Zmiany dotyczące elektronizacji zamówień publicznych

Ustawa z 20.7.2018 r. wprowadza istotne zmiany dotyczące elektronizacji zamówień publicznych, m.in. obowiązek pełnej elektronizacji postępowań od 1.1.2020 r. oraz wykreślenie faksu z katalogu środków komunikacji elektronicznej.

Tematyka: elektronizacja zamówień publicznych, ustawa, faks, środki komunikacji elektronicznej, oferty, zamówienia publiczne

Ustawa z 20.7.2018 r. zmieniająca ustawę ‒ Prawo zamówień publicznych oraz ustawę o zmianie ustawy ‒
Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 1603) wprowadza istotne
zmiany dotyczące kwestii elektronizacji zamówień publicznych.
• Obowiązek pełnej elektronizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez
zamawiających innych niż zamawiający centralny od 1.1.2020 r.
• Z katalogu środków komunikacji elektronicznej wykreślono faks.
• Doprecyzowano przypadki odstąpienia przez zamawiającego od wymogu użycia środków komunikacji
elektronicznej przy składaniu oferty.
Przesunięcie w czasie obowiązku elektronizacji zamówień
Dokonując zmiany w Prawie zamówień publicznych przesunięto z 18.10.2018 r. na 1.1.2020 r. obowiązek pełnej
elektronizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego (prowadzonych przez innych zamawiających niż
zamawiający centralny), których wartość jest mniejsza niż progi unijne (odpowiednio 144 000 euro, 221 000 euro
oraz 5 548 000 euro, w zależności od rodzaju zamówienia i zamawiającego). W postępowaniach tych nadal wybór
formy komunikacji z wykonawcą należy do zamawiającego, a zatem np. oferty mogą być składane w formie pisemnej
albo ‒ za zgodą zamawiającego ‒ w postaci elektronicznej, podpisane odpowiednio własnoręcznym podpisem albo
kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Definicja środków komunikacji elektronicznej
Kluczowa zmiana w Prawie zamówień publicznych polega na zmianie definicji środków komunikacji elektronicznej,
poprzez wykreślenie z niej faksu. Oznacza to, że nie jest on już środkiem komunikacji elektronicznej
w zamówieniach publicznych.
Środki komunikacji elektronicznej, według nowej definicji, to środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu
ustawy z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2017 r. poz. 1219 ze zm., dalej jako:
ŚwiadUsłElektU), czyli r ozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne (hardware) i współpracujące
z nimi narzędzia programowe (software), umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy
wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna.
Zmiany w definicji środków komunikacji elektronicznej nie eliminują jednak zupełnie możliwości stosowania faksu
w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Bedzie to możliwe w postępowaniach prowadzonych przez
innych zamawiających niż centralny zamawiający, których wartość zamówienia jest mniejsza od progów unijnych, ale
wyłącznie w okresie przejściowym do 1.1.2020 r. Faks pozostaje bowiem możliwym do wyboru przez zamawiającego
‒ na podstawie przepisu przejściowego art. 18a wprowadzonego do ZamPublU16 ‒ sposobem komunikacji
zamawiającego z wykonawcą, oprócz pośrednictwa operatora pocztowego, osobistego, za pośrednictwem posłańca
czy też przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w nowym rozumieniu.
Doprecyzowanie przypadków odstąpienia przez zamawiającego od wymogu użycia środków komunikacji
elektronicznej przy składaniu ofer
Doprecyzowaniu uległ ponadto art. 10c ust. 2 ZamPublU regulujący kwestie możliwych przypadków odstąpienia
przez zamawiającego od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert. Wskazano, że
jeżeli wystąpi jedna z przesłanek określonych w art. 10c ust. 1 ZamPublU wówczas wykonawca sporządza ofertę
albo część oferty w postaci papierowej i opatruje ją, pod rygorem nieważności, własnoręcznym podpisem.
Zgodnie z art. 10c ust. 1 ZamPublU odstąpienie od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy
składaniu ofert możliwe jest jeżeli:
1) z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby
narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie
dostępnych aplikacji;

2) aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert, korzystają z formatów plików,
których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są
objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego;
3) użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby specjalistycznego sprzętu, który nie jest dostępny dla
zamawiającego;
4) wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, której nie można przekazać przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej;
5) jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej;
6) jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można
zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi lub
urządzeń, które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego.
Możliwość użycia faksu w postępowaniach o udzielenie zamówienia w dziedzinach obronności
i bezpieczeństwa
Konsekwencją wykreślenia faksu z art. 2 pkt 17 ZamPublU, definiującego pojęcie środków komunikacji elektronicznej
jest także zmiana w art. 131bc ust. 1 ZamPublU. Z uwagi na to, że w odniesieniu do postępowań o udzielenie
zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa przepisy ZamPublU nie przewidują konieczności
prowadzenia komunikacji między zamawiającym a wykonawcami wyłącznie przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej, w postępowaniach tych pozostawiono nadal możliwość użycia faksu jako jeden z rodzajów
komunikacji między zamawiającym a wykonawcami.
Ustawa zmieniająca ustawę ‒ Prawo zamówień publicznych oraz ustawę o zmianie ustawy‒- Prawo zamówień
publicznych oraz niektórych innych ustaw wchodzi w życie wchodzi w życie 17.10.2018 r., z wyjątkiem art. 1, który
wchodzi w życie z dniem 18.10.2018 r.

Zmiany w definicji środków komunikacji elektronicznej eliminują faks jako środek komunikacji w zamówieniach publicznych. Doprecyzowano przypadki odstąpienia od użycia środków elektronicznych przy składaniu oferty.