Vademecum zmian w KRS w 2018 r. oraz w 2019 r.
W 2018 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, wprowadzając wiele nowych rozwiązań. Kolejne zmiany z roku 2019 dotyczą m.in. obowiązku zgłaszania adresów osób reprezentujących spółkę, wprowadzenia Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz składania dokumentów w formie elektronicznej.
Tematyka: Vademecum zmian, KRS, 2018, 2019, nowelizacja, adresy reprezentujących, Repozytorium Dokumentów Finansowych, dokumenty elektroniczne
W 2018 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, wprowadzając wiele nowych rozwiązań. Kolejne zmiany z roku 2019 dotyczą m.in. obowiązku zgłaszania adresów osób reprezentujących spółkę, wprowadzenia Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz składania dokumentów w formie elektronicznej.
W 2018 r. w życie weszła nowelizacja ustawy z 20.8.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz 986 ze zm., dalej jako: KRSU), która wprowadziła wiele nowych rozwiązań, wcześniej nieobecnych w polskim porządku prawnym. Kolejne zmiany w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym weszły w życie w 2019 r. na mocy przepisów nowej ustawy z 6.12.2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (Dz.U. z 2019 r. poz. 55). Poniżej przedstawiam podsumowanie najważniejszych zmian, które weszły już w życie, jak również tych, które zaczynają obowiązywać w roku 2019. • Obowiązek zgłaszania adresów osób reprezentujących spółkę wraz z oświadczeniem o zgodzie na powołanie. • Obowiązek zgłaszania adresów członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. • Wprowadzenie Repozytorium Dokumentów Finansowych. • Składanie dokumentów finansowych wyłącznie w formie elektronicznej. • Automatyczna weryfikacja złożonych dokumentów i brak kontroli uprzedniej. Obowiązek zgłaszania adresów osób reprezentujących spółkę wraz z oświadczeniem o zgodzie na powołanie Zgodnie z art. 19a ust. 5 KRSU do wniosku o wpis do rejestru osób reprezentujących podmiot, likwidatorów oraz prokurentów należy dołączyć oświadczenie takiej osoby o wyrażeniu zgody na powołanie, oraz wskazać jej adres do doręczeń. Oświadczenie nie jest konieczne tylko w przypadku gdy: • wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi lub udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku, • zgoda osoby powoływanej jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego lub w umowie spółki. Spółki w rejestrze składają takie oświadczenia wraz z pierwszym wnioskiem składanym do sądu rejestrowego, jednak nie później niż 18 miesięcy od wejścia zmiany ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym w życie, chyba, że dane adresy do doręczeń znajdują się w aktach rejestrowych. Dodatkowo w myśl art. 19a ust. 5b KrRejSU, każdą zmianę adresu do doręczeń osób wskazanych w ust. 5 trzeba przedstawić sądowi rejestrowemu wraz z oświadczeniem wskazanym powyżej. Zgłoszenie ww. zmian nie podlega opłacie sądowej. Obowiązek zgłaszania adresów członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu Kolejnym novum jest obowiązek określony w art. 19a ust. 5d KRSU zgodnie z którym: Do zgłoszenia spółki kapitałowej do Rejestru należy dołączyć listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. W przypadku gdy wspólnikiem jest osoba prawna, należy podać imiona i nazwiska oraz adresy do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej. Każdorazową zmianę tych osób oraz danych tych osób należy zgłosić sądowi rejestrowemu, przedkładając nową listę. Spółki kapitałowe wpisane już do rejestru mają obowiązek złożyć taką listę przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, jednakże nie później niż 18 miesięcy od momentu wejścia w życie zmian ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. W uzasadnieniu do projektu ustawy z 26.1.2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 398) wskazano, że w dotychczasowej praktyce sądów rejestrowych powszechnym problemem było nieskuteczne doręczanie wezwań do członków organów spółek oraz osób uprawnionych do ich reprezentacji. Powodowało to m.in., że w przypadku postępowań przymuszających sąd rejestrowy musiał ustalać aktualne adresy osób na które nałożono grzywnę, co zarówno generowało koszty po stronie sądu, jak również nie pozwalało na skuteczne doręczenie postanowień członkom organów i umożliwienie im zaskarżenia takiego orzeczenia. Wprowadzenie Repozytorium Dokumentów Finansowych Ustawodawca w art. 9a ust. 1 KRSU wskazał, że dla każdego podmiotu zobowiązanego do składania do sądu rejestrowego dokumentów finansowych będzie prowadzone w systemie teleinformatycznym Repozytorium Dokumentów Finansowych (dalej jako: „RDF”). Z powyższego wynika, iż takie dokumenty finansowe nie są już częścią akt rejestrowych, a będą one się znajdowały w odpowiednim RDF. W myśl art. 9a ust. 3 KRSU, każdy będzie miał prawo do przeglądania RDF, a dokumenty w nim zawarte będą udostępniane bezpłatnie poprzez ogólnodostępne sieci informatyczne. Składanie dokumentów finansowych wyłącznie w formie elektronicznej Obowiązek składania dokumentów określonych w art. 69 ustawie z 29.9.1994 r. o rachunkowości (t.j.: Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm., dalej jako: RachunkU) (tj. sprawozdań finansowych, odpisów uchwał zatwierdzających sprawozdania, oraz w przypadku niektórych podmiotów – sprawozdania z działalności) poprzez system teleinformatyczny został określony w nowym art. 19e KRSU. Dokumenty te, zgodnie ust. 2 wspomnianego artykułu, muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dokumenty finansowe od 15.3.2018 r. można składać do RDF już wyłącznie w formie elektroniczej (art. 19e ust. 2 KrRejSU) lub poprzez złożenie płatnego wniosku w formie formularza Z30 składanego przez portal S24 (art. 19e ust. 7 KRSU). Dodatkowo należy pamiętać, że od 01.10.2018 r., zgodnie z art. 45 ust. 1f RachunkU, sprawozdania finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Ponadto od 1.10.2018 r. sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, które są udostępniane na stronach Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Zgłoszenie sprawozdania finansowego od 15.3.2018 r., zgodnie z art. 19e ust. 5 KRSU, mogło być dokonane wyłącznie przez jednego z członków zarządu posiadającego numer PESEL ujawniony w rejestrze. Taka sytuacja sprawiła, że w przypadku spółek w których zarządach nie było osób posiadających numer PESEL, nie było możliwe dokonanie bezpłatnego zgłoszenia dokumentów finansowych do RDF. Na skutek tej regulacji, konieczne było składanie płatnych wniosków o wpis poprzez portal S24. Ustawodawca w przepisach ustawy o Krajowym Rejestrze Zadłużonych wprowadził przepisy, które pomogą rozwiązać ten problem. Od 1.4.2019 r. w życie mają wejść przepisy art. 19e ust 3 oraz 3a KRSU zgodnie z którymi, zgłoszenia będą mogli dokonać radcowie prawni, adwokaci oraz prawnicy zagraniczni, których numery PESEL zostaną przekazane przez Naczelną Radę Adwokacką lub Krajową Radę Radców Prawnych do sądów oraz Ministerstwa Sprawiedliwości za pomocą systemu teleinformatycznego, co przy dokonywaniu zgłoszenia pozwoli na weryfikację takich pełnomocników. Natomiast w sytuacji w której numer PESEL profesjonalnego pełnomocnika nie będzie znajdował się w systemie i weryfikacja przebiegnie negatywnie, nadal pozostanie możliwość złożenia takiego wniosku poprzez portal S24. Do dokumentów należy również dołączyć oświadczenie o spełnianiu przez nie wymogów określonych w ustawie o rachunkowości. Automatyczna weryfikacja złożonych dokumentów i brak kontroli uprzedniej W myśl art. 19e ust. 7 KRSU zgłoszenie wraz z załączonymi dokumentami podlega automatycznej weryfikacji przez system teleinformatyczny pod względem prawidłowej reprezentacji osoby podpisującej dokumenty oraz spełnienia obowiązku dołączenia oświadczenia o zgodności dokumentów z ustawy o rachunkowości. Zmiana ta powoduje, że sąd rejestrowy weryfikuje poprawności złożonych dokumentów w momencie ich złożenia, a sama wzmianka o złożeniu dokumentów finansowych ma charakter ewidencyjny. Warto wspomnieć, że po zamieszczeniu dokumentów w RDF, są one automatycznie przesyłane za pomocą systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Podsumowanie Zmiany w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym, które weszły w życie w 2018 r. oraz te, które zaczynają obowiązywać w roku 2019 mają na celu dokonanie całkowitej informatyzacji postępowań rejestrowych, która przy obecnym stopniu zaawansowania technologicznego wydaje się niezbędna i potrzebna do ułatwienia wykonywania ustawowych obowiązków przedsiębiorcom, ale również sądom rejestrowym, które w obecnej chwili są przeciążone. Ustawodawca stopniowo wprowadza potrzebne modyfikacje, które rozpoczął od zmian w obszarze czynności czysto technicznych tj. składania dokumentów finansowych do akt rejestrowych. Zgodnie z założeniami, w 2020 r. wszystkie wnioski do KRS mają być składane w formie elektronicznej i w takiej też formie mają być prowadzone akta rejestrowe.
Zmiany te mają na celu całkowitą informatyzację postępowań rejestrowych, ułatwiając wykonywanie obowiązków przedsiębiorcom i sądom rejestrowym. Stopniowo wprowadzane modyfikacje mają usprawnić procesy, aż w 2020 roku wszystkie wnioski do KRS będą składane w formie elektronicznej.