Faktura ustrukturyzowana jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji
W Ministerstwie Finansów planowane są zmiany dotyczące faktur ustrukturyzowanych, stanowiących nową formę dokumentowania transakcji obok faktur elektronicznych i papierowych. Nowe przepisy VATU i OrdPU umożliwią wystawianie faktur ustrukturyzowanych, co będzie wymagało zgody odbiorcy i autoryzacji w systemie.
Tematyka: faktura ustrukturyzowana, dokumentowanie transakcji, Ministerstwo Finansów, VATU, OrdPU, KSeF, system e-Faktur, faktura elektroniczna, autoryzacja, API, korekta faktury
W Ministerstwie Finansów planowane są zmiany dotyczące faktur ustrukturyzowanych, stanowiących nową formę dokumentowania transakcji obok faktur elektronicznych i papierowych. Nowe przepisy VATU i OrdPU umożliwią wystawianie faktur ustrukturyzowanych, co będzie wymagało zgody odbiorcy i autoryzacji w systemie.
W Ministerstwie Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej planowane są zmiany w ustawie z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm., dalej: VATU), w ustawie z 29.8.1997 Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm., dalej: OrdPU), a także w ustawie z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 505 ze zm., dalej: KASU) dotyczące wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. KSeF) oraz możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych. • Planowana nowelizacja przepisów VATU i OrdPU umożliwi wystawianie faktur ustrukturyzowanych, które stanowić będą jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, na równi z fakturami elektronicznymi i papierowymi. Ministerstwo Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej zamierza wprowadzić do VATU definicję faktury ustrukturyzowanej. Za fakturę taką ma być uważana faktura elektroniczna wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana ma być uznawana za rodzaj faktury elektronicznej. Do faktur ustrukturyzowanych, co do zasady, będą miały zastosowanie ogólne regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych. Ponadto do faktur tych stosowane mają być przepisy szczególne, nad którymi prace trwają w Ministerstwie. Ustawodawca przewiduje, że faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego czyli wspomnianego już Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Planowane rozwiązania dotyczące faktur ustrukturyzowanych mają mieć charakter fakultatywny. Oznacza to, że aby stosować tego typu faktury potrzebna będzie zgoda odbiorcy faktury, wyrażona np. poprzez zaakceptowanie specjalnego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API. Co ważne nie będą miały do nich zastosowania przepisy VATU dotyczące zasad wystawiania duplikatów faktur, bo faktury ustrukturyzowanej, wystawianej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, nie da się zgubić czy zniszczyć. System faktur ustrukturyzowanych opierać ma się w zamyśle Ministerstwa Finansów, Funduszu i Polityki Regionalnej na modelu poświadczeń, gdzie wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie. W planowanym rozwiązaniu faktury mają być przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika, a przesyłane do systemu poprzez API. Aby to zrobić, podatnik będzie musiał dokonać uwierzytelnienia w systemie, co pozwoli mu na przeglądanie wystawionych i otrzymanych faktur ustrukturyzowanych. Podatnik będzie miał również możliwość przesyłania faktur w formacie XML lub PDF. W imieniu podatnika dostęp do faktur ustrukturyzowanych będzie mogło mieć biuro rachunkowe lub inna, wskazana przez podatnika osoba. Podatnik będzie mógł również wygenerować fakturę korygującą w swoim systemie finansowo-księgowym, a następnie przesłać ją do API za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. System przydzieli takiej fakturze specjalny numer identyfikujący, co będzie równoznaczne z uznaniem faktury wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Przy czym ustawodawca proponuje, aby faktura ustrukturyzowana mogła być korygowana zarówno w drodze faktury korygującej według zasad dotychczas obowiązujących (w tym przypadku korekta podstawy opodatkowania i podatku należnego będzie odbywać się zgodnie z zasadami określonymi w art. 29a ust. 13 VATU), jak i faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Ministerstwo Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej planuje, że faktury ustrukturyzowane będą sporządzane przez podatnika w jego własnych systemach finansowo-księgowych (lub w systemach biura rachunkowego) według wzoru udostępnionego przez Ministerstwo. Dla ułatwienia korzystania przez mikroprzedsiębiorców z proponowanego rozwiązania, Ministerstwo planuje zmodyfikować aplikację e-Mikrofirma. Ponadto, w zamierzeniu Ministerstwa, każdy podatnik będzie miał możliwość poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
Ministerstwo planuje, że faktury ustrukturyzowane będą przygotowywane w programach finansowo-księgowych podatnika, a następnie przesyłane do systemu poprzez API. System oparty będzie na modelu poświadczeń, gdzie konieczna będzie autoryzacja osoby. Faktury ustrukturyzowane będą mogły być korygowane zarówno według dotychczasowych zasad, jak i poprzez faktury korygujące w postaci ustrukturyzowanej.