Koszty reprezentacji pełnomocnika

W związku z zasądzeniem kosztów reprezentacji ulegnie zmianie kwota wynagrodzenia Wnioskodawcy z tytułu wykonywanych usług reprezentacji. Wnioskodawca ma obowiązek wystawienia faktury korygującej według orzeczenia Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Publikacja omawia również kwestie wynagrodzenia pełnomocnika, koszty reprezentacji oraz zasady wystawiania faktur VAT przed wykonaniem usługi reprezentacji.

Tematyka: koszty reprezentacji, pełnomocnik, faktura VAT, wynagrodzenie, zasądzenie kosztów, interpretacja prawa, postępowanie odwoławcze, wystawianie faktur, zmiana kwoty wynagrodzenia, korekta faktury

W przypadku gdy w związku z zasądzeniem kosztów reprezentacji ulegnie zmianie kwota wynagrodzenia
Wnioskodawcy z tytułu wykonywanych usług reprezentacji, to Wnioskodawca ma obowiązek wystawienia
faktury korygującej - orzekł Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.
Opis stanu faktycznego
Na podstawie umowy zawartej z Kontrahentem Wnioskodawca świadczy Kontrahentowi usługi w zakresie zamówień
publicznych, w tym usługi reprezentacji przed (...). Z tytułu świadczenia tych usług Wnioskodawca otrzymuje
wynagrodzenie ryczałtowe.
Niezależnie od tego wynagrodzenia ryczałtowego, Wnioskodawca może otrzymać wynagrodzenie dodatkowe za
„wygraną” (tj. w przypadku rozstrzygnięcia korzystnego dla Kontrahenta Wnioskodawcy np. uwzględnienia
odwołania) przed (...) w wysokości kosztów wynagrodzenia pełnomocnika zasądzonych przez (…). Otóż,
w przypadku reprezentowania Kontrahenta przed (...) Wnioskodawca ma uprawnienie do złożenia w imieniu
Kontrahenta wniosku o zwrot kosztów reprezentacji przed (...), przy czym wynagrodzenie dodatkowe (można je
nazwać success fee) przysługuje Wnioskodawcy tylko i wyłącznie wtedy gdy takie koszty wynagrodzenia
pełnomocnika (…) zasądzi, i przysługuje Wnioskodawcy w wysokości zasądzonej przez (…).
Reprezentując Kontrahenta, Wnioskodawca składa do akt sprawy fakturę VAT za reprezentację. Orzeczenie, w tym
co do kosztów, zapada po zamknięciu rozprawy (z reguły po kilku dniach). W przypadku korzystnego rozstrzygnięcia
sprawy dla Kontrahenta Wnioskodawcy, (...) zasądza także koszty postępowania, w tym koszty z tytułu reprezentacji
(wynagrodzenie pełnomocnika) w wysokości do 3600 zł - w przypadku uwzględnienia odwołania w całości albo
koszty w innej kwocie, zgodnie z zasadą odpowiedzialności za wynik sprawy, w przypadku uwzględnienia odwołania
w części.
Zgodnie z umową przysługuje Wnioskodawcy wynagrodzenie dodatkowe w wysokości zasądzonego przez (...)
wynagrodzenia pełnomocnika. Innymi słowy, jeżeli (...) kosztów wynagrodzenia pełnomocnika nie zasądzi -
wynagrodzenie dodatkowe Wnioskodawcy nie przysługuje, z kolei gdy (...) zasądzi koszty wynagrodzenia
pełnomocnika - przysługuje Wnioskodawcy wynagrodzenie dodatkowe w wysokości kosztów zasądzonych.
W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie: Czy prawidłowe jest postępowanie opisane w opisie
stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego tj. wystawienie faktury VAT z tytułu reprezentacji (wynagrodzenia
pełnomocnika) przed (...) i złożenie jej kopii do akt sprawy, a następnie skorygowanie faktury VAT do zera lub do
wysokości kosztów reprezentacji (wynagrodzenia pełnomocnika) przed (...) zasądzonych przez (...), w sytuacji kiedy,
wynagrodzenie dodatkowe za reprezentację przed (...) przysługuje jedynie w sytuacji zasądzenia kosztów tej
reprezentacji przez (...), i w wysokości zasądzonej przez (...)?
Z uzasadnienia
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 VATU opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa
towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. W myśl art. 7 ust. 1 VATU przez dostawę towarów, o której
mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 VATU, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.
Przez świadczenie usług – w świetle art. 8 ust. 1 VATU – rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej,
osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów
w rozumieniu art. 7 VATU, w tym również:
- przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności
prawnej;
- zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
- świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub
nakazem wynikającym z mocy prawa.
Stosownie do art. 2 pkt 31 VATU, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to
dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami
wydanymi na jej podstawie. Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej

oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel
lub rezultat takiej działalności (art. 15 ust. 1 VATU).
W myśl art. 15 ust. 2 VATU, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub
usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób
wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na
wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Faktura jest dokumentem odzwierciedlającym prawidłowy przebieg zdarzenia gospodarczego zarówno pod
względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Co do zasady zatem, faktura musi być
wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym względzie. Prawidłowość
materialnoprawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze,
czyli w istocie stwierdza np. fakt dostawy określonych towarów i świadczonych usług. Wystawienie faktury
należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi, a przez to wprowadzenie
faktury do obrotu prawnego.
Powołane przepisy wyraźnie wskazują, że podatnik co do zasady jest zobowiązany do wystawienia faktury nie
później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę,
lecz nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem tej dostawy lub wykonaniem usługi. Jeżeli podatnik
otrzyma całość lub część zapłaty przed dokonaniem danej czynności – powinien wystawić fakturę również
nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym otrzymał całość lub część zapłaty,
jednak nie wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem tej części zapłaty lub całości.
Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa w zakresie
wystawiania faktur, należy stwierdzić, że dopuszczalne jest wystawianie faktury przed wykonaniem przez
Wnioskodawcę usługi w zakresie reprezentacji Klienta przed (...). Jednak z powołanych przepisów wynika, że faktura
może być wystawiona maksymalnie 30. dnia przed wykonaniem usługi stosowanie do art. 106i ust. 7 pkt 2 VATU.
W przypadku natomiast gdy w związku z zasądzeniem kosztów reprezentacji ulegnie zmianie kwota wynagrodzenia
Wnioskodawcy z tytułu wykonywanych usług reprezentacji przed (...), to Wnioskodawca ma obowiązek wystawienia
faktury korygującej stosownie do art. 106j ust. 1 pkt 5 VATU, który to przepis obliguje podatnika do wystawienia
faktury korygującej w sytuacji stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek pozycji
faktury.
Reasumując, za prawidłowe należy uznać postępowanie Wnioskodawcy w zakresie wystawienia faktury za usługi
w zakresie reprezentacji Klienta przed (...), a następnie dokonania korekty ww. faktury, w sytuacji zmiany kwoty
wynagrodzenia w związku z zasądzeniem przez (...) kosztów reprezentacji w innej kwocie niż wskazana na fakturze
pierwotnej. Jednakże, zgodnie z cytowanymi ww. przepisami ustawy faktura nie może być wystawiona wcześniej niż
30. dnia przed wykonaniem usługi.
Zgodnie z § 3 pkt 2 lit. b rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 15.3.2010 r. w sprawie wysokości i sposobu
pobierania wpisu od odwołania oraz rodzajów kosztów w postępowaniu odwoławczym i sposobu ich rozliczania
(Dz.U. z 2018 r. poz. 972), do kosztów postępowania odwoławczego zalicza się uzasadnione koszty stron
postępowania odwoławczego w wysokości określonej na podstawie rachunków przedłożonych do akt sprawy,
obejmujące w szczególności: wynagrodzenie pełnomocników, jednak nie wyższe niż kwota 3600 zł. W przypadku nie
zasądzenia kosztów lub zasądzenia kosztów wynagrodzenia pełnomocnika w wysokości niższej niż wskazana w § 3
pkt 2 lit. b ww. rozporządzenia, Wnioskodawca musi skorygować fakturę VAT odpowiednio do zera lub do wysokości
kosztów zasądzonych.
Interpretacja indywidualna z 2.3.2020 r., 0114-KDIP1-3.4012.600.2019.1.ISK

Zgodnie z interpretacją prawną oraz przepisami ustawy, postępowanie Wnioskodawcy w zakresie wystawienia faktury za usługi reprezentacji przed wykonaniem usługi, a następnie dokonania korekty w przypadku zmiany kwoty wynagrodzenia, jest uzasadnione i zgodne z prawem. Faktura VAT nie może być wystawiona wcześniej niż 30. dnia przed wykonaniem usługi. Publikacja zawiera również szczegółowe omówienie przepisów dotyczących wystawiania faktur oraz kosztów reprezentacji w postępowaniu odwoławczym.