publicznych, których funkcjonowanie może zostać w dość prosty sposób
sparaliżowane poprzez wykorzystanie instytucji dostępu do informacji publicznej. Niestety jednak obecna regulacja
prawna w zasadzie nie przewiduje rozwiązania chroniącego podmioty zobowiązane do udostępnienia informacji
przed nadużyciami ze strony uprawnionych.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 20.6.2024 r., III SAB/Gd 64/24,

Prawo dostępu do informacji publicznej w terminie ustawowym jest prawem ściśle chronionym i – jak wynika z uzasadnienia wyroku – w przypadku postępowania w sprawie bezczynności, organ nie może jako argumentu do oddalenia skargi wskazywać na kwestie organizacyjne związane z problemami organizacyjnymi, obłożeniem zadaniami pracowników, niefunkcjonalnością systemu stosowanego do odbioru korespondencji itp.